Нюансы деловой переписки: советы по правильному написанию сопроводительного письма и возможность скачать образец

Шпаргалка №1. Как правильно вести переписку с клиентом

Для кого: для менеджеров по продажам; руководителей отдела продаж; сотрудников, которые ведут переписку с клиентами.

Краткое содержание: правила деловой переписки; структура письма клиенту; оформление письма.

Правила деловой переписки

  1. Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
  2. Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail, или напомните о предыдущем взаимодействии.
  3. Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т. п.
  4. Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
  5. Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
  6. Если отвечаете на несколько вопросов — цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чём идёт речь.
  7. Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите своё намерение помочь ему разрешить ситуацию.
  8. Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
  9. Сообщите клиенту, что получили его письмо.
  10. В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу — сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
  11. Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
  12. Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нём неполная или неактуальная, — можно отправить вдогонку ещё одно письмо с дополнениями и извинениями.
  13. Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
  14. Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
  15. Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.

Почти 50 советов начинающему продавцу

Структура письма

  1. E-mail
    Почтовый адрес должен быть по возможности краткий и запоминающийся. Лучше использовать персонифицированный e-mail (например, fedorov@namekompany.ru).
  2. Тема письма
    Обязательно обозначайте тему письма. Тема должна соответствовать содержанию. Если вы знаете имя человека, которому пишете или его должность — указывайте их в теме.
  3. Пометки
    Для особых писем можно использовать пометку «Важное». Подтверждение о прочтении лучше запрашивать только в исключительных случаях.
  4. Структура письма
    • приветствие;
    • краткое обозначение темы письма;
    • расшифровка вопроса;
    • завершение (призыв к действию).

    Золотое правило: одно письмо — одна тема — один призыв.

  5. Вложения
    Если вы прикрепляете к письму файлы — сообщите об этом адресату в теме письма. Тяжёлые файлы удобнее передавать через облачный сервис (например, Яндекс.Диск).
  6. Подпись
    Ставьте в подпись только основные и актуальные контакты. Постарайтесь уложиться в 3-5 строк.

Оформление письма

  1. Используйте в письме удобные для чтения шрифты без засечек. Оптимальный размер шрифта — 12-14 кегль.
  2. Оптимальная длина абзаца — 3-4 строки. Длина предложения — 12-18 слов. Более длинное предложение лучше разбивать на два.
  3. Желательно, чтобы письмо помещалось на экране целиком.
  4. Для выделения важных слов и выражений, используйте полужирный шрифт (не более 4-5 слов подряд). Воздерживайтесь от выделения целых предложений (особенно, если они длинные), и, тем более, целых абзацев.
  5. Не стоит злоупотреблять выделением текста яркими цветами, прописным шрифтом, курсивом. Если сомневаетесь — делайте выбор в пользу сдержанности.
  6. Лучше отказаться от текста с подчёркиванием — его можно перепутать со ссылками.
  7. Восклицательный знак следует использовать с осторожностью, только там, где он действительно необходим. Излишним будет ставить три или более восклицательных/вопросительных знака.
  8. Нумерованные и маркированные списки улучшают восприятие информации.
  9. Картинки должны дополнять содержимое письма, но ни в коем случае не заменять его (у многих получателей отключён показ картинок; письма, где текст заменён картинкой, могут расцениваться как СПАМ).

Совет напоследок

Разработайте корпоративные стандарты деловой переписки. Это поможет регламентировать процесс переписки сотрудников с клиентами и избежать ошибок, которые могут отразиться на продажах и имидже вашей компании.

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Если вы хотите привлечь дополнительное внимание рекрутера к своему резюме, произвести на него хорошее впечатление и увеличить шанс получить job offer, вам необходимо составить грамотное сопроводительное письмо.

Сопроводительное письмо: полезные советы и нюансы

Муртазина Татьяна

Сопроводительное письмо при отклике на вакансию желательно писать всегда, но в некоторых случаях это просто необходимо.

В каких случаях наличие сопроводительного письма обязательно?

— Если в требованиях к вакансии работодатель пишет о необходимости сопроводительного письма при отклике на вакансию. Некоторые рекрутеры идут на различные ухищрения. Например, иногда они хотят убедиться, что соискатель внимательно прочитал требования к вакансии. В этом случае они могут попросить написать в сопроводительном письме определенное кодовое слово или фразу.

  • Если вы откликаетесь на вакансию иностранной компании.
  • В случае если вы хотите изменить сферу деятельности.

Сопроводительное письмо должно отражать:

  • вашу мотивацию;
  • релевантный опыт работы;
  • навыки и личностные качества, необходимые для успешной работы на данной позиции;
  • другие ваши преимущества как кандидата.

Размер сопроводительного письма

Четких рекомендаций, касающихся размера сопроводительного письма, не существует. Оно может быть как коротким, так и длинным. Главное, чтобы оно содержало конкретную информацию, совпадающую с требованиями к вакансии.

Стиль сопроводительного письма

В подавляющем большинстве случаев сопроводительное письмо должно быть написано в официально-деловом стиле. Отступления от правил возможны, если вы претендуете на творческую работу. В этом случае юмор и креатив будут вполне уместны. Но и здесь необходимо чувство меры.

Структура и содержание сопроводительного письма

Перво-наперво нужно запомнить, что универсального шаблона для написания сопроводительного письма не существует. Любое сопроводительное письмо требует индивидуального подхода. Поэтому его создание отчасти можно назвать творческим процессом.

Перед написанием сопроводительного письма внимательно прочитайте текст вакансии и попытайтесь представить идеального кандидата для работы на данной позиции. Сопоставьте требования вакансии со своим опытом и сделайте акцент на релевантных компетенциях в письме.

Чтобы облегчить восприятие текста, сопроводительное письмо должно иметь четкую структуру.

Структура сопроводительного письма может быть следующей:

  1. Поприветствуйте рекрутера.
  2. Напишите, на какую вакансию вы претендуете.
  3. Объясните, почему вас заинтересовала эта вакансия.
  4. Опишите релевантный опыт, а в случае его отсутствия расскажите о навыках и личностных качествах, необходимых для успешной работы на данной позиции. Укажите другую информацию, которая может заинтересовать работодателя и убедить его остановить свой выбор на вас. Обоснуйте, почему ваш опыт и компетенции позволят вам успешно работать.
  5. Поблагодарите за уделенное внимание.
  6. Оставьте подпись и укажите контактные данные, по которым с вами можно связаться.
  7. Если в требованиях вакансии работодатель пишет о необходимости портфолио, дополните сопроводительное письмо примечанием со ссылками на ваши работы.

Вот, например, как может выглядеть сопроводительное письмо на вакансию PR-менеджера:
«Добрый день!
Меня заинтересовала позиция PR-менеджера, т.к. хочу заниматься любимым делом в интересной и перспективной компании.
Я хорошо знакома с вашей компанией. С удовольствием слушаю ваши выступления и кейсы на конференциях, читаю соцсети, формат которых нахожу необычным и интересным. Хотела бы стать частью вашей команды, чтобы генерировать PR-идеи, работать со СМИ и создавать качественные тексты.
Имею высшее образование в сфере маркетинга и PR, а также успешный опыт работы на должности маркетолога. Занималась написанием и редактированием статей, а также рекламой, продвижением, общением с клиентами, подготовкой мероприятий и презентаций. Привыкла решать сложные задачи и быстро понимать, что от меня требуется.
Владею английским языком (уровень intermediate), в настоящее время продолжаю его изучение.
С более детальной информацией о моей профессиональной деятельности вы сможете ознакомиться в резюме. Благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.
С уважением, Алиса. Тел. . e-mail . »*.

Пример короткого сопроводительного письма на должность торгового представителя:
«Здравствуйте!
Очень заинтересовала вакансия вашей компании „Торговый представитель“. Я активный, мобильный, умею налаживать связи, вожу автомобиль и хорошо знаю город. Имею большой опыт работы в ретейле, в том числе мерчандайзером и торговым представителем, при этом всегда эффективно выполняю план и поставленные передо мной задачи.
Мой контактный телефон .
С уважением, Максим».

Если релевантный опыт отсутствует, подумайте, какие навыки и личностные качества могут показать вас с максимально выигрышной стороны и убедить рекрутера в том, что вы подходите для работы на этой должности.

Пример:
«Надеюсь, что мои творческие навыки, умение налаживать контакты и ответственность позволят принести значительную пользу вашей компании».

Или:
«Здравствуйте! Очень хотел бы пройти стажировку в вашем интернет-издании. Я студент 5-го курса факультета Рекламы и связей с общественностью такого-то университета. Обладаю аналитическим складом ума и креативным мышлением. Участвовал в организации студенческого фестиваля, занимался подготовкой рекламных материалов. Также проходил летнюю практику в газете.
Связаться со мной можно по телефону.
С уважением, Илья».

Итак, мы разобрались с необходимыми составляющими сопроводительного письма. Теперь рассмотрим другие важные моменты.

Рекомендации по улучшению сопроводительного письма

  • Не дублируйте в сопроводительном письме резюме или его части. При этом сопроводительное письмо должно дополнять ваше резюме и не противоречить ему.
  • Перед написанием сопроводительного письма почитайте о компании, в которой хотите работать.
  • Не рассказывайте свою биографию.
  • Не задавайте вопросы, например об уровне заработной платы и рабочем графике. Подобные вещи стоит обсуждать на интервью.
  • Избегайте формальностей и избитых штампов, например: «Добрый день! Высылаю свое резюме на вакансию менеджера по продажам. С уважением, Михаил». Или: «Здравствуйте! Ознакомьтесь, пожалуйста, с моим резюме. Татьяна». Или: «Я ответственна, дисциплинирована и стрессоустойчива. Стремлюсь к развитию и умею работать в команде».
  • Не пишите о качествах, которые не соответствуют вакансии, нерелевантном опыте или, хуже того, о том, что вакансию, на которую вы откликаетесь, рассматриваете как запасной аэродром. Большой ошибкой, например, будет прислать сопроводительное письмо при отклике на вакансию маркетолога следующего содержания:
    «Добрый вечер! Я не могу найти работу преподавателем немецкого языка, поэтому рассматриваю другие предложения, так или иначе связанные или совсем не связанные с немецким языком.
    Интересуюсь всем новым. Легко обучаем. В процессе своей трудовой деятельности я получил опыт работы в продажах. У меня также есть опыт руководящей работы. Еще я очень много работал с деньгами.
    У меня есть превосходные навыки презентации продукта в качестве менеджера.
    Я думаю, что мне подойдет должность менеджера или высокая руководящая должность. Сейчас я ищу постоянную работу и готов рассмотреть любые варианты работы. Проживаю недалеко от вашей компании.
    С уважением, Иван».
  • Не создавайте имитацию сопроводительного письма. Нередки случаи, когда соискатели в поле для сопроводительного письма ставят точки, восклицательные знаки или просто пишут «Добрый день».
  • Будьте честными!
  • Продемонстрируйте знание делового этикета. Не пытайтесь быть остроумным, заигрывать с работодателем и писать сопроводительное письмо в духе: «Здрасьте! Не знаю, что здесь написать, поэтому напишу без лишней скромности: я хороший. Жду ответа, Вася». Деловой стиль не допускает фамильярности и панибратства.
  • Не давите на жалость. Сопроводительное письмо должно быть позитивным и убедительным.
  • Будьте внимательны! Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию. Если не уверены в своих знаниях — используйте программы проверки орфографии и пунктуации или попросите своих родных или друзей проверить ваше письмо. Нет ничего хуже неграмотного текста!

* Здесь и далее: все примеры и имена в примерах вымышлены, любое сходство с реальными ситуациями случайно.

Нюансы деловой переписки: советы по правильному написанию сопроводительного письма и возможность скачать образец

Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

– как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

– как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

– как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас.

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

В порядке исключения.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

В связи с принятием решения о.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

По взаимной договоренности между.

Согласно Вашей заявке.

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Ставим Вас в известность о том, что.

Организация извещает о.

Довожу до Вашего сведения, что.

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию.

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

Назначить расследование по факту.

Изыскать дополнительные возможности для.

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес.

В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Документация выслана в ваш адрес курьером.

Предпринимаются энергичные меры по.

Конфиденциальность информации обеспечена.

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются.

Выделены дополнительные средства на.

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

В кратчайшие сроки организуется.

Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный. наиболее важный.

наилучший эффект. наихудший результат.

оказать помощь. произвести проверку.

руководство считает возможным. организация не возражает.

срочно сообщите. немедленно устраните.

обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

доложите предложения по. оптимальное решение.

вероятные сроки. подтвердите получение.

сообщите данные. направьте в мой адрес.

подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

В отношении, относительно. О.

Благодаря тому факту, что. Потому что.

Принять во внимание. Учесть.

При сем прилагается. Приложение.

Оказывать влияние. Влиять.

За исключением. Кроме.

В том случае, если. Если.

В настоящее время. Сейчас.

Наращивать темпы. Ускорять.

Прилагать усилия. Пытаться.

Использование местоимений “я”,

Мы предлагаем вам.

Отказ от местоимений, замена их

“подразделение”, “сотрудник” и т.п.

Предприятие предлагает клиентам.

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

Отчет необходимо подавать в срок.

Использование нейтральной лексики

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Использование “книжных” оборотов

Утилизация, в настоящее время

Замена глаголов абстрактными

Менеджер осуществлял руководство

Я с огорчением узнал о.

Мы были рады услышать.

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что.

Мероприятие имеет своей целью.

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

10 основных правил деловой переписки

10 основных правил деловой переписки

Мы научились составлять толковые и приятные деловые письма, которые отправляем партнерам, полезным знакомым, заказчикам. Они точны, лаконичны и вежливы. Но в деловой переписке с коллегами нередко допускаем ошибки.

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.

Правила внутрикорпоративной деловой переписки

Содержание письма

Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

  1. Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
  2. Письма-резюме по итогам встреч.
  3. Письма-задачи.
  4. Письма-комментарии к задачам.
  5. Письма с файлами.

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема в письме нужна по двум причинам:

  1. Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
  2. Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

Приветствие

Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

  • Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
  • Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

Структура

Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Правила деловой переписки: примеры оформления

Вы работаете в сфере бизнеса? Вам часто приходится вести деловую переписку с поставщиками, покупателями, налоговой службой или другими госораганми? Если да, то эта статья будет вам полезна. Каждому бухгалтеру приходилось писать деловое письмо, но при его составлении могли возникать вопросы. Грамотное составление деловых писем говорит о высоком уровне профессионализма как бухгалтера, так и компании.

Как написать деловое письмо

Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

  • циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
  • письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
  • гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
  • рекламация (претензия);
  • сопроводительные письма и т.д.

Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

Главные отличия:
  1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
  2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
  3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
  4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
  5. Соблюдение субординации.
  6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
  7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

  • Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.
  • Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.
  • Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.
  • Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование. В каждом абзаце содержится один аспект информации. Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.

Пример вступления и основной части:

ул. Лесная 33, Г. Пермь

(Тут также могут быть информационные элементы организации)

(тема) О выполнении условий договора

Уважаемый Виктор Олегович!

(Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности…

Важно! Документы необходимо заверить нотариусом.

  • Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
  • Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
  • Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
  • Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:

В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Приложение 1 «Документ-договор»

Приложении 2 «Договор соглашение»

Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

Деловая переписка по E-mail

Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

Основные правила:
  1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
  2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
  3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
  4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
  5. Будьте вежливы даже онлайн.
  6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
  7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
  8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

Словарик для бухгалтера

В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.

Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…

Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…

Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.

Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.

Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…

Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…

Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…

Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?

Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…

Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.

Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Как научиться писать сопроводительное письмо? Часть 1

сопроводительное письмо

Самоучитель по написанию сопроводительного письма к резюме

На форуме сайта bosshunt.ru я часто получаю вопросы касаемо темы написания сопроводительного письма. Например: «Когда я рассылаю свое резюме по кадровым агентствам или в компании напрямую, обязательно ли писать сопроводительное письмо? Если да, то что именно нужно в нем писать?» Мой ответ однозначно: «Да! Сопроводительное письмо к резюме нужно писать обязательно! На каждый отклик составляйте новое сопроводительное письмо».

Кроме того, на сайтах по поиску вакансий сейчас все чаще можно встретить требование, которое указывают сами работодатели: «Не сочтите за излишнюю требовательность, но для нас важно знать, чем вас заинтересовала эта позиция и почему вы полагаете, что справитесь с обозначенными задачами. Пожалуйста, раскройте это в сопроводительном письме. Резюме с пустыми и шаблонными сопроводительными письмами рассматриваются в последнюю очередь».

Вы ненавидите писать сопроводительные письма? Вы не одни! Большинство соискателей не могут написать их хорошо. Я взяла на себя смелость помочь вам избежать самых типичных ошибок, которые допускают кандидаты и научить вас составлять свои уникальные сопроводительные письма. Поэтому я решила создать серию статей из 3-х частей — «Самоучитель по написанию сопроводительного письма к резюме».

Для студентов, выпускников и специалистов с небольшим опытом работы также будут полезны примеры из статьи: «Мотивационное письмо VS Сопроводительное письмо».

Часть 1.

Содержание:

  1. Что такое сопроводительное письмо?
  2. Примеры шаблонных сопроводительных писем. Быть или не быть?
  3. Не пишите так!
  4. Работа над ошибками
  5. От плохого к хорошему
  6. От абстракции к реализму

1. Что такое сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо (Cover letter, сокр. CL (англ.) – анонс профессиональных компетенций кандидата, основной целью которого является убедить рекрутера открыть и прочитать резюме. Оно выполняет три функции: информативную, убеждающую и воздействующую. Наличие сопроводительного письма к резюме также подтверждает мотивацию и серьезные намерения кандидата.
«Служба исследований HeadHunter выяснила, какие сопроводительные письма получают работодатели и каких на самом деле ждут. По данным с сайта hh.ru 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем. Самую большую роль сопроводительные письма играют для топовых позиций: 17% работодателей не готовы смотреть резюме кандидатов на позиции топ-менеджеров без сопроводительного письма».

2. Примеры шаблонных сопроводительных писем. Быть или не быть?

Пример шаблонного письма № 1.
Должность: Начальник IT-отдела
Здравствуйте! Отправляю Вам свое резюме, готов дополнительно встретиться и ответить на все интересующие Вас вопросы. Имею большой опыт в должности руководящего работника IT-подразделений. Опыт руководящего работника дали мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы Вашей компании. Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания.
С уважением,

Пример шаблонного письма № 2.
Должность: Руководитель отдела продаж
Добрый день,
пишу Вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж».
Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.
Мой профессиональный опыт включает в себя: управление командами продаж, ведение переговоров с ключевыми клиентами.
В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.
С уважением,

Представленные примеры – это безликие «зловредные» письма, в котором информация представлена абстрактна. Они содержат шаблонные фразы и слова-паразиты, от которых поистине отбою нет. Нет ничего хуже, чем рассылать одно и то же письмо в разные компании в надежде, что это не заметят. Заметят и отметят. Такие письма не работают, так как они не позволяют понять потенциальному работодателю, почему именно вы подходите для их компании и почему они подходят для вас. Скажите «Не быть» серому, однообразному и казенному сопроводительному письму, которое вызывает раздражение у его читателей и увеличивает вероятность того, что ваше резюме не прочитают. 38% HR-менеджеров получают шаблонные сопроводительные письма и это служит причиной отказа от дальнейшего знакомства с резюме.

3. Не пишите так!

Время от времени я получаю от соискателей сопроводительные письма с просьбой оценить их. И в своих обращениях мне задают такой вопрос: «Так подойдет или нужно что-то заменить?» В 99% из 100% мой ответ следующий: «Нет, не подойдет. Заменить нужно все! Не пишите так!»
Для того, чтобы научить вас писать правильно, давайте разберем основные ошибки, которые допускают соискатели на конкретных примерах. Так как цена ошибки при поиске работы велика, то, лучше учиться не на своих ошибках, а на чужих.

Плохие примеры

Встретили меня по одежке, проводили тоже плохо…

В каждом примере красным шрифтом выделены ошиби, а в скобках — зеленым шрифтом даны комментарии. Орфографические ошибки я исправила заранее и расставила знаки препинания там, где они должны быть. В противном случае, количество слов, выделенных красным шрифтом было бы в несколько раз больше. В приведенных примерах фокус необходимо делать на анализе содержания, чтобы усвоить главный урок – «Почему так писать нельзя?»

Пример № 1. Должность: Директор по продажам, 42 года
Добрый день! (кому?)
Направляю Вам на рассмотрение свое резюме ( на какую позицию? ). Уверен, что мог бы быть полезен ( субъективное мнение ) крупной торговой компании в продажах промышленных и сложных продуктов (в какой компании? ). Мои опыт, знания и навыки ( какие? ) лежат ( шаблон ) в области продаж и работы с клиентами. На последнем месте работы ( какой? ) в должности регионального директора отвечал за деятельность и результаты отдела продаж . Рассматриваю вакансии в динамичной современной компании на российском рынке ( шаблон ) — руководителя отдела продаж, директора по продажам , директора по развитию продаж ( повторение слов: «продажи» — 5 раз, «директор» — 3 раза ) .
С уважением,

Пример № 2. Должность: неизвестно * , 40 лет
Доброго дня ( недопустимое приветствие ).
Прошу рассмотреть мою кандидатуру ( шаблон ) на данную позицию ( на какую? ). Полагаю, что могу быть полезна Вашей компании ( шаблон ).
Основная цель моей работы: организация слаженного, максимально эффективного коллектива, где каждый сотрудник на своем месте, готовый к свершениям и развитию ( шаблон — подходит к любой работе на позиции руководител я). Где цели компании созвучны с целями каждого сотрудника ( нарушена структура ).
Люблю ( эмоциональный оборот ) ставить перед собой амбициозные задачи.
Безмерно люблю ( эмоциональный оборот) выбранную область работы ( какую? ), в которой всегда можно и нужно учиться ( субъективное мнение ).
С уверенностью могу сказать ( субъективное мнение ), что это также и творческая работа ( какая? ), так как именно гибкость ума и творческий ( повтор слова ) подход может помочь в достижении самых сложных задач ( шаблон ) .
С уважением,

* О названии должности и сфере работы отправителя можно только догадываться. Вы полагаете, что у специалистов по подбору персонала есть на это время? Или им нравится время от времени разгадывать ребусы?

Пример № 3. Должность: Главный бухгалтер, 46 лет
Здравствуйте! ( кто? )
Меня на сайте hh.ru заинтересовала должность главного бухгалтера . Надеюсь, Вам подойдут мои знания и мой опыт работы ( шаблон ). У меня имеется высшее образование и стаж более 20-ти лет работы в бухгалтерии. Опыта работы в сфере производства у меня не имеется * , но я быстро обучаюсь и с легкостью овладеваю новыми навыками.
В настоящее время работаю главным бухгалтером в компании, являющейся арендатором. В связи с тем, что компания, являющаяся собственником, находится на стадии ликвидации, я ищу работу главного бухгалтера (заместителя главного бухгалтера ) ( повтор слов – «главный бухгалтер» – 4 раза, работа – 6 раз, являющаяся, имеется ).
Я считаю ( субъективное мнение ), что смогу успешно справиться с обязанностями, описанными в вакансии ( шаблон ). В связи с этим хочу предложить свою кандидатуру для рассмотрения ( шаблон ). Я стремительная, образованная и ответственная. Буду рада с Вами поработать, также готова обучатся.
С нетерпением жду Вашего ответа ( такое завершение вполне подойдет молодым специалистам, но, согласитесь, это довольно странно звучит от лица главного бухгалтера в возрасте 46 лет ).

* Если есть работодатели, которые ищут главного бухгалтера без опыта работы в их направлении и с радостью будут его «стремительно» обучать, то возможно это письмо не так уж и критично. Однако я в этом очень сильно сомневаюсь.

Да, я весьма нелестно отнеслась к разбору этих примеров. Владеть навыком делового письма обязан любой человек с высшим образованием, независимо от того, какую должность он занимает и в какой сфере деятельности работает.

4. Работа над ошибками

На своих ошибках учатся, на чужих – делают карьеру.

Список основных ошибок
  1. Несоблюдение правил деловой переписки: отсутствие приветствия, панибратсво и т. д.)
    Примеры плохих обращений:
    • Приветствую Вас!
    • Уважаемый HR!
    • Доброго дня!
    • Здравствуйте!
  2. Информация представлена абстрактна (отсутствуют названия позиции, сферы деятельности, навыки и т. д.). Нет ответа на вопрос: Почему именно этот кандидат должен быть интересен этой компании?
  3. На 90 % состоят из воды. Знаменитое высказывание Марка Твена гласит: «Я написал бы короче, но у меня не было времени». У авторов этих посланий явно не хватило времени на сочинение своего произведения. Существует обратная пропорциональность времени и качеству: чем больше времени вы потратите, тем качественнее получится сопроводительное письмо.
  4. Содержат канцелярит – шаблонные фразы. Берегитесь канцелярита! Чаще всего я получаю бесформенные и расплывчатые сопроводительные письма, которые содержат пустые, бессодержательные, мертвые слова. Слова-штампы ничего не сообщают. И уж, конечно, ни один HR-менеджер не захочет продолжать чтение таких шаблонных писем. Пусть каждое слово в письме будет на своем месте! А в девяти случаях из десяти – в письмах, которые мне приходится читать — это совершенно не так.
  5. Повтор одних и тех же слов. Как вам такой пример описания вакансии: «Ищем человека на работу, с опытом работы на работе »? Вот примерно так воспринимается текст большинства сопроводительных писем.
  6. Использование большого количества местоимений: я, мне, мною, мой, моему, меня и т. д.
  7. Эмоциональные обороты: «люблю», «безмерно люблю», «мне нравится» , «с удовольствием развиваюсь» и т. д.
  8. Высказывание своих мыслей: «считаю», «полагаю», «уверен», «кажется», «с уверенностью могу сказать», «думаю» и т. д. Это необоснованные субъективные утверждения и личные мнения скорее раздражают, чем впечатляют, поэтому необходимо приводить примеры и доказательства.
  9. Вред себе: раскрытие информации, которая представляет соискателя в невыгодном свете, признание своих слабых сторон или отсутствия опыта. Пример: «я многие вещи считаю необходимым делать своими руками». Для должности генерального директора «работа руками» — не показатель результативности, а скорее наоборот – демонстрирует отсутствие таких управленческих навыков, как обучение и развитие персонала, делегирование задач и др.
  10. Самовосхваление: «профессионал», «лучший результат», «обладаю ярко выраженными лидерскими качествами», «я активно и результативно работаю» и др.
  11. Отсутствие структуры: нет деления на абзацы/большое количество абзацев, набор одиночных предложений без логической последовательности.
  12. Грамматические ошибки. По данным портала hh – 56% сопроводительных писем содержат грамматические ошибки, и 91% HR считает такой вид ошибок недопустимыми.

5. От плохого к хорошему

План для написания сопроводительного письма

1. Кому? Любое письмо начинается с персонального приветствия. Очень важно в сопроводительном письме указывать имя адресата, к которому вы обращаетесь.
Примеры обращений, если не известно И. О. адресата:
• Уважаемый HR-менеджер компании «Х»!
• Уважаемый отдел персонала компании «Х»!
• Уважаемый сотрудник отдела подбора персонала компании «Х»!
• Уважаемый менеджер по подбору персонала компании «Х»!
• Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании «Х»!
• Уважаемые дамы и господа!

2. Что? В первом абзаце укажите, на какую должность вы претендуете, а также объясните, где и от кого вы узнали об этой вакансии.

3. Почему? Подготовьте 3 ответа:

  1. Почему эта индустрия/сфера?Почему вам интересная эта сфера деятельности/специализация/направление?
  2. Почему эта компания? Почему вы хотите получить эту работу именно в этой компании? Проведите исследование компании, чтобы получить более полное представление об организации. Зайдите на сайт компании, просмотрите статьи в прессе и найдите интересные факты.
  3. Почему вы? Выпишите все причины, по которым вы подходите для этой работы. Сосредоточьтесь на том, что вы можете им предложить. Убедите их, что вы тот, кто сможет им помочь.

К ответам на каждый из трех вопросов «почему» стоит подходить в разрезе каждой конкретной компании/вакансии. Только в таком случае ваше сопроводительное письмо не получится штампованным.

6. От абстракции к реализму

С вакансией все намного проще. Работодатель вам сразу объявляет напрямую, какого кандидата ищут. Ваша задача – вставить в сопроводительное письмо самую важную информацию для них и привязать к требованиям вакансии. Основная цель сопроводительного письма под отклик на вакансию – объяснить специалисту по подбору персонала, почему ваша кандидатура соответствует позиции, на которую вы отправляете свое резюме. Поэтому крайне важно адаптировать сопроводительное письмо под вакансию, на которую откликаетесь.

Но, сразу хочу вас предупредить. Есть единственный принцип результативного отклика на вакансию: нужно соответствовать требованиям. Если вы претендуете на определенную вакансию, то для начала убедитесь, что вы подходите на эту позицию и проведите параллель между требованиями и своими навыками.

  • Например, если вы — менеджер по продажам, а хотите откликнуться на коммерческого директора. Это, конечно, круто, но крайне сомнительно, что ваше резюме пройдет первичный отбор.
  • Если в вакансии написано: «опыт работы в медицинском учреждении на аналогичной должности от 5-ти лет – обязательно», а у вас такой опыт отсутствует, и вы все равно хотите откликнуться. Это похвально, но вряд ли принесет результат.
  • Если в вакансии написано «обязательное требование — опыт работы в НРД Банк-Клиент», а вы впервые прочитали это слово. Попытайтесь поймать удачу за хвост, но не надейтесь ее удержать.

Это не значит, что вам не нужно откликаться на такие вакансии, пожалуйста, отправляйте свое резюме, но не ждите, что вас пригласят на собеседование, если вы не соответствуете требованиям.

В следующей статье вас ждет рассказ о том, как Иван Иванович, Марья Филипповна и Федор, упорно и настойчиво откликаются да откликаются, да получают от всех только отказы. Во второй части я раскрою истинные причины их неудач, расскажу как правильно анализировать публикуемые вакансии, на что обращать внимание, чтобы не тратить время и усилия на неэффективные отклики. И самое главное: вы научитесь сами составлять сопроводительные письма под конкретные вакансии.

Читайте также:
Пенсия в Воронеже и Воронежской области области в 2022 году
Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: