Образец заполнения описи документов в личном деле работника

Особенности оформления и ведения личных дел

Личное дело — совокупность документов, в которых содержатся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности . Рассмотрим особенности, связанные с формированием и ведением в организации личного дела работника.

На кого и кем ведутся личные дела

Законодательством установлен перечень лиц, на которых ведутся личные дела в организации. К ним, в частности, относятся :

Чтобы определить, относится ли должность работника к категории руководителей или специалистов, а следовательно, нужно ли заводить личное дело на данного работника, нужно обратиться к выпуску Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД), содержащему данную должность .

Пример
Главный бухгалтер организации относится к категории руководителей, а бухгалтер — к категории специалистов. На этих работников заводятся личные дела. В свою очередь, кассир и табельщик относятся к категории других служащих, которые выполняют исполнительские функции (регламентированные, периодически повторяющиеся работы) под контролем руководителя, специалиста. На них личные дела заводить не нужно .

В случаях, определенных законодательством, личные дела ведутся на других работников, не указанных выше .

Ведутся личные дела только на работников организации вне зависимости от того, какой вид трудового договора с ними заключен . Не являются исключением временные и сезонные работники.

Также не важно, работает работник в организации по основному месту работы или по совместительству.

На заметку
Если работник является внутренним совместителем, на него должно быть заведено одно личное дело, поскольку законодательством не предусмотрено ведение двух и более дел на одного работника.

Ведение личного дела осуществляется весь период времени, на протяжении которого работник работает в организации, и завершается его увольнением .

Обратите внимание!
На лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры (например, подряда, возмездного оказания услуг), личные дела в организации не ведутся.

Формирование и ведение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) . При ее отсутствии — работник, на которого руководителем организации возложена такая функция.

При этом контроль за правильностью оформления личных дел возложен персонально на руководителя организации .

Состав документов при формировании личного дела

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания распорядительного документа о приеме на работу или назначении на должность (например, приказа, распоряжения) . Документы при формировании личного дела включаются в него в строгой последовательности (см. таблицу 1).

На заметку
Некоторые документы включаются в личное дело в оригинале, а часть — в копиях или выписках.

Документы, включаемые в личное дело при его формировании

дата и место рождения;

полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался);

общественная работа, участие в выборных органах;

отношение к воинской службе и воинское звание;

наличие правительственных и других наград и поощрений;

адресата (кому адресуется заявление);

названия вида документа (заявление);

Обратите внимание!
Хранятся личные дела в кадровой службе отдельно от других дел одним из следующих способов :
— по порядку номеров;
— в алфавитном порядке.

Ведение личного дела

Наниматель ведет личное дело на работника в течение всего периода времени его работы в организации. Как таковое ведение личного дела предполагает:

внесение при необходимости записей. Например, во внутренней описи документов личного дела делается запись о включении в дело копии приказа о переводе работника;

Читайте также:
Дополнительное соглашение к договору оказания услуг. Образец и бланк 2022 года

изменение состава документов личного дела. Например, некоторые документы изымаются из личного дела либо подлинники заменяются копиями ;

включение в личное дело документов, характеризующих деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника (см. таблицу 2).

Обратите внимание!
Документы включаются в хронологической последовательности .

Документы, включаемые в процессе ведения личного дела

названия вида документа (характеристика);

текста с указанием года рождения, образования, занимаемой должности, структурного подразделения, стажа работы в данной организации и в данной должности, деловых и моральных качеств, оценки трудовой деятельности, повышения профессиональных качеств, наличия поощрений, правительственных наград, а также целевого назначения характеристики.

Выделяют два вида характеристик:

внутренние — подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает работник, с указанием даты;

внешние — подписываются руководителем организации с указанием даты и заверяются печатью нанимателя.

адресата (кому адресуется заявление);

названия вида документа (заявление);

На заметку
На этапе ведения личного дела :
— все его документы собираются в отдельную папку;
— личное дело не переплетается и не подшивается.

Документы, не включаемые в личное дело

Законодательство предусматривает перечень документов, которые в личное дело включать не нужно. К ним относятся :

— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий.

Обратите внимание!
При увольнении в качестве меры дисциплинарного взыскания приказ об увольнении работника включается в личное дело;

— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно (например, медицинские заключения).

На заметку
Срок хранения документов указан в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 N 140 (далее — Перечень).

Также в перечень документов, включаемых в личное дело, не входят документы по воинскому учету работников .

Обложка личного дела

Все документы личного дела помещаются в отдельную обложку (папку). Она должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства .

На обложке личного дела указываются :

заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже).

Обратите внимание!
Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней ;

регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел.

Помимо указанных обложка личного дела должна содержать следующие реквизиты :

полное официальное наименование вышестоящей организации (при наличии), организации и структурного подразделения. Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается после полного наименования в скобках;

«Начато» и «Окончено» — арабскими цифрами указываются дата начала и дата окончания личного дела, например 09.01.2017;

количество листов дела — оформляется после увольнения работника при полном оформлении личного дела ;

Общество с ограниченной ответственностью «ТрансМагОптим»

(наименование организации (структурного подразделения))

Личное дело N 54

Золотницкая Наталья Сигизмундовна

(фамилия, имя, отчество)

На __________ листах

Все надписи на обложке личного дела необходимо делать четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой. Также обложку можно оформить на отдельном листе с помощью технических средств с воспроизведением всех установленных реквизитов обложки личного дела (например, набрать на компьютере и распечатать с помощью принтера). В этом случае изготовленный лист наклеивают на обложку дела .

Читайте также:
Как выглядят международные водительские права в России: где и для чего может понадобиться документ?

Учет и использование личных дел

Все личные дела подлежат строгому учету . Для этого в организации должен быть заведен журнал (книга) учета личных дел по утвержденной форме . В нем указываются:

— регистрационный индекс личного дела (номер);

— заголовок личного дела (ФИО работника);

— дата постановки на учет (дата формирования личного дела);

— дата снятия с учета (дата передачи личного дела в архив).

Пример журнала (книги) учета личных дел

Журнал (книга) учета личных дел

Номер личного дела Фамилия, имя, отчество работника Дата постановки на учет Дата снятия с учета
1 Золотницкая Наталья Сигизмундовна 09.01.2017
2 Золотов Петр Иванович 13.03.2017
3 Авакова Лидия Владимировна 05.06.2017 22.09.2017

Хранится журнал (книга) учета личных дел 75 лет . Срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводством .

Использование

Личные дела могут выдаваться во временное пользование с разрешения руководителя организации :

— работникам организации, как правило, на основании заявления с указанием причин и срока выдачи;

На заметку
Разрешение руководителя организации на выдачу оформляется резолюцией на заявлении работника или письме организации.

При этом выдача личного дела во временное пользование является правом, а не обязанностью нанимателя. Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные законодательством. Например, личные дела и документы, включенные в них, выдаются на основании постановлений следственных органов.

При выдаче личного дела во временное пользование запрещено :

— производить какие-либо исправления;

— извлекать из него отдельные документы;

— включать новые документы.

На заметку
Чтобы проконтролировать состав и состояние личного дела, в момент его выдачи целесообразно сделать ксерокопию всех включенных в него документов, в том числе внутренней описи.

Для контроля за своевременным возвратом выданных во временное пользование личных дел используется контрольная карточка утвержденной формы . В ней делаются следующие отметки:

— номер личного дела;

— ФИО работника, на которого ведется личное дело;

— расписка в получении (проставляется подпись получателя);

Пример контрольной карточки

Личное дело N 54

Отметка о выдаче личного дела

Дата выдачи Кому выдано Расписка в получении Номер телефона Дата возврата
1 2 3 4 5
04.09.2017 Золотницкой Н.С. Подпись 200-00-02 07.09.2017

Контрольная карточка заполняется и оформляется на каждое выданное личное дело и помещается на его место. При возврате личного дела в контрольной карточке указывается дата возврата, она изымается, а личное дело помещается на место.

Опись личного дела работника

Опись личных дел сотрудников — это бумага, содержащая перечень всех материалов, относящихся к конкретному работнику. Ведение ее предусмотрено архивными правилами. Для чего нужна и как правильно ее составить?

Личное дело (ЛД) представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Обычно они хранятся в отдельной папке для каждого человека. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их реестр.

Перечень бумаг, как и оформление описи личного дела в 2021 году, не регламентированы для частных организаций. Им разрешено самим определять порядок формирования и ведения ЛД. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Читайте также:
МРОТ в Ростовской области в 2022 году — как изменится с 1 января

При определении списка материалов, которые должны содержаться в ЛД государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень бумаг, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Для кого обязательна опись

В соответствии с законодательством, ведение ЛД работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Требование составлять списки находящихся в них документов содержится в «Правилах работы архивов организаций». На практике этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с ЛД работника.

Ответ на вопрос, когда делается опись личного дела сотрудника, следует искать в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации, определяющем порядок работы с документами работников. Обычно ее составляют перед сдачей ЛД в архив.

Кто составляет реестр

Как правило, опись документов, имеющихся в личном деле работников ДОУ или другого учреждения, составляет сотрудник, на которого возложена обязанность ведения ЛД (инспектор по кадрам, специалист по персоналу и пр.).

Правила оформления

Существует унифицированная форма внутренней описи документов дела, утвержденная архивными правилами (приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании разрабатывают собственную форму бланка и используют его в работе.

В табличную часть этого регистра вносятся следующие сведения о документах:

  • № п/п;
  • индекс документа;
  • дата составления;
  • заголовок;
  • номера листов дела;
  • примечание.

Чаще всего внутренняя опись личного дела уволенного работника состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Исходя из п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, после них — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Список документов подписывается кадровиком, ответственным за его оформление. Непременно указывается должность и Ф.И.О. Также необходимо вписать дату составления, она вносится по завершению наполнения дела.

Вот пример описи для сдачи в архив:

образец описи дел по личному составу для сдачи в архив

Сроки хранения

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 50 лет.

Нормативная база

  • Светлана Черных (Кузнецова)

В образце внутренней описи личного дела допущена ошибка/описка:в итоговой записи цифра 14 означает количество пронумерованных листов в деле, а внутренняя опись на 1 листе. Внесите изменения, пожалуйста, чтобы у читающих не возникало неверное предстваление.

Да, внесите изменения, доки передавайте в архив, там комиссия пускай решает, какие ценность представляют, а какие нет, те что не представляют на уничтожение

Вы хотите перестать вести ЛД на всех, так закрывайте все дела, почему только на уволенных? У Вас по любому в ЛД будут доки, не знаю, оригиналы или копии, если оригиналы то их в архив, если копии то зачем их хранить вообще, но это обычно определяет комиссия, которая создается либо действует в архиве.

Читайте также:
НПФ "Телеком-Союз": особенности деятельности фонда, отзывы

А вот интересно, как поступить с личными делами, если в их ведении нет никакой рациональности? Как в моем случае: предыдущий кадровик вела дела (при чем с нарушениями) по инерции. Т.к.организация коммерческая, не вижу далтнейшего смысла в этом. Теперь думаю, как правильно поступить: приказ о внесении изменений в номенклатуру и расформировать дела? А копии документов или на уничтожение по акту, или владельцам раздать по роспись?

Опись документов в личном деле работника – образец

Опись документов в личном деле работника – образец данного регистра представлен в этой статье – предусмотрена действующими архивными правилами. Подробнее о значении и порядке заполнения описи читайте ниже.

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.

Многие предприятия помимо описи документов ведут журнал учета личных дел сотрудников, трудовых договоров, личных карточек и т.п. Как вести такие журналы, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе. Это бесплатно.

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

  • не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
  • не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

  • номер по порядку;
  • индекс;
  • дата составления (или крайние даты и срок хранения);
  • заглавие;
  • номера листов.
Читайте также:
Документальное оформление движения основных средств в 2022 году

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по ссылке.

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

В путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс вы найдете образцы оформления кадровых документов. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:

Итоги

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Читайте также:
Как получить доверенность для получения пенсионных выплат недееспособному

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

  • анкета, заполняемая при приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • должностная инструкция;
  • копии приказов по сотруднику.

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  3. Каждый лист дела нумеруется.
  4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Читайте также:
Выплата больничного на зарплатную карту умершего сотрудника

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Внутренняя опись документов личного дела работника: образец

Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.

Что такое личное дело сотрудника

Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.

Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:

  • копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
  • документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
  • документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
  • прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
  • документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).

Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.

Обязательна ли внутренняя опись личного дела

В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.

Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.

Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.

Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.

Читайте также:
Увеличение площади земельного участка 2022 - за счет прилегающей территории, при уточнении границ, путем перераспределения, при межевании

Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия

Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.

Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.

Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.

Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.

Опись документов в личном деле работника: бланк

Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.

В нее записывается следующая информация:

  • Номер по порядку;
  • Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
  • Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
  • Название документа;
  • Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома – лист 1, копия паспорта – листы 2-4, копия приказа о расторжении договора – лист 5 и т.д.
  • Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
  • В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.

Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.

Опись документов личного дела образец

Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.

Опись дел по личному составу: образец заполнения

Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.

Он будет содержать следующие реквизиты:

  • название организации, которая сдает документы в архив;
  • гриф утверждения руководителя;
  • номер по порядку;
  • индекс дела;
  • наименование дела;
  • даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
  • количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
  • примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
  • в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Перечень документов в личном деле сотрудника

Перечень документов в личном деле сотрудника — это список обязательной документации, связанной с трудовой деятельностью, которая хранится в отделе кадров.

Читайте также:
Сколько алкоголя можно ввозить в Финляндию и вывозить из неё: таможенные правила на товары

Во многих организациях кадровики ведут кадровую документацию на работников, но не всегда знают, как правильно оформлять персональные дела. И это неудивительно, закон не обязывает заводить их. Это инициатива отдела по работе с персоналом. И, на первый взгляд, кадровики сами решают, какие бумаги запрашивать.

Но такое мнение ошибочно. Специалист отдела кадров обязан знать состав личного дела сотрудника в 2021 году, в противном случае работодателя привлекут к административной ответственности. Роструд дал разъяснения еще в отчете за второй квартал 2017 года. Но на практике все еще нередки нарушения, и, чтобы организация избежала штрафа, проверьте состав хранимой документации.

Заполненный образец описи личного дела работника

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Ответа на вопрос: что должно быть в личном деле сотрудника организации по закону, нет в Трудовом кодексе РФ, федеральных законах и подзаконных актах (есть только для госслужащих). Действующее российское законодательство не обязывает работодателя вести такую документацию на всех сотрудников. Обязательный для исполнения порядок формирования и состав личного дела работника в 2021 году установлен только для госслужащих ( Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ , Указ Президента РФ №609 от 30.05.2005 ). На всех остальных сотрудников юрлица и ИП ведут подобную документацию по своей инициативе, порядок, формы, состав утверждаются в локальных нормативных актах.

В Положении, утвержденном Указом Президента РФ №609, сказано, какие документы должны быть в личном деле сотрудника в 2021 году, если он является государственным служащим (п. 16):

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета;
  • копия паспорта;
  • копии актов гражданского состояния;
  • копии документов воинского учета;
  • копия ИНН и т.д.

Обычный работодатель не вправе запрашивать персональные данные, не связанные с трудовой деятельностью (по мнению Роскомнадзора, подтвержденному судебной практикой). Во избежание нарушения закона отдел кадров вправе хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании. Вот, что можно хранить в личном деле сотрудника (не госслужащего):

  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • приказы о приеме на работу, о внутренних переводах;
  • приказы о поощрениях или наложении взысканий;
  • договор об индивидуальной материальной ответственности (если должность ее предусматривает);
  • соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  • докладные и объяснительные записки;
  • акты нарушения трудовой дисциплины;
  • приказ об увольнении.

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись.

Внутрення опись документов в личном деле сотрудника

Документы в папке в целях отсутствия претензий со стороны трудовой инспекции дополняются согласием на обработку персональных данных. Обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как вести личные дела работников, не нарушив закон о персональных данных. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какие документы нельзя хранить в личном деле сотрудника

В соответствии с разъяснениями Роструда, под запрет подпадают любые официальные бумаги, не связанные с трудовой деятельностью:

  • страницы паспортов;
  • свидетельства о присвоении ИНН;
  • карточки СНИЛС;
  • свидетельства о браке и рождении детей;
  • военные билеты.

Наличие их в папке — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Роскомнадзор считает их хранение нарушением ст. 10 Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных» даже при наличии письменного согласия работника. Объем обрабатываемой информации в этом случае, как считает контролирующий орган, превышает установленный в ст. 86 ТК РФ.

Читайте также:
Сколько алкоголя можно ввозить в Финляндию и вывозить из неё: таможенные правила на товары

За это предусмотрен административный штраф по части 1 статьи 13.11 КоАП РФ . И, как показывает судебная практика, даже согласие на обработку персональных данных в этом случае — не оправдание.

Что допускается, но с согласия работника

Говоря о том, что должно быть в личном деле сотрудника в 2021 году, необходимо сказать о медицинских книжках, хотя они в папке и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать. Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника.

То же самое касается документов:

  • об образовании;
  • о повышении квалификации;
  • об отсутствии судимости;
  • аттестационных листов;
  • характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Сколько хранить

Очевидно, что срок хранения разных документов, указанных в перечне, отличается. Устанавливается отдельный срок для всей папки в целом.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ , документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. Желательно утвердить, сколько хранятся личные дела сотрудников по новой номенклатуре дел (разработанной в связи с принятием новых сроков хранения кадровой документации). В целях соблюдения закона о персональных данных рекомендуется хранить папки, составленные на разных сотрудников, отдельно и не объединять их при сдаче в архив. Хранение папки на уволенного сотрудника является нарушением ФЗ-152 (хранение осуществляется, пока этого требуют цели обработки персональных данных).

Каждый работодатель утверждает порядок составления папок, рекомендуемое правильное оформление личных дел работников в 2021 году (по нормам делопроизводства):

  • на каждого сотрудника заводится отдельная папка;
  • каждый лист нумеруется;
  • документы подшиваются в хронологическом порядке;
  • сначала идут документы о приеме: трудовой контракт, копия приказа о приеме и т.д.;
  • максимальное количество листов в одном томе — 250;
  • каждый подшиваемый документ фиксируется в описи.

Все имеющиеся документы отдел кадров учитывает в журнале. Вести его разрешается в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: