Начисление страховых взносов на компенсацию проезда до работы на общественном транспорте

Затраты по доставке работников до работы: учет в целях налогообложения

В письме от 15.09.2020 № 03-03-06/1/80760 Минфин России разъяснил, как учесть в целях налога на прибыль расходы на оплату проезда к месту работы и обратно.

Зачастую работодатели организуют доставку своих сотрудников на работу либо собственным транспортом, либо транспортной организацией, с которой заключается специальный договор. Причинами же, побудившими работодателя производить такую доставку, могут быть:

  • расположение экономического субъекта (его обособленного подразделения) в месте, которое общественный транспорт обходит стороной;
  • установленный режим работы субъекта таков, что на общественном транспорте добраться к началу смены (или уехать домой после ее окончания) нереально.

Условия доставки сотрудников прописывают в коллективном договоре в виде обязанности работодателя, нередко о ней упоминают в трудовых договорах работников.

Работодатель при этом несет расходы в том или ином виде. Можно ли учесть в целях налогообложения прибыли расходы на оплату проезда к месту работы и обратно? Ответ на этот вопрос и дало финансовое ведомство в комментируемом письме.

Разъяснения чиновников

В начале письма Минфин процитировал одну из основных норм главы 25 НК РФ (п. 1 ст. 252). Данная норма позволяет плательщику налога на прибыль уменьшить полученные доходы на сумму произведенных экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Финансисты при этом акцентировали внимание на том, что обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

При определении облагаемой базы по налогу на прибыль пункт 26 статьи 270 НК РФ не позволяет учитывать расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Исключением являются случаи несения расходов на оплату проезда к месту работы и обратно:

  • в силу технологических особенностей производства;
  • предусмотренных трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективным договором.

Обязательность выполнения одного или двух условий?

С середины нулевых годов финансовое ведомство неоднократно заявляло, что для признания в налоговом учете расходов, связанных с перевозкой работников, необходимо одновременное выполнение обоих условий, указанных в НК РФ (п. 26 ст. 270) (например, письмо Минфина России от 20.05.2011 № 03-03-06/4/49).

Наличие лишь технологической особенности производства (доставка сотрудников к месту работы и обратно возможна только специальным транспортом) при отсутствии в трудовых договорах (контрактах) и (или) коллективном договоре условия, обязывающего работодателя осуществлять такую доставку, на взгляд чиновников, не позволяет налогоплательщику учесть затраты по заключенным с транспортными организациями договорам в расходах, учитываемых при налогообложении прибыли (письма Минфина России от 11.05.2006 № 03-03-04/1/435, от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2005 № 21-18/98).

Расходы на оплату проезда к месту работы и обратно, если они предусмотрены только трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективным договором, московские налоговики (письмо от 27.06.2008 № 20-12/060976) в целях налогообложения прибыли настойчиво рекомендовали не принимать к учёту.

Присутствие же технологических особенностей производства (окончание работы в ночное время) позволяет включить такие затраты в расходы при исчислении налога. При этом чиновники настаивали на необходимости ведения персонифицированного учета осуществленных затрат в отношении каждого сотрудника и документального их подтверждения.

Минфин России (письмо от 16.03.2017 № 03-04-06/15198) посчитал, что расходы на оплату проезда к месту работы работников, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами, рассматриваются в законодательстве РФ о налогах и сборах в качестве расходов, уменьшающих размер облагаемой базы по налогу на прибыль, только если они являются частью системы оплаты труда. Включение указанных сумм в состав расходов на оплату труда, как и в случае иных начислений по оплате труда, предполагает возможность выявить конкретную величину доходов каждого работника (с начислением НДФЛ).

Читайте также:
Какие удержания из зарплаты работника не требуют применения ККТ

При отсутствии такой возможности расходы на оплату проезда к месту работы работников в целях налогообложения прибыли организаций не могут быть учтены в составе расходов на оплату труда. Иной же порядок учета такого рода выплат в пользу работников, являющихся по сути социальными, не предусмотрен. В этом случае указанные расходы не будут являться исключением, оговоренным в пункте 26 статьи 270 НК РФ.

Тезис о необходимости упоминания рассматриваемых расходов как формы системы оплаты труда налогоплательщика был озвучен и в письмах Минфина России от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 30.2004.19 № 03-04-06/32414 и др. В письме № 03-04-06/32414 чиновники повторились, что если рассматриваемые расходы не являются формой системы оплаты труда, то они носят социальный характер. А раз так, то такие расходы не могут быть учтены при исчислении облагаемой базы по налогу независимо от того, предусмотрены эти расходы трудовыми договорами или нет (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Не уменьшают налогооблагаемую прибыль и расходы по доставке сотрудников на работу и оплате проезда от места работы до дома в черте города (письмо Минфина России от 04.12.2006 № 03-03-05/21).

Технологические особенности производства

Понятие «технологические особенности производства» законодатель в НК РФ не расшифровал. Нет трактовки такого понятия и в остальных отраслях законодательства РФ. В письмах Минфина России и в решениях арбитражных судов в качестве технологических особенностей производства, в частности, приводятся:

  • наличие в организации непрерывного технологического цикла производства продукции, остановка которого невозможна (постановления ФАС Поволжского округа от 13.03.2008 № А55-8279/07, ФАС Московского округа от 17.06.2009 № КА-А40/4234-09);
  • переход организации или ее отдельных подразделений на круглосуточный или многосменный режим работы, при котором ко времени начала смены или после ее окончания нет возможности добраться до места работы или обратно домой общественным транспортом (письмо Минфина России от 11.05.2006 № 03-03-04/1/434, постановление ФАС Центрального округа от 16.07.2008 № А68-9814/07-447/12);
  • удаленность организации (ее обособленных подразделений) от жилого массива и остановок транспорта общего пользования (письма Минфина России от 18.03.2015 № 03-03-06/14664, 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198, постановление ФАС Московского округа от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09). Место работы считается удаленным от остановок общественного транспорта, если оно находится дальше чем в 300 – 500 м (в зависимости от климатических условий конкретной местности) (п. 11.15 Свода правил 42.13330.2011 «Градостроительство. Планировка и застройка городских и сельских поселений. Актуализированная редакция СНиП 2.07.01-89*») (утв. приказом Минрегиона России от 28.12.2010 № 820);
  • отсутствие маршрутов (рейсов) общественного транспорта к месту нахождения экономического субъекта (письма Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079, от 18.03.2015 № 03-03-06/14664, ФАС Поволжского округа от 26.01.2009 по делу № А55-9610/2008);
  • нестыковка расписания городского общественного транспорта с графиком работы субъекта, наличие значительных интервалов в движении маршрутов общественного транспорта (письмо Минфина России от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 15.03.2013 № А-27-11302/2012, Поволжского округа от 26.01.2009 по делу № А55-9610/2008, Уральского округа от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2);
  • доставка работников до места стройки и обратно (постановление ФАС Московского округа от 29.02.2012 по делу № А40-50862/11);
  • недостаточная пропускная способность имеющихся маршрутов транспорта общего пользования (постановления ФАС Поволжского округа от 17.08.2006 № А65-23970/2005, Уральского округа от 02.02.2009 № Ф09-36/09-С2).

Для учета рассматриваемых расходов в целях налогообложения экономический субъект должен подтвердить наличие технологических особенностей производства. В зависимости от ситуации подтверждением могут послужить следующие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка (график работы), действующие в организации и свидетельствующие о сменном характере работы или о наличии непрерывного производства;
  • приказы руководителя субъекта об организации доставки работников к месту работы и обратно (или в одну сторону);
  • разработанный маршрут и график движения собственного или стороннего транспорта, используемого для доставки работников, который должен учитывать режим работы экономического субъекта или его отдельных подразделений;
  • договор о перевозке пассажиров, заключенный с транспортной организацией, если доставка осуществляется ею;
  • любые внутренние документы экономического субъекта, свидетельствующие об использовании собственного или арендованного транспорта для перевозки работников от места сбора к месту работы и обратно (если доставка осуществляется силами самой организации);
  • письма, справки и иные документы, выданные местными органами власти, которые подтверждают отсутствие маршрутов городского транспорта общего пользования вблизи места нахождения организации, ее структурных подразделений или производственных площадей;
  • письма и иные документы, предоставленные автотранспортными предприятиями, обслуживающими ближайшие маршруты общественного транспорта, об имеющихся маршрутах, остановках и расписании движения транспорта.
Читайте также:
Что делать, если при постановке на учет не сошелся номер двигателя?

По мнению финансистов налогоплательщик вправе отнести при определении облагаемой базы по налогу на прибыль в состав расходов затраты, связанные с перевозкой работников службами такси, если данные расходы (письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181):

  • обусловлены технологическими особенностями производства;
  • предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами как система оплаты труда, –
  • произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Арбитражные суды поддерживают налогоплательщиков, которые включали в расходы оплату за перевозку работников такси в связи с технологическими особенностями производства (постановления ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011 по делу № А59-3144/2010, Московского округа от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09 по делу № А40-36530/08-75-97, Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012).

Минфин России в комментируемом письме заключил, что если расходы налогоплательщиком на оплату проезда к месту работы и обратно:

  • произведены в силу технологических особенностей производства, а также
  • если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика,-

то они могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций при условии соблюдения критериев статьи 252 НК РФ. В иных же случаях такие расходы не учитываются в целях налога на прибыль на основании упомянутого пункта 26 статьи 270 НК РФ.

Данной позиции Минфин России придерживался и ранее (письма от 09.09.2020 № 03-03-06/1/79033, от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400).

Ранее было отмечено, что организация при проезде должна вести учет доходов каждого работника, необходимых для исчисления НДФЛ.

Объектом обложения данным налогом для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, признается, в том числе доход, полученный от источников в РФ (п. 1 ст. 209 НК РФ). Доходом (ст. 41 НК РФ) признаётся экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 НК РФ. При определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

В статье 217 НК РФ приведен перечень доходов, освобождаемых от обложения упомянутым налогом.

Рассматривая вопрос об обложении НДФЛ возмещения работникам части расходов на проезд к месту работы и обратно, Минфин России в письме от 30.04.2019 № 03-04-06/32414 озвучил приведенные выше нормы. Не найдя в указанном перечне положений, предусматривающих освобождение от обложения НДФЛ сумм названной компенсации, чиновники заключили, что указанные доходы подлежат обложению налогом в установленном порядке.

Читайте также:
Жалоба в трудовую инспекцию анонимно: принципы и особенности подачи

О надобности обложения НДФЛ в установленном порядке дохода в виде сумм возмещения экономическим субъектом стоимости проезда работников к месту работы и обратно указано и в письме Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093.

Основываясь на приведенных выше нормах главы 23 НК РФ, финансисты настойчиво рекомендовали экономическим субъектам, осуществляющим выплаты сотрудникам компенсаций за оплату проезда к месту работы и обратно, облагать эти суммы НДФЛ в установленном порядке (письмо Минфина России от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758).

Подтверждена необходимость включения в облагаемую базу по НДФЛ оплаты экономическим субъектом за иногородних работников в их интересах стоимости их проезда к месту работы и обратно в письме Минфина России от 19.04.2019 № 03-04-06/28569.

Наличие упомянутой нормы (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ) позволило финансистам квалифицировать оплату проезда работников при условии того, что они имеют возможность добираться до места работы самостоятельно, как доход, полученный в натуральной форме. Исходя из чего сумма такой оплаты, произведенной в соответствии с договором, заключенным с транспортной организацией, подлежала обложению НДФЛ в установленном порядке (письмо Минфина России от 16.03.2017 № 03-04-06/15198).

В то же время Минфин России в письме от 20.10.2011 № 03-03-06/1/680 констатировал, что если работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, суммы рассматриваемой оплаты не могут быть признаны экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ. В таком случае суммы оплаты проезда работников в соответствии с договорами, заключенными с транспортной организацией не подлежали обложению НДФЛ.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами для работодателей – страхователей признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых индивидуальным предпринимателям), в частности, в рамках трудовых отношений.

База для исчисления страховых взносов при этом определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных НК РФ (п. 1 ст. 420), начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом. Исключение составляют суммы, указанные в статье 422 НК РФ (подп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).

В статье 422 НК РФ приведен перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, который является исчерпывающим. Отсутствие в данном перечне:

  • выплат работникам в виде компенсации стоимости их проезда к месту работы и обратно (письмо Минфина России от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093);
  • оплаты стоимости проезда иногородних работников к месту работы и обратно (письмо Минфина России от 19.04.2019 № 03-04-06/28569);
  • компенсационных выплат, направленных на возмещение части расходов работников по оплате стоимости проезда к месту работы и обратно (письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-04-06/32414), –

позволило финансистам заключить, что названные выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Если же необходимость доставки работников к месту работы и обратно обусловлена технологическими особенностями производства, о которых упоминалось ранее, то понесенные расходы не включаются в базу для начисления страховых взносов на ОПС, на обязательное социальное страхование на случай ВНиМ, на ОМС, а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

Как оформить и учесть оплату сотрудникам проезда на общественном транспорте

Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?

Читайте также:
Составляем ответ на требования налоговой о предоставлении пояснений

Довольно часто исполнение профессиональных обязанностей сотрудников фирмы связано с разъездами на общественном транспорте. Такие расходы осуществляются за счет организации и оплачиваются сотрудникам согласно нормам ТК РФ. Порядок оплаты проезда при исполнении служебных обязанностей, отражения затрат в учете – тема нашей статьи.

По результатам налоговой проверки, проведенной в отношении хозяйственного общества, налоговая инспекция установила, что организация оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда для ряда работников надбавку за передвижной характер труда. Налог при выплате надбавки не удерживался и в бюджет не перечислялся, что послужило основанием для привлечения общества к ответственности, предусмотренной статьей 123 НК РФ.
Организация оспорила решение налоговой инспекции в арбитражном суде.
Посмотреть решение суда

Обоснование расходов

Расходы на проезд, компенсируемые работнику, упоминаются в ряде статей ТК РФ. Так, ст. 57 ч. 2 говорит об обязательном включении упоминания о разъездном характере работы в трудовой договор, чтобы обосновать компенсацию. Необходимость оплаты проезда сотрудникам следует из ст. 129-1 (здесь уточняется, что компенсационная выплата является частью заработной платы).

Вопрос: Нужно ли облагать НДФЛ оплату работникам проезда на железнодорожном транспорте общего пользования от места жительства к месту работы, предусмотренную коллективным договором?
Посмотреть ответ

Кроме того, выделены отдельные ситуации:

  • оплата транспорта командированным (ст. 168);
  • расходы, связанные со служебными поездками при работе разъездного характера и схожими с ней условиями (ст. 168.1);
  • при переезде на работу в другую местность, по договоренности с администрацией (ст. 169);
  • работающим на Крайнем Севере проезд в отпуск и обратно (ст. 325);
  • проезд работающим «заочникам», получающим высшее образование, один раз в учебном году (ст. 173).

Исполнение законодательных норм возможно тремя путями:

  • компенсация расходов на основании проездных документов;
  • покупка билетов, проездных документов для сотрудников;
  • выдача фиксированной суммы.

Порядок компенсации или оплаты проезда прописывается в ЛНА фирмы. Отдельный документ принимается, как правило, если перемещения на общественном транспорте касаются большого числа сотрудников.

Список сотрудников, которым оплачивается проезд, утверждается приказом.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете для отражения таких операций могут использоваться три счёта:

  • 71 – если сотрудник берет деньги под отчет, а затем подтверждает проездные расходы документами;
  • 70 – если в ЛНА прописана оплата проезда как часть оплаты труда (натуральная оплата);
  • 73 – в других случаях.

Счета корреспондируют со счетами затрат, суммы относятся на соответствующее подразделение. Следует сразу сказать, что участие в проводках счета 70 может привести к спорам с налоговиками. Как правило, компенсации не облагаются налогом на доходы, взносами, но присутствие таких сумм на счете 70 дает ФНС основание это сделать. Ситуация может вылиться в судебное разбирательство.

В зависимости от способа оплаты схема проводок может быть различной. Приведем несколько примеров.

Деньги выдаются под отчет:

  • Дт 20, 23, 44 и др. Кт 71.
  • Дт 71 Кт 50, 51 – учтена в расходах и выдана компенсация работнику.
  • Дт 71 (50, 51) Кт 50, 51 (71) – взаимные расчеты организации и работника по выданным суммам.

Организацией покупаются проездные:

  • Дт 76 (60) Кт 51 – перечисление оплаты.
  • Дт 50/3 Кт 76 (60) – оприходованы проездные.
  • Дт 71 Кт 50/3 – выдан проездной работнику.
  • Дт 50/3 Кт 71 – возврат проездного работником в конце месяца.
  • Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 50/3 – списана стоимость проездного на затраты.

Проездные могут приобретаться и через подотчетное лицо, тогда проводка на оприходование будет иметь вид Дт 50/3 Кт 71.

На заметку! Оприходование проездных на счет 50/3 «Денежные документы» производится по залоговой стоимости.

Читайте также:
Увеличение площади земельного участка 2022 - за счет прилегающей территории, при уточнении границ, путем перераспределения, при межевании

Третий вариант — организацией выдается фиксированная сумма. Здесь проводки аналогичны расчетам по подотчетным суммам, но используется счет 73: Дт 20 (23, 44 и др.) Кт 73 – фиксированная сумма учтена в расходах. Такой способ удобен, если сотрудник осуществляет многократные поездки на наземном общественном транспорте. На основании предполагаемого количества поездок составляется экономический расчет, документ утверждается руководителем. Если сотрудник отсутствовал часть месяца на работе (болел, взял незапланированный отпуск), суммы пересчитываются пропорционально. Неиспользованные средства переносятся на следующий месяц.

Заметим, что здесь возможна ситуация, когда налоговые органы признают сумму доплатой к заработной плате, а не компенсацией и потребуют начислить НДФЛ, взносы, ведь документально ее работник подтвердить не сможет.

В таком случае для включения ее в расходы по оплате труда необходимо четкое обоснование с использованием реальных цен на проезд, действующих в регионе.

Налоги

Оплата проезда не облагается налогом на доходы и взносами (письмо Минфина №03-04-05/46903 от 06/07/18 г., письмо ФСС №02-03-16/08-526П от 02/04/10 г.). «Проездные» суммы не облагаются НДС (ст. 149 НК РФ п.2-7), за исключением такси, в том числе маршрутного. Об этом следует помнить при установлении фиксированной суммы работнику за проезд.

Их можно включать в расходы по налогу на прибыль, как прочие, относящиеся к производству и реализации (ст. 264 НК РФ, п. 1-49), при условии документальной обоснованности.

Работающие на УСН уменьшать затраты на суммы оплаты проезда не могут, поскольку в ст. 346.16 п. 1 они напрямую не поименованы. Такие разъяснения не раз давал и Минфин и ФНС. С этой точкой зрения, однако, можно поспорить, если считать оплату проезда выплатой, связанной с режимом работы сотрудника (подпункт 6 п. 1 указанной статьи), и сделать на этом акцент в трудовом договоре, ЛНА фирмы.

Об НДФЛ и взносах с компенсации затрат на проезд к месту работы и обратно

Некоторые организации компенсируют сотрудникам проезд на общественном транспорте на работу и обратно. Надо ли в этом случае начислять взносы?

Возмещения расходов на дорогу к месту работы и обратно нет в перечне необлагаемых сумм. Поэтому нужно начислить взносы, считаетфинансовое ведомство.

Суды говорят иначе: на компенсацию, предусмотренную коллективным договором, взносы можно не начислять, ведь это социальная выплата. Хотя позиция сформировалась, когда действовал Закон о страховых взносах, полагаем, она актуальна и сейчас. Правила НК РФ об уплате взносов аналогичны. Имейте в виду, что если руководствоваться подходом судов, то споры с контролерами неизбежны.

Вопрос: О налоге на прибыль, НДФЛ и страховых взносах при оплате (возмещении) стоимости проезда работников к месту работы и обратно.

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 18 января 2019 г. N 03-03-06/1/2093

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение от N и сообщает следующее.

Согласно положениям статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ) налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ) при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Вместе с тем обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.

При этом на основании пункта 26 статьи 270 НК РФ при определении налоговой базы не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Читайте также:
Невключенный ближний свет в 2022 году: штраф по КоАП РФ за езду без света

По вопросу об обложении страховыми взносами сообщаем.

Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 НК РФ определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 НК РФ), в частности, в рамках трудовых отношений.

В соответствии с пунктом 1 статьи 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ.

Перечень не подлежащих обложению страховыми взносами сумм выплат физическим лицам, приведенный в статье 422 НК РФ, является исчерпывающим.

В связи с тем что выплаты работникам в виде компенсации стоимости их проезда к месту работы и обратно не поименованы в указанном перечне статьи 422 НК РФ, они облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

По вопросу об обложении налогом на доходы физических лиц сообщаем.

Согласно статье 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая для физических лиц в соответствии с главой 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 НК РФ.

Положений, предусматривающих освобождение от обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией стоимости проезда работников к месту работы и обратно, статья 217 НК РФ не содержит, и указанные доходы подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.

Компенсация стоимости проезда к месту работы и обратно

В ситуации, когда работодатель компенсирует работнику стоимость проезда к месту работы и обратно, такая компенсация должна быть предусмотрена трудовым (коллективным) договором и является оплатой труда в натуральной форме.

Налог на прибыль. Пунктом 26 ст. 270 НК РФ предусмотрено, что при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль не учитывается оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Таким образом, НК РФ предусмотрена возможность учесть в составе расходов для целей исчисления налога на прибыль оплату проезда работников к месту работы и обратно при следующих условиях:

  • указанные расходы обусловлены технологическими особенностями производства;
  • указанные расходы предусмотрены трудовыми (коллективным) договорами как система оплаты труда.

Налоговый кодекс РФ не содержит требования в отношении того, чтобы названные условия выполнялись единовременно. Однако Минфин России неоднократно указывал на то, что выполняться должны оба условия (см. письма от 22.12.2016 N 03-04-06/77047, от 27.11.2015 N 03-03-06/1/69181).

В письме Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198 сказано следующее. Поскольку доставка работников в рассматриваемом случае обусловлена удаленностью от населенных пунктов и труднодоступностью мест работы и работники не имеют возможности добираться до места работы и обратно общественным транспортом, организация проезда работников на служебных автобусах от места жительства до места работы и обратно не приводит к возникновению у работников организации экономической выгоды (дохода), соответственно, стоимость такого проезда не является объектом обложения НДФЛ.

Читайте также:
Государственная регистрация юридического лица: основные правила и моменты

В данном письме финансовое ведомство при рассмотрении вопроса оплаты проезда работникам ссылается на п. 25 ст. 255 НК РФ.

В письме Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18 указывается, что для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль на затраты на оплату транспортных расходов сотрудникам помимо наличия в трудовом (коллективном) договоре условия об указанной оплате должно выполняться также условие, что доставка должна быть связана с технологическими особенностями производства — если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

В письме УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 N 21-11/082829@ указывается, что затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, рассматриваются в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, если являются частью системы оплаты труда.

В то же время в судебной практике встречается позиция, согласно которой расходы признаются, если они обусловлены технологическими особенностями производства. Эта позиция, в частности, приведена в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 10.12.2013 по делу N А13-6206/2012, Дальневосточного округа от 20.05.2011 N Ф03-2085/2011 по делу N А59-3144/2010, Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу N А33-18167/2008.

Таким образом, несмотря на то что НК РФ не содержит условий обязательного выполнения обоих пунктов для признания рассматриваемых расходов, с учетом разъяснений налоговиков и судебной практики более безопасно учитывать их при выполнении одновременно двух условий:

  • оплата транспортных расходов обусловлена технологическими особенностями производства (отсутствует возможность добраться до места работы общественным транспортом);
  • указанные расходы предусмотрены трудовыми договорами и/или коллективным договором.

Важно: оплата работникам проезда (доставки) к месту работы и обратно будет относиться именно к расходам на оплату труда.

НДФЛ. В разъяснениях контролирующих органов в части обложения НДФЛ оплаты работникам проезда (доставки) к месту работы и обратно сказано, что, если работники не могут добираться общественным транспортом до работы, объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (письма Минфина России от 06.03.2013 N 03-04-06/6715, от 24.11.2011 N 03-03-06/1/778, от 20.10.2011 N 03-03-06/1/680).

Если же работник имеет возможность добраться до места работы на общественном транспорте, оплата транспортных расходов будет признаваться доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ (письма Минфина России от 12.10.2011 N 03-04-05/6-728, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247). Поэтому организации следует вести персонифицированный учет сотрудников, которым оплачивается проезд, и расчет суммы оплаты такого проезда, включаемой в налоговую базу по отдельному сотруднику. Такие положения содержатся в письмах Минфина России от 18.05.2006 N 03-05-01-04/110, от 18.05.2006 N 03-05-01-04/128.

Суды в этом вопросе поддерживают мнение налоговиков (см. постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2008 N А19-5369/08-30-Ф02-5939/08, Уральского округа от 29.01.2008 N Ф09-9195/07-С2).

Страховые взносы. Как уже говорилось, официальных разъяснений Минфина России или ФНС России по нормам НК РФ в настоящее время нет. Поэтому, руководствуясь письмом Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082, обратимся к письму Минтруда России от 13.05.2014 N 17-4/ООГ-367. В нем сказано, что компенсация работникам стоимости проезда от места жительства до места работы и обратно в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах…» не поименована и поэтому подлежит обложению страховыми взносами.

По аналогии можно сделать вывод, что, поскольку в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ оплата (компенсация) проезда работникам не поименована, с указанной оплаты (компенсации) следует исчислять страховые взносы на травматизм.

Читайте также:
Какие документы кроме первички подтвердят представительские расходы

Таким образом, с учетом приведенных разъяснений можно прийти к заключению, что компенсация стоимости проезда работникам к месту работы и обратно подлежит обложению страховыми взносами и взносами на травматизм.

Бухгалтерские записи будут следующими:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 70

начислена компенсация стоимости проезда;

Дебет 20 (23, 25, 26, 44) Кредит 69

начислены страховые взносы с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 68

удержан НДФЛ с компенсации стоимости проезда;

Дебет 70 Кредит 51 (50)

компенсация стоимости проезда выплачена работнику

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Оплата работникам проезда на общественном транспорте: компенсация или безналичная оплата. Как упростить работу бухгалтерии

Почти у всех есть работники, должностные обязанности которых связаны с разъездами по городу. Чаще всего это курьеры и менеджеры, впрочем, могут быть и юристы, и бухгалтеры.

Таким сотрудникам заранее приобретают проездной билет или компенсируют расходы на проезд на основании представленных работников документов. Однако сотрудники часто теряют документы или забывают приносить их вовремя. Даже при наличии всех документов, учет и расчет компенсации для бухгалтерии достаточно трудоемкий процесс.

Как упростить оплату проезда сотрудникам

Удобнее и выгоднее покупать проездные билеты централизовано и раздавать их работникам.

Юрлица и ИП могут купить сотрудникам проездные через интернет по безналичному расчету через сервис «Тройка Бизнес» (ООО «ОРЦ», агент Мосгортранса). Комиссию за это не возьмут.

Если вы вдруг не знаете, что такое «Тройка». Это электронная пополняемая пластиковая транспортная карта Москвы, по которой можно оплачивать проезд на всем общественном транспорте.

Надо собирать у сотрудников карточки «Тройка», чтобы воспользоваться сервисом?

Нет, достаточно знать номер карты.

Записать билеты на карту сразу после оплаты счета можно:

  • через мобильное приложение “Тройка бизнес”,
  • в терминалах Московского Кредитного Банка.

Если карт у сотрудников нет, их можно купить через сервис с доставкой. При заказе свыше 30000 рублей доставка карт бесплатная..

В общем, ездить никуда не надо, все оформите через сайт.

Какие документы получит бухгалтерия при покупке проездного через «Тройка Бизнес»

1. Договор (по запросу).

2. На услугу доставки, залоговую стоимость карт и услугу кошелёк 1 руб.: счета-фактуры и накладную ТОРГ 12.

1-й экземпляр накладной (экземпляр «ОРЦ») отправят на адрес электронной почты покупателя в момент передачи заказа в курьерскую службу. В момент получения карт необходимо передать экземпляр накладной с подписью и печатью курьеру.

2-й экземпляр накладной (экземпляр Покупателя) с подписью и печатью ООО «ОРЦ» вкладывается в конверт с картами.

3. На оплату проездных билетов:

  • Отчёт о принятых платежах,
  • Реестр к отчёту о принятых платежах.

Документы формируются после записи всех проездных билетов на карты «Тройка», оплаченных по одному счёту.

Получить оригиналы можно будет как в бумажном, так и в электронном виде. Для этого надо будет отправить электронное письмо по ссылке «Оформить отчётные документы», с указанием почтового или электронного адреса. Кроме того, документы могут отправляться через ЭДО.

Какие документы подготовить для обоснования необходимости оплаты проезда

Условие о разъездном характере работы является обязательным для включения в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). А вот порядок оплаты проезда или компенсации за него может быть определен коллективным договором или иным локальным нормативным актом, например, положением о разъездном характере работ. Указанными документами и можно установить, что организация сама покупает проездные билеты и выдает работникам.

Список работников, которым приобретаются билеты, утверждается приказом. Например, вот таким:

455454

Облагается ли оплата проездных НДФЛ и страховыми взносами

Приобретение организациями для сотрудников с разъездным характером работы проездного билета непосредственно связано с выполнением трудовых обязанностей и поэтому не облагается НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 06.07.2018 № 03-04-05/46903, письмо ФСС РФ от 02.04.2010 № 02-03-16/08-526П).

Читайте также:
Ангелы и архангелы — чем похожи и чем отличаются между собой

Бухучет

Проездные билеты являются денежными документами и должны учитываться на счете 50 субсчет 3.

Дебет

Кредит

Первичные документы

Перечислена оплата за проездные билеты

Выписка банка, платежное поручение

Получены и оприходованы проездные билеты (только залоговая стоимость)

Универсальный передаточный документ

Карты выданы работникам (залоговая стоимость)

Журнал учета, ведомость выдачи карт

Расходы на проезд

Отчет о принятых платежах и реестр

Возврат карты работником (например, в случае увольнения)

Журнал учета, бухгалтерская справка

Налоги

НДС

В соответствии со статьей 149 НК, не подлежат налогообложению НДС услуги по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования (за исключением такси, в том числе маршрутного).

К услугам по перевозке пассажиров городским пассажирским транспортом общего пользования относятся услуги по перевозке пассажиров по единым условиям перевозок пассажиров по единым тарифам за проезд, установленным органами местного самоуправления, в том числе с предоставлением всех льгот на проезд (подп. 7 п. 2 ст. 149 НК РФ).

Поскольку услуги НДС не облагаются, в УПД в графе НДС по стоимости самой карты и по услугам перевозки будет указано «Без НДС». Облагаться НДС будет только стоимость доставки карт.

Налог на прибыль

Стоимость проездных билетов можно учесть в расходах по налогу на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Однако помним, что обязательным условием является соответствие произведенных затрат условиям признания расходов, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Т.е. должны быть все документы по обоснованию необходимости оплаты проездных.

Налог по УСН

ФНС и Минфин считают, что учесть расходы на компенсацию проезда работникам нельзя, поскольку такие расходы не поименованы в п.1 ст.346.16 НК РФ (письма Минфина России от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174, ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/522).

Однако есть и другая точка зрения — расходы на приобретение проездных билетов могут быть отнесены к расходам на оплату труда, предусмотренным пп.6 п.1 ст.346.16 НК РФ, как выплаты, связанные с режимом работы.

Онлайн профпереподготовка «Бухгалтер на УСН» с дипломом на 250 ак.часов. Научитесь всему новому, чтобы не допускать ошибок. Обучение онлайн 2 месяца, поток стартует 1 марта.

Оплата такси для поездок на работу в период коронавируса: как оформить и принять в расходы

Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 рекомендовало работодателям организовать безопасные поездки на работу для тех сотрудников, кто не может в силу специфики своей работы перейти на 100%-ную удаленку. Еще до выхода этого документа многие ответственные наниматели начали широко использовать службы такси, чтобы их работники не находились ежедневно длительное время в общественном транспорте. Как правильно поступить с учетом затрат работодателя на такси? Разбираем налоговый учет расходов на оплату такси до работы в коронавирус 2020.

  • Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы
  • Минфин: можно ли уменьшить налог на расходы на такси в командировке

Работодатель на общей системе налогообложения

Наниматели в условиях пандемии коронавируса 2020 обязаны соблюдать требования, предъявляемые введенным режимом повышенной готовности, санитарно-эпидемиологические предписания уполномоченных органов и выполнять рекомендации властей (например, Постановление № 887).

Роспотребнадзор в письме от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт. А в рекомендациях, данных ранее (от 07.04.2020), ведомство призывало граждан воздержаться или максимально ограничить поездки на общественном транспорте, чтобы избежать риска заразиться коронавирусом.

Как поступить работодателю, если служебного транспорта у него нет или недостаточно, а при этом надо максимально обезопасить своих работников при поездках на работу и обратно?

Читайте также:
Какие удержания из зарплаты работника не требуют применения ККТ

Так, работодатель может утвердить внутренний норматив, согласно которому в организации вводятся санитарно-противоэпидемические меры по COVID-19. И в числе этих мер – положение об оплате сотрудникам затрат на такси для проезда на работу и обратно в период пандемии и повышенной готовности. Например, к приказу о введении специальных мер можно утвердить распоряжение с перечнем мероприятий, в числе которых указана оплата работникам такси.

Будет ли этого достаточно для включения компенсации работникам такси в расходы по налогу на прибыль? П. 26 ст. 270 НК РФ прямо устанавливает запрет на учет подобных не типичных расходов. Но в этой норме НК есть исключение, которое в данном случае может быть полезным: подобные расходы можно принять к учету при расчете налога на прибыль, если выплаты предусмотрены коллективным или трудовым договором.

Таким образом, после издания приказа о вводе санитарно-эпидемиологических мер нужно внести изменения в договоры с работниками – включить в них условие об оплате сотрудникам поездки на работу на такси. Например, на основании рекомендаций властей или Роспотребнадзора.

В случае несения каких-либо расходов в соответствии с законом они не могут быть признаны экономически необоснованными. И их можно включить в расходы по налогу на прибыль.

Расходы на оплату такси рекомендуем учесть в составе прочих или внереализационных.

Работодатель на УСН

У упрощенцев гораздо меньше возможностей учесть оплату сотрудникам такси в период пандемии коронавируса 2020.

Тем, кто платит УСН только с доходов дальше можно вообще не читать: учесть расходы на оплату такси однозначно нельзя.

А тем упрощенцам, кто ведет учет доходов и расходов, следует учесть, что:

  • оплату работникам проезда на работу и обратно можно учитывать на УСН только если она выступает формой оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включение этих условий в коллективный или трудовой договор в данном случае не поможет;
  • затраты на служебный транспорт и компенсации за использование личного транспорта в служебных целях можно учесть в расходах, но только в пределах установленных норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Единственное, что можно рекомендовать упрощенцам – в отсутствие собственного транспорта для развоза сотрудников заключить договор с транспортной компанией или договоры с сотрудниками, у которых есть личные авто, на перевозку коллег до работы и обратно. Тогда стоимость перевозок можно будет обосновать при включении в расходную часть при исчислении налога по УСН.

Включить в расходы именно компенсацию за такси для работников на УСН не получится.

НДФЛ и страховые взносы с оплаты такси работнику

Подоходным налогом оплата такси работникам в любом случае облагается. Исключения на данные затраты НК РФ не установлены (ст. 217 и 422 НК РФ). Значит, их нет и в период борьбы с пандемией коронавируса, повышенной готовности и т. п.

Аналогичная ситуация с начислением страховых взносов на компенсацию за такси работникам в период коронавируса. Ведь, строго говоря, запрет на пользование общественным транспортом в России не установлен. Значит, сотрудники все-таки могут добраться до работы без такси, соблюдая меры предосторожности.

Таким образом, с сумм компенсации работникам за услуги такси нужно исчислить и уплатить НДФЛ + страховые взносы.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: