Какие документы оформить, если работник вернул все подотчетные деньги

Как правильно оформить возврат подотчетных сумм

Неиспользованный остаток подотчетных средств сотрудник обязан вернуть в кассу или на расчетный счет организации. Разберемся, как это сделать и оформить в бухучете.

Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:

  • принести деньги в кассу учреждения, и тогда кассир самостоятельно внесет сумму на Р/С учреждения;
  • перечислить задолженность самостоятельно.

Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.

Чтобы сотрудники самостоятельно возвращали деньги сразу на расчетный счет госучреждения, закрепите такую возможность в учетной политике или в отдельном локальном акте. Например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту

Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета

Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер

Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными

Денежные средства внесены на расчетный счет

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

Читайте также:
Как написать прощальное письмо коллегам и руководителю при увольнении

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

  • за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
  • выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
  • выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
  • на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса — довольно частая ситуация, с которой периодически сталкиваются практически все работодатели. Какие варианты возврата подотчетных сумм приемлемы и как отразить возврат в бухучете?

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

    или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Читайте также:
Заявление о финансовом обеспечении предупредительных мер: образец 2022

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подотчётник вернул наличку? Не тратьте, а положите на расчётный счёт

Центробанк выпустил письмо от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561. В нём бухгалтерам дали новые указания о том, как сдавать в банк наличные, возвращённые в кассу подотчётным лицом.

Организации и предприниматели могут тратить деньги из кассы в пределах лимитов, не зачисляя их на расчётный счёт. Но есть условие — цели расходования денег и источники их поступления должны соответствовать п. 1 Указаний Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.

Наличные из кассы можно потратить, если они получены из следующих источников:

  • оплата за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги;
  • страховые премии;
  • при передаче личных сбережений по договору займа с участием микрофинансовой организации, ломбарда, КПК или СКПК;
  • возврат долга, процентов или неустойки по договору займа с участием микрофинансовой организации, ломбарда, КПК или СКПК;
  • паевые взносы.
Читайте также:
Повышение пенсии с 1 января 2022 года и на сколько: последние новости, инфографика

Часть аванса, которую подотчётник сдал в кассу наличными, не попадает ни в одну из этих категорий. Поэтому деньги нужно сдать в банк, чтобы он перевёл их на расчётный счёт (письмо ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

В письме Банк России напомнил, что расчёты наличными между организациями (ИП) и физлицами не ограничены, если деньги поступили в кассу участника расчётов со счёта в банке.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Самые важные статьи на почту раз в месяц

здравствуйте! могут ли денежные средства, сданные подотчетным лицом в кассу, в размере до 15 000 не сдавать в банк на расчетный счет организации, при условии, что не будут расходоваться как выручка

Здравствуйте. Могу ли я сдать неизрасходованные подотчетные средства в бухгалтерию и в тот же день взять новые для хозяйственных нужд, чтобы бухгалтерии не пришлось перечислять наличные в банк? Бухгалтер объясняет свой отказ тем, что любые средства из подотчетных денег при возврате должны перечисляться в банк, поэтому ей не выгодно чтобы были неизрасходованные средства. Спасибо

Добрый день! можно ли израсходовать полученный в кассу возврат займа от физ лица на выплату заработной платы?

Здравствуйте! В какой срок организация должна сдать в банк неиспользованный остаток денежных средств, выданных под отчет? Есть ли какие либо нормативные акты?

3 дня было до 15 октября, далее на основании указания письма ЦБ от 05.10.2020 5587-у : “в абзаце втором слова “не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу” заменить словами “установленный руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем”;”

Бухгалтер, здравствуйте! Тоже интересует вопрос в какой срок сдать остаток подотчетных средств. Если лимит остатка денежных средст не превышен, или лимита нет, то денежные средства можно хранить в кассе обязанность их сдачи в банк отсутвует.

Другой вопрос, что эти денежные средства нужно сдать в банк поскольку ни на какие цели из кассы вы их выдавать не можете. Т.е. ограничений по срокам нет. Или я неправильно понимаю. Каких-то нормативных документов по ограничениями я не нашла

Если средства подотчетником уже сданы в кассу, то храните их в кассе, если вы микропредприятие и лимита нет по приказу. Если же предполагается их тратить, то пусть остаются у подотчетника на руках, так как в связи с новым письмом ЦБ (читайте выше) руководитель своим распоряжением решает на какой срок выдать деньги. Надеюсь в микрофирме никто не мешает установить срок, который необходим, что бы истратить полученные подотчет денежные средства. А из кассы сдать в банк, по тому же распоряжению вашего руководителя можно остаток день в день, пусть вернет тогда, когда удобно. Мои возвращают в день зарплаты, что бы этими деньгами выдать зп, а не сдавать в банк. В этом году выдавать зарплату возвращенными подотчетными можно было. Если не права, пусть меня поправят.

Читайте также:
В магазине Пятерочка цена на товар не соответствует ценникам

В какие сроки работник должен вернуть неиспользованную в командировке сумму?

Сотрудник организации был направлен в командировку. Ему были выданы деньги под отчет. Работник израсходовал меньше выданного. В какие сроки сотрудник должен вернуть неизрасходованные денежные средства? Как документально оформить возврат? Должен ли сотрудник вернуть деньги в банк? Если работник возвращает деньги в кассу, в течение какого срока необходимо осуществить передачу средств в банк?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.

Неизрасходованные подотчетные суммы могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако такие деньги в случае их внесения в кассу в дальнейшем подлежат обязательной сдаче на банковский счет, расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя.

При этом возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.

Обоснование вывода:

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами, а также упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства установлен указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание N 3210-У).

30 ноября 2020 в Указание N 3210-У был внесен ряд существенных изменений (смотрите указание Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). В частности, из абзаца 2 подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У исключено положение об обязанности подотчетного лица отчитаться за выданные ему под отчет денежные средства в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Из новой редакции абзац 2 подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У следует, что руководитель юридического лица (ИП) самостоятельно устанавливает срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет.

Таким образом, в настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.

Положений, обязывающих подотчетное лицо возвращать неизрасходованные подотчетные суммы непосредственно на расчетный счет, положения действующего законодательства не содержат. Т.е. эти средства могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако нужно учитывать, что из п. 1 Указания N 5348-У следует, что наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств. Поэтому такие деньги подлежат обязательной сдаче на банковский счет. Расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя. Смотрите письмо Банка России от 09.07. 2020 N 29-1-1-ОЭ/10561; Вопрос: Подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу. Можно ли эти деньги выдать другому подотчетному лицу, или их нужно сначала сдать в банк? (ответ Банка России, июль 2020 г.)*(1)

Читайте также:
Особенности назначения наказания за неоконченное преступление

Конкретных сроков для передачи в банк наличных денежных средств, поступивших в кассу организации, в том числе возвращенных подотчетными лицами авансов, Указание N 5348-У и другие законодательные акты также не устанавливают.

Вместе с тем следует учитывать, что при ведении операций с наличными денежными средствами юридические лица должны хранить наличные деньги в кассе только в пределах лимита остатка денежных средств (п. 2 Указания N 3210-У). Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абзацы 7 и 8 п. 2 Указания N 3210-У).

Таким образом, возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства в виде сумм неизрасходованного аванса могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Пунктом 1 Указания N 5348-У определено, что организации и ИП при расчетах между собой, а также при расчетах с физлицами вправе производить выплаты за счет наличных денег, поступивших в кассу с банковского счета.
Без предварительного зачисления на банковский счет расходование из кассы наличных денег возможно строго в пределах установленных лимитов и только при осуществлении операций, закрытый перечень которых приведен в абзацах 3-11 п. 1 Указаний N 5348-У. Минуя расчетный счет, данные операции можно осуществлять при условии соблюдения определенных требований к целям расходования денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу (смотрите дополнительно письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).

Так, источниками поступления наличных денежных средств, которые могут быть выданы из кассы (израсходованы сразу, без зачисления на банковский счет), являются:

выручка за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги;

средства, полученные по договору займа (по договору передачи личных сбережений) (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);

средства, полученные в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);

Читайте также:
Алиментные обязательства: что это, понятие и виды по семейному праву

паевые взносы (в случае, если участником наличных расчетов является сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив).

Как видим, наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств.

Какие документы оформить, если работник вернул все подотчетные деньги

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Новости и аналитика Правовые консультации Бухучет и отчетность Сотрудник организации был направлен в командировку. Ему были выданы деньги под отчет. Работник израсходовал меньше выданного. В какие сроки сотрудник должен вернуть неизрасходованные денежные средства? Как документально оформить возврат? Должен ли сотрудник вернуть деньги в банк? Если работник возвращает деньги в кассу, в течение какого срока необходимо осуществить передачу средств в банк?

Сотрудник организации был направлен в командировку. Ему были выданы деньги под отчет. Работник израсходовал меньше выданного.
В какие сроки сотрудник должен вернуть неизрасходованные денежные средства? Как документально оформить возврат? Должен ли сотрудник вернуть деньги в банк? Если работник возвращает деньги в кассу, в течение какого срока необходимо осуществить передачу средств в банк?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.
Неизрасходованные подотчетные суммы могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако такие деньги в случае их внесения в кассу в дальнейшем подлежат обязательной сдаче на банковский счет, расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя.
При этом возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.

Обоснование вывода:
Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ юридическими лицами, а также упрощенный порядок ведения кассовых операций ИП и субъектами малого предпринимательства установлен указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание N 3210-У).
30 ноября 2020 в Указание N 3210-У был внесен ряд существенных изменений (смотрите указание Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). В частности, из абзаца 2 подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У исключено положение об обязанности подотчетного лица отчитаться за выданные ему под отчет денежные средства в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Из новой редакции абзац 2 подп. 6.3 п. 6 Указания N 3210-У следует, что руководитель юридического лица (ИП) самостоятельно устанавливает срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет.
Таким образом, в настоящее время срок, в течение которого в кассу должны быть возвращены неизрасходованные подотчетные суммы, устанавливается организацией самостоятельно. Соответствующее решение руководителя может быть оформлено приказом или иным распорядительным документом.
Положений, обязывающих подотчетное лицо возвращать неизрасходованные подотчетные суммы непосредственно на расчетный счет, положения действующего законодательства не содержат. Т.е. эти средства могут быть возвращены как в кассу, так и через банк. Однако нужно учитывать, что из п. 1 Указания N 5348-У следует, что наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств. Поэтому такие деньги подлежат обязательной сдаче на банковский счет. Расходовать их на какие-либо цели напрямую из кассы нельзя. Смотрите письмо Банка России от 09.07. 2020 N 29-1-1-ОЭ/10561; Вопрос: Подотчетное лицо вернуло неизрасходованные деньги в кассу. Можно ли эти деньги выдать другому подотчетному лицу, или их нужно сначала сдать в банк? (ответ Банка России, июль 2020 г.)*(1)
Конкретных сроков для передачи в банк наличных денежных средств, поступивших в кассу организации, в том числе возвращенных подотчетными лицами авансов, Указание N 5348-У и другие законодательные акты также не устанавливают.
Вместе с тем следует учитывать, что при ведении операций с наличными денежными средствами юридические лица должны хранить наличные деньги в кассе только в пределах лимита остатка денежных средств (п. 2 Указания N 3210-У). Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается (абзацы 7 и 8 п. 2 Указания N 3210-У).
Таким образом, возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства в виде сумм неизрасходованного аванса могут храниться в кассе организации неограниченное время, но при условии, что при этом не нарушается установленный организацией лимит остатка денежных средств.

Читайте также:
О заявлении в опеку на мать ребенка на проведение проверки: образец жалобы

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

20 февраля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

————————————————————————-
*(1) Пунктом 1 Указания N 5348-У определено, что организации и ИП при расчетах между собой, а также при расчетах с физлицами вправе производить выплаты за счет наличных денег, поступивших в кассу с банковского счета.
Без предварительного зачисления на банковский счет расходование из кассы наличных денег возможно строго в пределах установленных лимитов и только при осуществлении операций, закрытый перечень которых приведен в абзацах 3-11 п. 1 Указаний N 5348-У. Минуя расчетный счет, данные операции можно осуществлять при условии соблюдения определенных требований к целям расходования денежных средств, источникам их поступления в кассу и субъектному составу (смотрите дополнительно письмо Банка России от 02.06.2020 N 44-14/1282).
Так, источниками поступления наличных денежных средств, которые могут быть выданы из кассы (израсходованы сразу, без зачисления на банковский счет), являются:
– выручка за проданные товары, выполненные работы и (или) оказанные услуги;
– страховые премии;
– средства, полученные по договору займа (по договору передачи личных сбережений) (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
– средства, полученные в качестве возврата основной суммы долга, процентов и (или) неустойки (штрафа, пени) по договору займа (в случае, если участником наличных расчетов является микрофинансовая организация, ломбард, сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив);
– паевые взносы (в случае, если участником наличных расчетов является сельскохозяйственный кредитный потребительский кооператив, кредитный потребительский кооператив).
Как видим, наличные деньги, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному ему авансу, по своему экономическому содержанию не подпадают под источники поступления наличных денег, из которых может осуществляться расходование наличных денежных средств.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

Выдача денег под отчет и контроль за их расходованием сопровождается оформлением целого комплекта документов. Что в него включается? Какие риски возникают при неверном оформлении подотчетных бумаг и как их снизить? В нашем материале вы найдете образцы этих документов, а также узнаете, повлияло ли новое Указание ЦБ РФ № 5348-У на порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами.

Читайте также:
Пенсионный фонд Ковдор - отделение ПФР, адрес, телефон, обратная связь, режим работы, сайт, когда дают пенсию

3 основных документа по оформлению подотчетных сумм

Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:

  • Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.

Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):

  • заявления подотчетного лица;
  • Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).

Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):

  • ФИО подотчетного лица;
  • цели получения подотчетных денег;
  • размера подотчетной выплаты;
  • срока ее возврата;
  • подписи руководителя;
  • даты и регистрационного номера.

Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

  • Приходно-расходные кассовые документы по подотчету.

Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами.

Деньги под отчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту сотрудника (Письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.

Минфин не возражает против перечисления подотчетных сумм на банковские «зарплатные» карты сотрудников (Письмо от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В законодательстве нет прямых запретов на такие действия (п. 1.5, п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт»).

Этот документ оформляет подотчетное лицо, отражая в нем набор сведений о подотчетных средствах — сумме полученного аванса, величине расхода, остатке или перерасходе подотчетных денег и другие сведения.

Оформляется он в одной из форм:

  • на унифицированном бланке № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.
  • в произвольной форме с указанием обязательных реквизитов (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), разработанной в компании и закрепленной в качестве первичного документа в приложении к учетной политике.
Читайте также:
Претензия о расторжении договора. Образец заполнения и бланк 2022 года

К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы: товарные и кассовые чеки, билеты, товарные накладные, акты, квитанции такси, счета гостиницы и т. д. Если подотчетные расходы оплачены за счет полученных на карту средств, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте.

Если у вас остались вопросы по операциям с подотчетными средствами, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Дополнительные подотчетные документы

Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.

Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:

  • служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
  • приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
  • уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).

Готовые образцы подотчетных документов представлены в материалах Консультант+:

Налоговые риски документальных ошибок подотчета

Если в документах подотчетных лиц имеются ошибки или к авансовому отчету не приложены подтверждающие документы, могут возникнуть разного рода риски, в том числе налоговые:

В «прибыльных» расходах допустимо учитывать подотчетные расходы, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством РФ, и из них можно установить, какие расходы произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ, письма Минфина от 28.01.2020 № 03-03-06/3/4915, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4913, от 21.03.2019 № 03-03-06/1/19017, от 20.03.2019 № 03-03-06/1/18478)

  • Риск доначисления НДФЛ.

Выданные под отчет средства, по которым сотрудник не отчитался в установленные сроки, признаются его задолженностью перед работодателем и подлежат удержанию из заработной платы (ст. 137 ТК РФ)

Помимо налоговых рисков возможны и иные негативные последствия. К примеру, если приобретенные на подотчетные деньги ТМЦ без оправдательных документов не будут оприходованы, к подотчетнику может быть предъявлен иск в части причинения вреда компании (Постановление АС Северо-Кавказского округа от 05.10.2017 № А32-12049/2015).

Способы снижения рисков

Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:

  • Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.

Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).

Читайте также:
Выплаты при рождении ребенка в Нальчике и Кабардино-Балкарии и ежемесячные пособия на детей

Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.

Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.

Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.

  • Оформите приказ о подотчетных лицах.

В приказе зафиксируйте:

  • список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
  • допустимую к выдаче максимальную сумму;
  • предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.

Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

  • Контролируйте назначение платежа в платежках на перечисление подотчетных средств.

Чтобы перечисленный на карту сотрудника подотчет контролеры не спутали с зарплатным доходом, а у банкиров подобное перечисление не вызвало подозрений, при оформлении платежных поручений важно следить за надлежащей формулировкой назначения платежа (поле 24):

Документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

Снизить риски поможет планомерная работа с сотрудниками — выдайте им памятки с напоминанием о сроках отчетов по подотчетным суммам и перечнями документов, прилагаемых к авансовым отчетам для разных ситуаций, разработайте шаблоны заявлений на выдачу денег, проводите обучение сотрудников по подотчетным правилам.

Подотчетный документооборот и новое Указание ЦБ РФ № 5348-У

С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.

Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).

Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.

Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: