Какие документы необходимы для безопасного назначения премии или ее снижения

Выплата единовременной премии: основания и налоги

Единовременная премия — это разовая выплата, связанная с достижением определенного результата трудовой деятельности или приуроченная к конкретному событию. Она бывает производственная и непроизводственная.

Понятие единовременной премиальной выплаты

Порядок и условия, по которым осуществляется выплата премии сотрудникам, зафиксированы в локальных нормативных актах (ЛНА). Вознаграждение выплачивают за успешный труд, по итогам работы и прочим производственным основаниям. Обычно такие выплаты периодические: поквартальные, помесячные и т. д. Но если произошло знаменательное событие, например досрочно завершен важный проект, премиальные начисляются разово.

Бывают основания непроизводственные — юбилеи, праздничные даты. Денежные поощрения тоже выплачивают конкретно к произошедшему случаю. Таким образом, разовая премия приурочивается как к производственным, так и к не производственным событиям и имеет разовый характер. Четкой системы премирования в законе не предусмотрено, предприятие само определяет структуру начисления поощрительных выплат.

В каких случаях назначается

Назначение разовых стимулирующих платежей отражается в локальных нормативных актах предприятия. Это коллективный договор, чаще всего положение о премировании. В нем предусматриваются случаи, за что можно премировать сотрудников, среди них:

  • значимые даты работника;
  • важные даты для организации;
  • успешное выполнение задания руководства;
  • незапланированные инициативы и внедрения, которые привели к значимым положительным результатам, и так далее.

Основанием, по которому производится начисление премии работнику, является приказ директора. В нем указывается повод для премирования и ссылка на пункт положения или другого ЛНА.

Какие документы составить

Основным документом, определяющим основания для назначения премиальных выплат, является положение о премировании сотрудников. В нем указываются:

  • основания и критерии премирования;
  • расчет и размер выплаты;
  • документальное сопровождение премирования;
  • перечень сотрудников;
  • основания депремирования;
  • источники финансирования.

Например, при начислении 13 зарплаты в положении указываются формулировки оснований для премирования сотрудников, например, такие:

  • отработавшие на предприятии больше года;
  • все сотрудники — рассчитывается пропорционально отработанному времени;
  • все работники получают 100% оклада.

Критерии начисления целесообразно разрабатывать с учетом мнения коллектива.

Одно из условий — служебная записка непосредственного руководителя работника с предложением премирования. Общим основанием для премирования является приказ руководителя организации. Документ содержит ссылку на положение, дополнительные документы (если есть), перечень премируемых работников, размер премиальных.

Налогообложение премии

В соответствии с НК, налогообложение премии к празднику носит обязательный характер. Для целей уплаты НДФЛ не имеет значения, производственный или нет характер выплаты, — они все считаются доходом.

В вопросе уплаты страховых взносов у чиновников и судов нет согласия. Налоговики ссылаются на то, что упоминания о выплатах, не связанных с трудом, нет в НК, соответственно, взносы платить надо. Суды придерживаются противоположной точки зрения — определение ВС от 06.04.2017 № 306-КГ17-2349. Верховный Суд указывает, что единовременные суммы, выплачиваемые к юбилейным датам, не относятся к результатам труда и не являются вознаграждением за труд. В связи с этим они исключаются из базы для начисления страховых взносов.

Не облагаются налогом на доход премии, перечисленные в перечне правительства (п. 7 ст. 217 НК ).

Каким образом осуществляется учет премий в налоговом учете организации? В состав расходов на оплату труда при расчете налогооблагаемой базы включаются стимулирующие и поощрительные выплаты, если они:

  • указаны в ЛНА;
  • напрямую зависят от результатов труда, трудовой функции;
  • не предусмотрены ст. 270 НК РФ ;
  • соответствуют условиям п. 1 ст. 252 НК РФ , оформлены подтверждающими документами.

Проводки

Денежная выплата, не относящаяся к поощрению за труд, например, премия к юбилею, отличается основанием, не связанным с работой, нерегулярностью.

Премии за трудовые достижения отражаются в бухгалтерском учете такой проводкой: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70. Для налогового учета (при определении базы для уплаты налога) такие премиальные включаются в расходы.

Единовременные вознаграждения, не связанные с трудовой деятельностью, не уменьшают налоговую базу по прибыли, в соответствии с письмом Минфина России от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283. Их надо относить на чистую прибыль. Проводки могут быть такими:

  1. Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70. Расходы относятся к затратам, не учитываемым для налогообложения.
  2. Дт 84 Кт 70. Списываются с прибыли прошлых лет.
  3. Дт 91 Кт 70. Если прибыль за прошлые годы отсутствует, затраты включаются в расход этого года, но не учитываются для налогообложения.

Вправе ли работодатель не платить премии

Трудовым законодательством установлено, что основания для начисления премиальных выплат указываются в ЛНА организации. По ТК, работодатель самостоятельно решает, за что выплачивается разовая премия:

  • перевыполнение плана;
  • юбилейные даты работника или организации;
  • другие.

Главное — соответствие этого решения локальному акту, регламентирующему эту выплату. Там же обосновываются условия лишения или ограничения денежных поощрений для работников.

Удержание премиальных не заменяет дисциплинарное наказание, которых по ТК три: замечание, выговор, увольнение. Если в качестве взыскания работник лишен премии, это противоречит нормам ТК. Но если в ЛНА есть пункт о депремировании сотрудника, получившего одно из взысканий, такое лишение оправданно.

Таким образом, несмотря на то, что выплата премии, по Трудовому кодексу, делегирована руководству, целесообразно максимально прозрачно и подробно определить критерии премирования и депремирования. Необходимо точно следовать им при начислении денежных поощрений работникам.

Законное снижение ежемесячной премии сотруднику в 2022 году

Если на предприятии отмечается сложная финансовая ситуация, руководитель старается сократить издержки любыми способами, и тогда урезается зарплата и премия работников. Если в индивидуальных трудовых соглашениях не прописан точный размер премий, а лишь сделана ссылка на положение об оплате труда и премировании, оформлять снижение ежемесячной премии проще. Из данной статьи вы узнаете, как уменьшить премию, если ее размер прописан в трудовых договорах, как изменить условия премирования, какие выбрать основания для лишения премии.

Является ли премия частью заработной платы

Прежде чем разбираться с основаниями для уменьшения премии или полного ее исключения, необходимо понять, когда данная выплата является часть зарплаты, а когда — нет:

Премия — часть зарплаты Премия — не часть зарплаты
В том случае, если работодатель указал во внутреннем нормативном акте компании, что заработная плата сотрудника формируется из оклада или тарифной ставки и премиальной части, премия будет признана составляющей заработной платы. В такой ситуации премию уменьшать или вовсе исключать нельзя, потому что запрещено снижать зарплату сотрудников. Однако, если четких критериев назначения премиальных выплат не утверждено, премию позволительно расценивать именно как поощрение за добросовестный труд, что дает право руководству фирмы отказаться от ее начисления работникам. Если о выплате премии не сказано в положении об оплате труда и в индивидуальном трудовом договоре, ее начисление сотруднику зависит от желания нанимателя поощрить работника за определенные результаты труда или за ответственный подход к делу. Такая выплата не будет подчиненному гарантирована, а значит, ее можно не начислять.
Читайте также:
Продавец отказывается предоставить документ: что делать, если не дают книгу жалоб и предложений в магазине?

Является ли снижение ежемесячной премии видом ответственности

Невыплата премии или уменьшение ее размера нельзя называть дисциплинарным взысканием — это должна быть иная мера воздействия на сотрудника, допустившего нарушение. Во внутренних актах компании нельзя говорить о том, что наниматель оставляет за собой право лишить работника премии по причине, к примеру, опоздания на работу. Эксперты Государственной трудовой инспекции укажут на применение наказания, не основанного на законе, поскольку ни одно положение ТК РФ не содержит указаний к применению подобных мер взыскания. В связи с этим, нельзя, чтобы снижение премии было оформлено как мера дисциплинарного взыскания, иначе работодатель понесет ответственность.

Можно ли оформить снижение ежемесячной премии, если ее размер указан в трудовом договоре

Если о начислении премии сказано в индивидуальном трудовом договоре, и тем более, если указан ее точный размер, отменить или уменьшить выплату будет нельзя без согласия самого сотрудника, подписавшего соглашение. Такова позиция судов — зачастую трудовой договор имеет больший вес, чем внутренние нормативные акты компании.

Однако, если в самом начале трудовых отношений работодатель побеспокоился о грамотной формулировке положения о выплате премии в трудовом договоре, ее размер можно будет снизить. Так, если сказано, что подчиненный получит премию в определенной сумме с условием, что он выполнит план работ или достигнет каких-либо четких показателей, наниматель получает возможность уменьшить поощрительную выплату при несоблюдении перечисленных условий.

Можно ли изменить условия премирования сотрудников

Если наниматель решит изменить положения внутреннего нормативного акта, в котором упоминается выплата сотрудника премии, придется менять и текст трудовых договоров с работниками, но только когда премия является частью оплаты труда. Совершить задуманное действующее законодательство позволяет через достижение соглашения с подчиненными или путем проведения процедуры, описанной в статье 74 ТК РФ. Безопаснее выбрать первый вариант, поскольку, если изменение условий трудового договора будет оспорено в суде, придется доказывать, что подобные меры были необходимы (имели место технологические изменения, были приняты организационные меры и т.д.).

Бывает, что в трудовом соглашении упоминается о премии, но не говорится о фиксированной ее сумме — только приводится ссылка на положение об оплате труда. Согласно статье 57 ТК РФ, условия выплаты премии непременно должны присутствовать в трудовом договоре, а отсылка к внутреннему документу компании является формой соблюдения данного требования. То есть, даже при отсутствии упоминания о размере премии в трудовых соглашениях, необходимо получить согласие сотрудников на изменение условий премирования.

Наконец, если премия не имеет отношения к заработной плате, а является только поощрительной мерой и выплачивается на усмотрение руководителя, согласия работников на изменение условий премирования можно не брать — достаточно ознакомить подчиненных с новой редакцией внутреннего акта.

Правовые способы снижение ежемесячной премии

Действующее трудовое законодательство допускает только 3 способа снижения премии сотрудникам предприятия:

  1. В момент составления внутренних нормативных актов компании предусмотреть формулировку положения о премировании, которая давала бы право руководству начислять или не начислять премию. О премии упоминать в трудовых договорах и локальных актах велит закон, а потому избежать этого нельзя, однако, можно написать что-то наподобие «по итогам полученной прибыли руководством ООО может быть принято решение о начислении премии сотрудникам за месяц/квартал/год. В таком случае выплата премии производится в сроки и в размере, указанные п. 1.1 настоящего Положения о премировании».
  2. Изменить внутренний акт о выплате премии, согласовать решение руководства с профсоюзной организацией, реализовать изменение и не начислять премиальные на законном основании. Недостатком данного варианта является демотивация подчиненных. Они осознают, что лишились премии не на какое-то время, а насовсем, и перестанут стараться достичь более высоких показателей.
  3. Единолично изменить внутренний акт о премировании, если в организации нет профсоюза. Однако, если величина и порядок выплаты премии прописаны в трудовых договорах, придется получить согласие работников.

Экспертное мнение к вопросу о том, как грамотно оформить снижение ежемесячной премии

ТК РФ не содержит указаний по поводу порядка оформления уменьшения размера премии или ее лишения. Факт снижения премии должен быть отражен в приказе о премировании работников. При его составлении необходимо опираться на локальное Положение о премировании. В нем должны быть прописаны условия, на которых премия может быть не выплачена работнику или уменьшена. Если, к примеру, сказано, что опаздывающие на работу сотрудники лишаются премии, значит, нарушившие дисциплину служащие исключаются из списка премированных.

Приказ о премировании не должен содержать информацию о причинах снижения премии. Основания будут понятны при анализе распорядительных документов (приказы о взысканиях, заметка об опоздании и т.п.).

У работодателя должны быть документальные доказательства наличия оснований для снижения премии, иначе подчиненный получит повод для обращения в суд. Если работник опаздывал на работу, должны быть в наличии соответствующие акты. Если сотрудник нарушал дисциплину, должны быть приказы о дисциплинарных взысканиях.

Законодательные акты по теме

ст. 57 ТК РФ О том, что в трудовом договоре обязательно прописывать только размер оклада или тарифной ставки, но не премии
ст. 191 ТК РФ О том, что премия является поощрением
ст. 74 ТК РФ О процедуре изменения условий премирования
Определение Московского городского суда от 22.06.2011 по делу № 33-16736 О том, что лишение премии не является мерой дисциплинарного взыскания

Типичные ошибки

Ошибка: Работодатель лишил сотрудника части оклада за опоздание на работу.

Комментарий: Однозначно нет. ТК РФ не содержит положения, согласно которому зарплата может быть выплачена или не выплачена при несоблюдении каких-либо условий.

Ошибка: Работодатель принял снижение премии за меру дисциплинарного взыскания.

Комментарий: Лишение премии нельзя назвать мерой взыскания за проступки сотрудников. Но, если в Положении о премировании предусмотрено снижение размера премии при допущении нарушений, выплату по закону можно не производить.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Нужно ли составлять отдельный приказ о депремировании?

Ответ: Нет, отдельный приказ или указание на лишение премии в приказе о применении мер дисциплинарного взыскания не требуется.

Вопрос №2: Какие последствия будут, если в компании не имеется локального акта о премировании, но сотрудники получают премию?

Читайте также:
Как платить, если в квартире никто не прописан и нет установленных счетчиков на воду

Ответ: Инспекторы Роструда вынесут предписание об устранении нарушения.

Премирование работников: правила оформления

Ст. 191 Трудового кодекса предусматривает, что за добросовестное исполнение трудовых обязанностей работодатель может поощрять своих работников. Как в этом случае все правильно оформить?

О том, какие премии выплачиваются в компании, работник должен узнать при приеме на работу. Причем это касается не только производственных премий, которые могут быть положены за выполнение каких-то обязательств, но и разовых премий — к свадьбе, рождению ребенка, окончанию вуза и другим событиям.

В ст. 68 ТК РФ говорится, что до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с Правилами внутреннего распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором, в котором, помимо всего прочего, может содержаться информация и о премировании.

Если компания заключает с работником договор ГПХ, то есть нанимает его как исполнителя, который выполняет обязанности по договору возмездного оказания услуг, то ни о какой премии речи быть не может. Поэтому, если при заключении договора ГПХ работодатель использует слово «премия», он сильно рискует — такой договор может быть переквалифицирован в трудовой. Поощрить человека, с которым заключен договор ГПХ, работодатель может, написав об изменении цены по договору.

Работник должен знать, как считается премия и что ему необходимо сделать, чтобы ее получить. Это важно, поскольку в ст. 252 НК РФ сказано, что все начисления принимаются в качестве расходов в том случае, если они отражены в трудовых и (или) коллективных договорах.

Работодатель должен отразить премирование одним из способов:

  • непосредственно в трудовом договоре;
  • сделать в трудовом договоре отсылку на коллективный договор, где говорится о премировании;
  • сделать в трудовом договоре отсылку к Положению о премировании;
  • написать в трудовом договоре, что нужно смотреть коллективный договор, а в коллективном договоре сделать отсылку к Положению о премировании.

В любом случае действует один принцип: взяв в руки коллективный договор, мы должны через Положение о премировании или через коллективный договор выйти на порядок начисления премий.

Иногда организация прописывает в трудовом договоре, что премия начисляется по решению руководителя. Однако этот вариант — рискованный, и он не является гарантией того, что налоговый эксперт лояльно отнесется к такой формулировке.

Виды премий

Можно выделить два вида премий:

1. Премии, которые предусмотрены системой оплаты труда на основании конкретных показателей и условий премирования, разработанных в компании.

Такие премии — часть материальной мотивации работников, они обладают стимулирующим характером. Выплачиваются с периодичностью (ежемесячная, годовая, квартальная и др.) и обычно устанавливаются в определенном размере.

2. Разовые премии, которые не входят в систему оплаты труда.

Выплачиваются сотруднику за определенные достижения, многолетнюю добросовестную работу, выполнение срочного и важного задания или к знаменательным событиям (например, к юбилеям и профессиональным праздникам).

Выплата разовой премии осуществляется по одностороннему усмотрению работодателя. Основанием является Приказ руководителя.

Удобное и безошибочное ведение кадрового учета в веб-сервисе

Приказ на премию

Приказ руководителя оформляется по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: Форма Т-11 или Форма Т-11А (для премирования группы работников).

В Указаниях по применению и заполнению форм говорится, что Форма Т-11 и Форма Т-11А:

  • применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе;
  • составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает сотрудник;
  • подписываются руководителем или уполномоченным лицом;
  • объявляются работнику под расписку.

На основании приказа вносится запись в личную карточку работника (Форма Т-2 или Форма Т-2ГС (МС)) и его трудовую книжку.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из Формы Т-11 реквизита «в сумме ______ руб. _____ коп».

При заполнении Формы Т-11 указываются ФИО, структурное подразделение, вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и т.д.). Если речь идет о материальной помощи и ценных подарках как элементах премирования, то, согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, НДФЛ не исчисляется, если материальная помощь не достигла 4 000 руб. в год, а если достигла, то НДФЛ начисляется только с превышения и отдельно льготируется, тоже в размере 4 000 руб., нарастающем с начала года, подарок.

Арбитражная практика показывает, что подарок — это не деньги, а вещь. Тем не менее иногда налоговая расценивает как подарок и деньги. Поэтому нужно быть готовыми к неоднозначному подходу налоговой к подобным ситуациям.

Алгоритм премирования сотрудников

Если с работником заключается трудовой договор, то нужно учитывать несколько важных деталей. Согласно ст. 57 ТК РФ, условия оплаты труда, в том числе надбавки, доплаты и поощрительные выплаты, являются обязательными для включения в трудовой договор.

Трудовой договор должен ясно давать понять, при каких условиях и в каком размере будет выплачиваться премия.

Правильно обозначить в трудовом договоре условия о премировании можно следующими способами:

  • Указать премию в трудовом договоре.

Такой вариант используется редко, так как не дает возможности при необходимости изменить текст трудового договора. Работодатель может это сделать только в том случае, если точно будет уверен в готовности работника подписать измененный вариант.

Если работодатель все же принимает решение включить премию в трудовой договор, то он должен указать ее размер: сумму или порядок ее определения — формулу. Это может быть сумма, которая умножается на определенные коэффициенты, зависящие от того, какие работы выполняются сотрудником, где он работает (допустим, на Крайнем Севере).

Если премия прописана в трудовом договоре, то не выплатить её компания не имеет право. В противном случае работник может обратиться в суд.

  • Прописать в трудовом договоре, что премии выплачиваются в соответствии с коллективным договором.

При этом в коллективном договоре указывается, кто, как и за что премируется. Однако внести изменения в коллективный договор еще сложнее, чем в трудовой договор. Поэтому большинство организаций выбирают третий вариант.

  • Разработать Положение о премировании.

Документ удобен тем, что не является двусторонним и подписывается одним лицом. Но в трудовом договоре обязательно должна быть ссылка на Положение.

Положение о премировании

Положение о премировании пишется на всю организацию, соответственно, распространяется на всех работников. При этом в одной организации может быть несколько Положений о премировании. Так, например, можно разработать документ для каждого филиала компании.

Содержание Положения о премировании:

  • общие положения (кто имеет право на получение премий, по каким правилам они распределяются и др.);
  • источники премирования (если премии выплачиваются за счет средств специального назначения или целевых поступлений, то указывать источники премирования необходимо, так как такие премии не учитываются в расходах для целей исчисления налога на прибыль (п. 22 ст. 270 НК РФ);
  • показатели премирования;
  • круг премируемых лиц (бухгалтерия, отдел сбыта, филиал в Самаре, ремонтное подразделение и др.);
  • периодичность премирования (у разных кругов премируемых лиц могут быть разные периоды начисления премии — ежемесячные, ежеквартальные и т.д.);
  • сумма премии или процент;
  • условия снижения и невыплаты премии (опоздание, невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности и др.).
Читайте также:
Как подать документы на РВП через госуслуги в 2022 году онлайн

Иногда в Положении о премировании пишется основание для депремирования. Однако, чтобы у трудовой инспекции не возникало лишних вопросов, лучше избегать слова «депремирование», а использовать термины «повышающий коэффициент» и «понижающий коэффициент».

Лишение премии за нарушение дисциплины

В Информации Роструда от 10.12.2018 уточняется, что при начислении премии работодатель вправе установить условия ее полного лишения или снижения ее размера. Одним из таких условий может быть дисциплинарный проступок.

«Установление критериев для лишения премии или снижения ее размера относится к компетенции работодателя, за исключением случаев, когда, например, условия премирования определены в соглашении», — разъясняет Роструд.

В то же время суд может взыскать невыплаченную премию, если будет доказано, что к дисциплинарной ответственности работник привлечен незаконно.

Как учитываются премии при расчете среднего заработка

Расчет среднего заработка определяется ст. 139 ТК РФ и Постановление Правительства от 24.12.2007 № 922. Этот вопрос, в частности, детализируется в п. 15 Постановления.

Постановление определяет не больничные, а отпускные и командировочные, поскольку во время командировок начисляется средняя заработная плата. Поэтому п. 15 пункт относится к этим двум случаям.

В п. 15 сказано, что при определении среднего заработка учитываются:

  • ежемесячные премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода

Если в расчетном периоде было начислено несколько премий за один показатель, то включается какая-то одна премия. Допустим, у менеджеров по продажам в зависимости от продаж начисляются три премии: 1 % с объема продаж, 0,5 % от продаж как поощрение особо успешных менеджеров и 5 % от продаж из фонда премирования. Соответственно, в данном случае будет включаться в расчет только одна премия, так как все перечисленные премии выплачиваются по одному и тому же основанию.

Если у вас одна премия начисляется за продажи, а вторая — за выход на работу в выходные, тогда включать нужно обе премии, потому что эти выплаты идут по разным показателям.

  • премии за период работы, превышающий один месяц (например, квартальные), но не более расчетного периода (одного года)

Такие премии включаются, если были начислены за какой-то период больше месяца, но не больше расчетного периода. Включаются по одной за каждый показатель (например, если выплачивалась премия по итогам работы за квартал и еще была премия отдельным сотрудникам за выполнение срочных заданий).

  • премии за период больше расчетного

Такие премии включаются в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Например, это может быть премия по окончании большого проекта, который длился несколько лет. В этом случае за год расчет будет включен в размере 1/3.

  • премия по итогам года

Как правило, такая премия начисляется в феврале. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если сотрудник уволился в конце января? Нужно ли начислять ему премию в этом случае? Ответ на вопрос содержится во внутренних документах компании. Если в них прописано, что премия выплачивается по итогам года, то работник, отработавший 12 месяцев и уволившийся по окончании года, должен ее получить.

Если же во внутренних документах прописано, что работник, который уволился до начисления премии, не имеет права на нее, то работник не вправе претендовать на выплату. Законодательство по этому вопросу не дает указаний.

Согласно Постановлению № 922, вознаграждение по итогам работы за год, начисленное за предшествующий событию календарный год, учитывается независимо от времени его начисления.

Нужно ли платить годовую премию работнику, уволившемуся в октябре?

В Апелляционном определении Верховного суда Республики Карелия от 25.09.2018 № 33-3344/2018 рассматривается ситуация, когда работодатель, издав приказ о годовой премии, которая выплачивалась с учетом отработанного времени, не внес в списки сотрудника, уволившегося за два месяца до окончания года.

Суд посчитал, что такие действия имеют дискриминационный характер (сотрудника поставили в неравное положение с остальными) и взыскал с компании премию.

Подпишитесь на наш канал в Telegram , чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Премии сотрудникам. Как грамотно оформить и обосновать расходы налоговикам?

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Но помимо оклада многие работодатели хотят дополнительно простимулировать своих работников, выплачивая им премии.

Зачастую руководитель не задумывается о структуре и характере данных выплат, что может привести к неблагоприятным последствиям.

Самое главное в определении данной выплаты то, что она начисляется сверх оклада работника.

В соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ премии за производственные результаты, которые выплачиваются сотрудникам, организация вправе отнести к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли. Однако налоговые последствия некоторых аспектов премий могут стать очень обременительными для компании.

Как разработать и какими документами подкрепить?

Отметим, что поощрение работников премии закреплено нормами Трудового кодекса РФ (абз. 4 п. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 ст. 191 ТК РФ). Но для обоснования расходов на премирование своих сотрудников работодатель обязан выполнить ряд условий:

1. Предусмотреть данное вознаграждение. Для этого необходимо дополнить положение об оплате труда, трудовые (коллективные) договоры информацией о премировании сотрудников, но желательно издать новый локальный нормативный акт организации, а именно положение о премировании.

2. Необходимо обозначить и закрепить кадровых документах конкретные и дифференцированные показатели премирования. Это необходимо для соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Важным критерием при разработке положения о премировании является использование реально измеримых показателей. При этом важно избегать неопределенных формулировок.

Читайте также:
Карталы - адреса и контакты отделений пенсионного фонда на сегодня

Таким образом, для учета рассматриваемых премий в целях налогообложения трудовой (коллективный) договор, положение о премировании или иной локальный нормативный акт должны содержать следующие критерии:

  • основания для выплаты премии, конкретные измеримые производственные показатели для премирования;
  • источники выплаты премии;
  • размеры премий и порядок их расчета.

Важным обстоятельством является то, что премия не должна выплачиваться за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (п. п. 1, 22 ст. 270 НК РФ).

Сколько и за что платить?

Размер премии может быть фиксированным, а также дифференцированным (в процентном отношении к некоторой величине). Фиксированный процент премии можно установить за отсутствие брака и рекламаций, за выполнение работ и услуг согласно установленным срокам и т. п. Например, 20% к сдельному заработку, 30% к должностному окладу.

Если количество показателей премирования усложняет расчет конечной суммы премии, можно установить предел премии с градацией от минимального до максимального (сумма ежемесячной премии от 20 до 50% оклада сотрудника).

Также можно составить кризисный лист, в котором будут указаны все критерии премирования. В течении месяца руководитель структурного подразделения будет оценивать эффективность работы сотрудника по 10-бальной шкале, а в конце месяца выставлять итоговые оценки. Однако, в таких случаях не избежать обвинения в субъективизме со стороны оцениваемых сотрудников, что может привести к возникновению неблагоприятной обстановки внутри коллектива.

Отдельного внимания заслуживают критерии премирования по той причине, что именно ввиду их отсутствия, неясности, непрозрачности налоговые органы могут прийти к выводу о необоснованности премиальных выплат, что может привести к доначислениям по налогу на прибыль.

В каждой компании критерии премирования отличаются в зависимости от их функционального назначения и структурного подразделения, в котором занят работник.

Для работников, которые связаны непосредственно с производством продукции, устанавливаются следующие показатели премирования: выполнение плана выпуска продукции в заданном объеме, минимизация брака.

Для коммерческого отдела важными критериями эффективности работы однозначно служат: выполнение показателей KPI, эффективная работа с текущими клиентами, отсутствие жалоб и претензий по качеству продаваемой продукции и оказываемых услуг со стороны покупателей и заказчиков. Но здесь важно учитывать, что ежемесячное выполнение данных показателей не предусматривает осуществление премиальных выплат, так как они прописаны в качестве функциональных обязанностей в трудовых договорах с сотрудниками коммерческого отдела. Основанием для премирования могут являться исключительно перевыполнение показателей KPI, расширение клиентской базы и т.д.

Здесь важно учитывать, что использование одинаковых критериев премирования для всех структурных подразделений компании не применимо, и они должны устанавливаться исходя из должностных обязанностей отдельно взятого сотрудника.

Зачастую у работодателя возникает вопрос касательно обоснования премий для работников бухгалтерии, кадровой службы, отдела информационных технологий и прочих подразделений, которые не связаны с производством и реализацией продукции.

Действительно, должностные обязанности данных работников напрямую не коррелируют с главной целью организации — максимизацией прибыли.

Однако, это не служит основанием для отказа в премировании данных категорий сотрудников.

В этом случае при разработке критериев премирования, необходимо учитывать должностные обязанности и эффективность их выполнения.

Например, основание для выплаты премии работнику бухгалтерии могут служить:

  • усовершенствование методов ведения бухгалтерского учета счет эффективного внедрения и использования нового программного обеспечения;
  • своевременная и качественная подготовка отчетности по персонифицированным данным в пенсионный и иные фонды, ФНС и другие контролирующие органы;
  • отсутствие замечаний по результатам различных проверок;
  • высокие результаты при выполнении сложной внеочередной работы
  • высокая скорость при одновременном выполнении различных функций
  • соблюдение финансовой дисциплины и т.д.

Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «за добросовестное отношение к труду» или «за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины».

Ввиду их «расплывчатости», компания может столкнуться с претензиями со стороны контролирующих органов.

Все ли так просто с премиями руководству?

Отдельного внимания заслуживают премии руководству компании. Для топ-менеджмента показатели премирования связаны, в первую очередь, с получением прибыли. Здесь можно взять за основу перевыполнение ежемесячного плана продаж в процентном соотношении, эффективное ведение маркетинговой деятельности, уменьшение количества рекламаций со стороны покупателей, обеспечение бесперебойной работы компьютерного оборудования и офисной инфраструктуры, увеличение объема поставок и контроль за их бесперебойностью, а также количество новых контрактов с поставщиками и заказчиками.

Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.

В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

Если же правоотношения директора с организацией не оформляются трудовым договором, то все выплаты в его пользу не могут быть приняты в целях налогообложения (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).

Читайте также:
Как вернуть деньги за услугу которой не воспользовался: защита прав потребителей

Как обстоит дело с премиями к знаменательным датам?

Некоторые компании выплачивают премии к знаменательным датам (к 8 Марта — Международному женскому дню, 9 Мая — Дню победы, 12 — Дню России) или к профессиональным праздникам (29 Марта — День юриста, 24 Мая — День кадрового работника, 16 Сентября — День работников леса). Включение данных выплат в расходы однозначно вызовет претензии контролирующих органов.

Важно учитывать, что, по мнению Минфина России, данные выплаты не связаны с производственными результатами и не являются стимулирующими. Поэтому работодатель не вправе учитывать их при исчислении налога на прибыль (письма Минфина России от 22 июля 2016 г. № 03-03-06/1/42954, от 9 июля 2014 г. № 03-03-06/1/33167 и др.).

Резюме

Поскольку четких критериев в законодательстве не предусмотрено, при разработке положения о премировании необходимо определить, как и за что выплачивается премия и как она может изменяться в зависимости от финансового положения компании, «сезонности» и иных обстоятельств. Если в деятельности компании невозможно применить количественные показатели, в таком случае работодатель вправе использовать только оценочные показатели.

Сделайте рывок в бухгалтерской карьере. Пройдите онлайн профессиональную переподготовку «Бухгалтер на УСН» (по профстандарту «Бухгалтер», уровень квалификации 5, код А).

Какие в ТК РФ есть основания для лишения работника премии

Лишение премии работника по ТК РФ требует соблюдения ряда правил, невыполнение которых может привести к тому, что невыплата премиальных окажется незаконной. Рассмотрим, что это за правила, в нашей статье.

Где по Трудовому кодексу работодателем устанавливается порядок премирования и лишения премии?

Трудовой кодекс позволяет устанавливать зарплату работника, составляя ее из нескольких частей (ст. 129):

  • оплата собственно за труд;
  • доплаты за особые условия труда;
  • стимулирующие выплаты, среди которых ведущую роль, как правило, играют премии.

Если первые 2 части в достаточной степени регулируются законодательно, то в отношении установления правил премирования работодатель может действовать самостоятельно (ст. 135 ТК РФ), определяя на свое усмотрение:

  • количество, виды и, соответственно, конкретный перечень выплачиваемых премий;
  • периодичность их начисления и круг работников, которые будут иметь право на тот или иной вид премиальных;
  • список тех показателей, выполнение которых влечет за собой возникновение права на получение премии;
  • систему оценки величины премии каждого вида, порядок рассмотрения результатов этой оценки и процедуру, позволяющую работнику эти результаты оспорить;
  • основания, служащие причиной для лишения работника премии.

Внимание! Подсказка от “КонсультантПлюс”
Не будет нарушением, если за особые трудовые достижения вы разово премируете работника, даже в том случае, если специальный порядок премирования не предусмотрен. Это ваше право. (подробнее о поощрении работников деньгами читайте в К+). Пробный доступ к К+ предоставляется бесплатно.

Никаких ограничений для установления правил премирования ТК РФ не содержит, обязывая работодателя только:

  • закреплять их во внутреннем нормативном акте, не запрещая в качестве такого акта использовать и трудовое соглашение с конкретным работником;
  • согласовывать содержание этого акта с представителями трудового коллектива, а для ГУП и МУП — с едиными рекомендациями, разработанными Российской трехсторонней комиссией (состоящей из представителей Правительства РФ, профсоюзов и работодателей) по регулированию социально-трудовых отношений;
  • не ухудшать условия оплаты труда конкретного работника в сравнении с разработанным нормативным актом, а условия этого акта — в сравнении с нормами трудового права;
  • знакомить каждого работника с правилами премирования под расписку.

Таким образом, установление порядка лишения премии работника по ТК РФ — это закрепление правил этой процедуры во внутреннем нормативном акте о премировании.

О том, как рассчитать премию за фактически отработанное время, и об особенностях ее налогообложения расскажет статья «Расчет квартальной премии за фактически отработанное время» .

Основания для депремирования — за что на работе лишают премии?

За что можно лишить премии? Оснований для невыплаты премии множество. Наиболее часто в нормативном акте указывают такие причины, как:

  • наличие у работника в периоде премирования дисциплинарного взыскания;
  • наличие в периоде премирования дисциплинарного проступка (вне зависимости от того, повлек ли он за собой дисциплинарное взыскание);
  • увольнение в период премирования;
  • не полностью отработанный период премирования.

Кроме того, лишение премии может осуществляться по решению руководителя, право на которое:

  • либо закрепляется во внутреннем нормативном акте о премировании в качестве одной или единственной из причин невыплаты премиальных;
  • либо проявляется, если нормативный акт о премировании не содержит описания порядка лишения премии.

Участие работодателя в депремировании по причинам, перечисленным в нормативном акте, может выражаться также в том, что он определяет, на какую часть от общей суммы премиальных происходит лишение работника премии.

Лишение премии — это дисциплинарное взыскание или нет?

Является ли лишение премии дисциплинарным взысканием? Ни в коем случае! Перечень дисциплинарных взысканий строго определен ст. 192 ТК РФ – и лишения премии среди них нет.

Какие виды дисциплинарных взысканий бывают и как они применяются к работникам, читайте в материале «Виды дисциплинарных взысканий по ТК РФ» .

При этом непосредственная связь между дисциплинарным взысканием и лишением премии, как правило, существует, поскольку наличие этого взыскания в составе причин, по которым работник теряет право на премиальные, занимает лидирующую позицию. Однако тут всегда должна соблюдаться определенная последовательность: сначала вынесение дисциплинарного взыскания за проступок, а затем — лишение премии из-за наличия этого взыскания.

Вынесение дисциплинарного взыскания — это право, а не обязанность работодателя (ст. 22 ТК РФ), то есть, рассмотрев обстоятельства совершения проступка, он может и не наказывать работника. Тогда в ситуации, когда руководителем принимается решение о неприменении дисциплинарного взыскания за совершенный проступок, а внутренний нормативный акт предполагает лишение премии именно за наличие взыскания, депремировать сотрудника нельзя. Но если в качестве основания для лишения премии в нормативном акте указан дисциплинарный проступок, то вне зависимости от того, последует ли наказание за него, работник останется без премии.

Дисциплинарный проступок и дисциплинарное взыскание оформляются по определенным правилам, которые следует неукоснительно соблюдать, чтобы работник не смог оспорить установленный факт совершения проступка и законность применения взыскания и, соответственно, не смог претендовать на признание неправомерным лишения премии ни по одному из этих оснований.

Потеря премии за нарушение трудовой дисциплины — можно ли отразить выговор и лишение премии в одном приказе?

Допустимо ли отражение решений о вынесении дисциплинарного взыскания (выговора) и о лишении премии одновременно в одном приказе? Делать этого не стоит, т. к. вынесение выговора и лишение премии — процессы хотя и взаимосвязанные, но между ними должно существовать четкое разделение по причинно-следственным связям:

  • дисциплинарное взыскание — это следствие совершения дисциплинарного проступка;
  • депремирование — следствие наличия дисциплинарного взыскания, которое оформлено с соблюдением всех правил вынесения такого наказания и предусмотрено как основание для лишения премии внутренним нормативным актом о премировании либо соответствует законно принятому решению работодателя.
Читайте также:
Договор ипотеки на земельный участок: образец и порядок заключения, а также список документов, составление заявки и требования к заемщику

Следует также помнить, что распорядительную часть любого приказа предваряет преамбула, в которой излагаются основные причины, побудившие к составлению этого документа. В приказе, посвященном выговору, такой причиной будет совершение дисциплинарного проступка. Если распорядительная часть этого приказа содержит также пункт о лишении премии, то получится, что депремирование является следствием совершения дисциплинарного проступка, т. е. тоже представляет собой наказание за проступок.

Вместе с тем ТК РФ не только категорически запрещает расширять перечень наказаний за нарушения трудовой дисциплины (ст. 192), но и требует соблюдения (ст. 193):

  • принципа соответствия количества наказаний количеству проступков;
  • регламентированной законодательно процедуры ознакомления работника с вынесением ему дисциплинарного наказания (в частности, работник должен ознакомиться с приказом под расписку в течение 3 рабочих дней, в противном случае работодатель составит акт об отказе).

Таким образом, важно соблюдать последовательность при составлении организационно-распорядительных документов в ходе лишения премии за нарушение трудовой дисциплины.

Что делать, если премиальных лишили без ознакомления с приказом?

Может ли работодатель лишить премии без приказа? Да, это возможно. В ситуации, когда во внутреннем нормативном акте о премировании, с которым работника своевременно ознакомили под расписку, в числе причин лишения премии есть та, по которой ему не начислили бонус за соответствующий период, составление отдельного приказа не нужно. В этом случае должна документально подтверждаться причина — основание для неначисления премии. Работнику, не согласному с тем, что его лишили премии, придется оспорить не причину ее неначисления, а правомерность возникновения того основания, по которому стало возможным лишение.

Наличие приказа о депремировании становится обязательным, когда решение о невыплате работнику премии принимается работодателем. Это возможно в таких ситуациях:

  • когда основание для лишения премии отсутствует в перечне, приведенном в нормативном акте о премировании, но этот же акт дает руководителю право на принятие решения о депремировании;
  • когда в нормативном акте о премировании в качестве единственной причины лишения премии указывается решение об этом, принятое руководителем;
  • когда за руководителем закреплено право устанавливать величину той доли, на которую уменьшается сумма премиальных при наступлении оснований, предусмотренных для депремирования нормативным актом;
  • когда в нормативном акте о премировании основания для лишения премии не указаны вообще.

Внимание! Образец от “КонсультантПлюс”
См. образец приказа о лишении премии от К+. Получите прямо сейчас пробный доступ к К+ бесплатно.

Таким образом, когда работника не знакомят с приказом о лишении премии, это не всегда является незаконным. Поэтому прежде чем обращаться с претензиями к работодателю (в инспекцию по труду или в суд), следует внимательно прочитать текст существующего внутреннего нормативного акта о премировании.

Как сформулировать основание, позволяющее не выплачивать премию за невыполнение должностных обязанностей (образец)?

Можно ли лишить премии работника за невыполнение должностных обязанностей? Напрямую это сделать нельзя, поскольку невыполнение должностных обязанностей — это дисциплинарный проступок, который может иметь следствием дисциплинарное взыскание. А уже на основании наличия дисциплинарного взыскания или дисциплинарного проступка работника можно лишить премии за период, в котором имеет место это взыскание или проступок. Основанием может послужить:

  • указание дисциплинарного взыскания (проступка) в перечне причин для лишения премии в нормативном акте о премировании;
  • принятие решения о депремировании в связи с наличием дисциплинарного взыскания (проступка) работодателем либо в силу права, предоставленного ему нормативным актом о премировании, либо по причине отсутствия в нормативном акте перечня оснований для лишения премии.

В первом случае никаких дополнительных формулировок не потребуется: основание, описанное, например, как «лишение права на получение премии при наличии дисциплинарного взыскания в периоде премирования», присутствует в перечне причин для депремирования в тексте внутреннего нормативного акта. И другие документы для лишения премии здесь не нужны.

Во втором случае будет издан приказ руководителя. Текст его может быть сформулирован, например, так: «В связи с привлечением Петрова И. И. к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение им должностных обязанностей в 1-м квартале 2017 года (приказ от 14.02.2017 № 11-ок) лишить Петрова И. И. 30% квартальной премии, причитающейся ему за 1-й квартал 2017 года».

Могут ли беременную лишить премиальных за опоздание?

Можно ли беременную лишить премии в связи с нарушением ею трудовой дисциплины, в частности из-за опоздания? Да, можно.

Беременность не дает права на наличие какого-либо особого отношения к женщине, ожидающей ребенка. Поэтому если нарушение трудовой дисциплины (т. е. дисциплинарный проступок) имело место и это основание присутствует в числе причин, обозначенных во внутреннем нормативном акте как приводящее к лишению премии, то депремирование обязательно последует.

Его может не быть, если в качестве основания для невыплаты премиальных в нормативном акте указано наличие дисциплинарного взыскания. В этом случае, если при совершении проступка нет решения о наказании за него, не будет и лишения премии.

Депремирование за недостижение премиальных показателей — можно ли лишить коллектив 100 процентов квартальной премии?

Могут ли лишить премии весь коллектив? Могут. Только в этом случае неначисление премии не будет рассматриваться как ее лишение. Просто не возникнет оснований для того, чтобы вопрос о начислении премии за соответствующий период вообще рассматривался.

То есть во внутреннем нормативном акте может быть зафиксировано, что квартальная премия начисляется только в том случае, если деятельность работодателя за этот квартал привела к определенному финансовому результату (например, период завершен с прибылью или объем выручки и величина прибыли характеризуются запланированными показателями роста). Если показатели не выполнены, то начислять премию за соответствующий квартал не будут всему коллективу.

Аналогичная ситуация может возникнуть в отношении отдельных работников, если в качестве условия, дающего право на начисление им премии, во внутреннем нормативном акте указано выполнение ими определенного набора показателей. То есть работника не лишают премии — у него не возникает права на нее, потому что его деятельность за соответствующий период не отвечает определенным критериям. Например, из 5 обязательных показателей, по которым оценивается работа, работником выполнены только 3.

Читайте также:
Косметический калькулятор срока годности косметики: как узнать дату выпуска по батч коду

Подробнее о структуре нормативного документа, предусматривающего использование набора показателей для оценки права работника на получение премии, читайте в статье «Положение о стимулирующих выплатах с критериями эффективности».

Когда лишение премии расценивается как незаконное?

Незаконным лишение премии можно считать в таких случаях:

  • Основание для лишения премии отсутствует в перечне, приведенном в тексте существующего у работодателя внутреннего нормативного акта, и работодателю этот акт не предоставляет права принимать решения в отношении невыплаты премиальных.
  • Не оформлены должным образом документы для депремирования на основании наличия дисциплинарного взыскания у работника или совершения им дисциплинарного проступка.
  • Отсутствует приказ о лишении премии в случае, когда оформление такого документа является обязательным (т. е. когда решение о депремировании или о величине доли снижения премии принимает работодатель).
  • Лишение премии происходит без ознакомления работника с приказом о депремировании в ситуациях, когда издание такого приказа оказывается обязательным.

Итоги

Положения ТК РФ обязывают работодателя самостоятельно разрабатывать правила премирования работников, закрепляя их во внутреннем нормативном акте. В эти правила обычно включают и раздел, посвященный ситуациям, в которых работник лишается права на получение премиальных. Чаще всего потеря премии привязывается к совершению дисциплинарных проступков или наличию взысканий за них, что требует особой тщательности при оформлении всех процедур, связанных с нарушениями дисциплинарного характера. Для ряда ситуаций необходимо издание приказа о лишении премии, и отсутствие такого приказа в этих случаях делает невыплату премии незаконной.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Уменьшение премии работникам: когда это возможно

В каких случаях работодатель может снизить размер премии? К какому выводу пришел Верховный суд Республики Коми в Апелляционном определении от 07.11.2019 № 33-6593/2019 при рассмотрении вопроса о правомерности и обоснованности уменьшения отдельным сотрудникам размера премии, ранее утвержденного работодателем?

Начисление премии работникам.

Премия является стимулирующей выплатой, входящей в состав заработной платы (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).

К сведению:

Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ). В свою очередь, системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).

Не начислить работнику премию (лишить его премии) можно, если она не отнесена работодателем к обязательным выплатам. В этом случае в трудовом договоре указывается, что заработная плата состоит из должностного оклада, а премия может быть выплачена работнику в соответствии с положением о премировании. При этом согласно положению о премировании премия может быть выплачена работнику, в частности, при финансовых возможностях по решению руководителя.

К сведению:

Неначисление или снижение премии – не дисциплинарное взыскание, а иная мера воздействия на работника, поэтому соблюдение процедуры, установленной для применения дисциплинарного взыскания ст. 193 ТК РФ, не требуется, если иное не закреплено в локальном нормативном акте, предусматривающем систему премирования (ст. 192 ТК РФ).

Лишение (неначисление) премии должно быть основано на законе или локальном нормативном акте, преследовать легитимную цель и быть соразмерным нарушению, если они взаимосвязаны.

По мнению арбитров:

если в трудовом договоре и локальном нормативном акте прописано только то, что премии устанавливаются приказом работодателя в зависимости от результата работы каждого работника, право оценки выполнения работником трудовых обязанностей остается за работодателем (Апелляционное определение Московского городского суда от 08.08.2018 по делу № 33-30558/18);

работодатель не обязан делать премиальные расчеты прозрачными (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.07.2018 по делу № 33-32564/2018).

В трудовом законодательстве порядок оформления лишения премии или снижения ее размера не установлен. Поскольку сама система премирования регулируется на уровне локальных нормативных актов, лишение работника премии или уменьшение ее размера тоже должно опираться на положения соответствующих локальных актов, поэтому в приказе о премировании не требуется указывать данные о том, на каком основании конкретному работнику не начислена премия или снижен ее размер (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

К сведению:

Во избежание споров с работниками целесообразно подробно описать в локальном нормативном акте организации основания для неначисления (лишения) премии. Например, работодателем могут быть закреплены условия лишения работника премии или снижения ее размера в зависимости от наличия дисциплинарного проступка (Информация Роструда от 10.12.2018). Если впоследствии работник будет лишен премии по основанию, не предусмотренному ЛНА, суд может принять решение о доначислении премии (Апелляционное определение Оренбургского областного суда от 28.06.2017 по делу № 33-4450/2017).

Как оформить неначисление (лишение, уменьшение размера) премии? При составлении локального нормативного акта работодатель не должен допускать дискриминации в сфере труда. Премирование должно производиться на тех условиях, которые указаны в ЛНА, и эти условия должны быть одинаковыми для всех работников, а уменьшение премии для отдельного работника должно быть мотивированным. В Апелляционном определении от 07.08.2018 по делу № 33-7507/2018 Новосибирский областной суд, согласившись с доводами работника, отметил: включение в локальный нормативный акт условия, при котором работник, отработавший неполный год, не вправе претендовать на начисление премии по итогам года, носит дискриминационный характер и противоречит ст. 8 и 132 ТК РФ. Сотрудник отработал значительный период от отчетного, за который другим работникам начислена премия. Каких-либо доказательств отсутствия личного вклада сотрудника в выполнение работы не представлено. Не было подтверждения и того, что имелись основания, связанные с деловыми качествами сотрудника, исключающими начисление премии по итогам работы за год. Следовательно, прекращение трудового договора по общему смыслу закона не лишает работников права на получение соответствующего вознаграждения за труд, в том числе в части стимулирующих выплат, за фактически отработанное время.

Трудовым законодательством не установлен порядок оформления неначисления или снижения размера премии. Издание отдельного приказа не требуется. Также не предусмотрено указание в приказе о наложении дисциплинарного взыскания факта лишения работника премии.

Система премирования регулируется на уровне локальных нормативных актов, следовательно, неначисление или снижение размера премии должно опираться на положения соответствующих ЛНА. Например, согласно локальному нормативному акту о премировании:

Читайте также:
Договор пожертвования денежных средств образовательному учреждению на определенные цели - бланк 2022

наличие опозданий на работу исключает начисление премии целиком – при издании приказа о премировании за соответствующий период работника, совершившего данное нарушение, не указывают в списке тех, кто представлен к премированию;

при наличии опозданий премия начисляется с пониженным коэффициентом – в приказе о премировании прописывается снижение премии в отношении работников, допустивших опоздания.

В приказе о премировании не предусмотрено указывать данные о том, на каком основании конкретному работнику не начислена премия или снижен ее размер. Однако такая информация должна содержаться в распорядительных документах за расчетный период:

если у работника были взыскания (с наличием которых связано неначисление премии) – основанием служат приказы о взысканиях;

К сведению:

При отсутствии доказательств наличия оснований для неначисления или снижения размера премии работник может взыскать неполученную премию в судебном порядке (Письмо Минтруда РФ от 14.03.2018 № 14-1/ООГ-1874).

Арбитры о произвольном снижении размера премиию

Верховный суд Республики Коми в Апелляционном определении от 07.11.2019 по делу № 33-6593/2019 признал незаконным произвольное уменьшение размера премии отдельным сотрудникам.

Суть дела заключалась в следующем. По условиям трудового договора работникам организации установлена заработная плата, состоящая из оклада и ежемесячной премии, размер которой определяется согласно положению о премировании. В соответствии с этим положением руководителям, специалистам и служащим:

выполнившим установленные показатели – премия выплачивается в размере до 30 % оклада;

виновным в производственных упущениях в работе – размер премии снижается в соответствии с приложениями 1 – 3 к положению о премировании.

Приложением 2 к названному положению установлено, что размер премии может быть уменьшен до 100 % руководителям структурных подразделений, специалистам и служащим, виновным в производственных упущениях, поименованных в этом приложении.

Приказом руководителя организации всем работникам была утверждена премия в максимальном размере, но затем некоторым сотрудникам размер премии был снижен без каких-либо оснований.

Арбитры отметили, что уменьшение премии без каких-либо оснований является нарушением трудового права. Несмотря на наличие у работодателя права на определение размера премии работникам, оно не может быть произвольным, а должно быть обосновано, прежде всего, качеством работы конкретного работника, его отношением к труду, вкладом в общую работу организации.

Если работодатель с учетом достигнутых в данном месяце показателей и существующего финансового положения считает необходимым установить большинству работников организации максимально предусмотренный положением о премировании размер премии, отклонение от указанного размера в меньшую сторону должно быть мотивированным.

Кроме того, установление размера премии без привязки к каким-либо обстоятельствам, поименованным в положении о премировании (приложениях к нему), не соответствует основным принципам правового регулирования трудовых отношений (ст. 2 ТК РФ).

Изучив материалы дела, судьи указали, что снижение ранее утвержденного локальным нормативным актом размера премии должно быть обусловлено либо невыполнением установленных показателей, либо совершением упущений, перечисленных в приложениях к утвержденному положению. При отсутствии таких оснований уменьшение размера премии сотрудникам неправомерно.

Как бухгалтеры и кадровики прокалываются при выплате премий

Работник уволился и подал иск на 28 млн рублей о выплате годовой премии. Работодатель суд выиграл, потому что по внутренним документам компании выплата премий — право, а не обязанность работодателя, премии зависят от нескольких факторов и не являются безусловными. См. Апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-13240/2020.

Если вы применяете премирование с пользой для фирмы, вам это все давно известно, а если только собираетесь — может быть полезно.

В статье узнаете

Как оформлять, чтобы менять условия премирования в любой момент

Работодатели устанавливают премии в Трудовых договорах или Локальных нормативных актах. Лучше устанавливать в Локальном нормативном акте (ЛНА).

Локальный акт работодатель принимает сам, работников с ним просто знакомит. А чтобы изменить условия премирования, установленные трудовым договором, нужно собрать согласия со всех работников. Если кто-то не согласен, уведомить его за 2 месяца, обосновать изменения условий премирования сменой технологических или организационных условий труда по ст. 74 ТК РФ. Работник еще получит право отказаться от продолжения трудовых отношений. Сможет потом обратиться в суд и оспаривать прекращение трудового договора. Поменять локальный акт проще.

При этом премии все равно нужно упомянуть в трудовом договоре. Почему это важно, разобрали вот здесь.

Ст. 57 ТК РФ требует указывать в трудовом договоре условия оплаты труда. Речь и об окладах, и о поощрительных выплатах — премиях. Если условия оплаты не указать в трудовом договоре, то при проверке инспекция труда оштрафует. Штрафы для директора от 10 тыс.рублей, для организации выше. Оштрафовать смогут только в течение года с даты заключения ТД.

Есть и налоговый риск. По ст. 255 НК РФ только предусмотренные трудовым договором выплаты можно включить в состав расходов на оплату труда и учесть в расчетах по налогу на прибыль или УСН.

Но тут есть хитрость. Премии можно упомянуть в трудовом договоре, а конкретный размер, условия премирования установить отдельным документом. Это соответствует ст. 135 ТК РФ: «системы премирования устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами…»

Об этом же писал Роструд в письмах 395-6-1 от 19.03.12, 428-6-1 от 22.03.12: «Конкретный размер тарифной ставки или должностного оклада указывается непосредственно в трудовом договоре. Что касается доплат, надбавок и поощрительных выплат, полагающихся работнику, то они могут быть прямо указаны в трудовом договоре либо в нем может быть сделана отсылка к соответствующему локальному нормативному акту или коллективному договору, предусматривающим основания и условия их выплаты. В последнем случае работник должен быть ознакомлен с содержанием локальных нормативных актов и коллективным договором под роспись».
И Минфин в письме от 01.04.11 № КЕ-4-3/5165: «если в трудовом договоре закреплено, что работнику полагается денежная премия в рамках системы оплаты труда, то такая премия учитывается в составе расходов на оплату труда в целях налогообложения прибыли».

И тут легко совершить ошибку. Надо упомянуть премии так, чтобы локальный акт о премировании не стал частью трудового договора. Иначе изменить такой ЛНА сможем только с согласия работника и в том же порядке, что трудовой договор.

Вот примеры, как формулируют условия премирования в трудовом договоре:

Формулировка в договоре Как поменять условия премирования
Порядок премирования установлен Положением о премировании № 5 от 01.06.2021. Собрать со всех работников согласия с новой редакцией Положения о премировании
Условия премирования установлены в Положении о премировании, являющемся неотъемлемой частью настоящего трудового договора.
Работнику могут быть выплачены стимулирующие, компенсационные и поощрительные начисления, бонусы и премии (единовременные и периодические), установленные внутренними документами работодателя, а также иные выплаты, которые утверждаются работодателем. Меняете без согласия, просто знакомите работников с новым Положением о премировании.
Читайте также:
Постановка на учет мотоцикла - документы и порядок действий

Собирать согласия или знакомить с локальными актами ваше дело. Сделать это за пару кликов поможет кадровый электронный документооборот в СБИС.

Вы загружаете Положение в СБИС. Работник подписывает его с телефона или рабочего компьютера. У вас появляется лист ознакомления или допсоглашение к трудовому договору с электронными подписями работников.

Положение о премировании в СБИС

Как премировать, чтобы не придралась налоговая

Выплаченные работнику премии работодатель учитывает в расходах по налогу на прибыль или УСН по ст. 255 НК РФ, платит с них страховые взносы по ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 закона 125-ФЗ, удерживает НДФЛ по ст. 210 НК РФ.

Если премия не связана с производственной деятельностью, ее нельзя учитывать в расходах по налогам, но и платить страховые взносы с нее не нужно. НДФЛ придется удерживать в любом случае.

Иногда выгоднее оформить не премию, а подарок по договору дарения. Например, подарить сотруднику деньги на день рождения или 8 Марта. Тогда не придется платить страховые взносы. С первых 4 тыс. рублей не надо удерживать НДФЛ по п. 4 ст. 420 НК РФ. Но и в расходы по налогу на прибыль учесть не получится.

Прикинем налоговую нагрузку для выплаты в 8 тыс. рублей.

Обычная «Непроизводственная» Подарок
Страховые взносы 2416
НДФЛ 1040 1040 520
Налог на прибыль 20% -2083
Налоговая нагрузка 1373 1040 520

Как сделать так, чтобы премии учитывали в расходах по налогу

  1. Предусмотреть премии в ТД или ЛНА.
  2. Увязать премии с производственными результатами по ст. 255 НК РФ.

Ст. 255 Налогового кодекса РФ: «К расходам на оплату труда в целях настоящей главы относятся, в частности: 2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели».

Если эти условия не выполнены, премии в расходах не примут. Минфин регулярно на это указывает. Какие премии не принимают:

  • Премия за победу организации в публичном конкурсе не предусмотрена ЛНА или ТД. См. Письма Минфина от 08.05.20 № 03-03-06/1/37404, от 08.07.19 № 03-03-06/1/49986, от 01.04.11 № КЕ-4-3/5165.
  • Премия к юбилею организации, на день рождения не связана с производственной деятельностью , не стимулирует трудиться. Письма Минфина 03-03-06/1/33167 от 09.07.14., 03-03-06/1/42954 от 22.07.16.

Когда можно не платить страховые взносы

За премии, не связанные с производственной деятельностью, страховые взносы не нужно платить. Хотя Минфин и ФСС считают, что платить надо всегда и облагать взносами надо все виды премий. См. Письмо Минфин 03-15-06/76608 от 25.10.18, Письмо ФСС РФ 02-09-11/06-5250 от 14.04.15. Поэтому важно во внутренних документах компании назвать премии так, чтобы они подтверждали «непроизводственный» характер премии, не являлись «стимулирующими».

Что делают работодатели, чтобы не платить страховые взносы за премии:

Вид премии Формулировка в ТД, ЛНА
За участие в публичном конкурсе В трудовые обязанности воспитателя не входит участие в различных конкурсах. См. Определение ВС РФ 310-КГ15-6710 от 26.06.15.
К юбилейным датам Премия не зависит от квалификации работников. Выплачиваются «суммы единовременного вознаграждения по случаю юбилейной даты со дня рождения 55 лет (для женщин) и 60 лет (для мужчин), или в связи с юбилеем трудовой деятельности на предприятии». См. Определение ВС РФ 304-КГ14-4977 от 11.12.14.

Когда можно не платить НДФЛ

С премий НДФЛ надо удерживать всегда (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ). НДФЛ облагаются премии годовые, квартальные, премии к юбилею организации, дню рождения сотрудника и иные.

Чтобы сэкономить на НДФЛ, некоторые работодатели оформляют не премии, а подарки по договору дарения. Например, дарят сотруднику деньги на день рождения или на 8 Марта. За подарки сотрудникам не платят страховые взносы, НДФЛ с суммы до 4 тысяч рублей, но и не учитывают в расходах по налогу на прибыль или УСН.

Тут надо помнить, что при проверке налоговая может усмотреть в подарках связь со стимулирующими выплатами и доначислить и взносы, и НДФЛ. Как произошло вот в этом деле. Налоговая доказала, что размер подарков зависел:

  • от занимаемой должности, квалификации (уборщице платили меньше, бухгалтеру больше);
  • стажа работы на предприятии (новичкам подарки не дарили);
  • фактического трудового вклада работника в конкретном периоде (декретницам дарили меньшие суммы).

Как премировать, чтобы премию не отсудил работник

Как угодить налоговой, разобрались. Но с работниками в 10 раз сложнее. Они увольняются, а потом идут в суд и требуют от работодателя заплатить годовую премию или взыскивают премии, которые их лишили за прогул.

Чтобы не платить лентяям

Премия должна быть привязана к каким-то критериям. Если не привязать и просто платить регулярно, суды посчитают такую премию гарантированной частью зарплаты и взыщут по иску работника.

Например, вот в этом деле работодатель отстоял 2,7 млн рублей годовой премии за счет многоуровневого расчета. Премия зависела от должностного оклада, коэффициента за фактически отработанное время, корпоративных KPI и индивидуальных показателей бонусного плана результатов деятельности работника, исполнения ковенанта, EBITDA, свободного денежного потока, производительности труда, уровня вовлеченности персонала, исполнительской дисциплины.

Многоуровневые критерии премирования защищают работодателя, но усложняют расчет премий. Чтобы не тратить время кадровика и бухгалтера, учитывайте критерии автоматически в СБИС. За пару кликов настройте собственные алгоритмы расчета KPI или используйте шаблоны системы. Смотрите результаты работы каждого сотрудника в режиме реального времени.

Чтобы не платить уволившимся

По иску бывшего работника суд может взыскать годовую, ежеквартальную премию, даже если приказ о премировании издан после увольнения. Хотя Минтруд считает, что в такой ситуации уволившийся работник не имеет права на премию.

Если приказ о премировании работников предприятия был издан после увольнения данного работника, то оснований для включения его в приказ не имеется, так как на момент издания приказа он не состоит с организацией в трудовых отношениях. Письмо Минтруда 14-1/ООГ-1874 от 14.03.18.

Из-за каких формулировок в локальных актах работодатели проигрывают суды:

Работники взыскивают премии Работники проигрывают
Премии — обязанность работодателя, а не право
Работодатель выплачивает премию в размере 50% от оклада. Работнику также могут быть выплачены другие выплаты, предусмотренные ЛНА банка и действующим законодательством РФ. Определение СК Верховного суда РФ 69-КГ17-22 от 27.11.17.
Работник имеет право на премию в размере 3 окладов в год. Работнику могут быть выплачены премии на условиях, установленных внутренними документами компании. Дело Московского городского суда 33-13240/2020. Премирование работников по результатам их труда является правом, а не обязанностью компании и зависит от количества и качества труда работников, финансового состояния компании и прочих факторов, оказывающих влияние на сам факт и размер премирования. Окончательное решение о выплате премии участникам принимает Компенсационный Комитет. 28 млн рублей выиграл работодатель с этой формулировкой. Апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-13240/2020.
Премия не зависит от сохранения трудовых отношений
Премирование работников производится по итогам работы за год с учетом отработанного времени и вклада каждого работника в результаты производственной деятельности. Апелляционное определение ВС Республики Карелия от 25.09.18 по делу 33-3344/2018. Премия по итогам работы за отчетный период (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год) выплачивается работникам, работающим на момент издания приказа за фактически отработанное время. Апелляционное определение Московского городского суда от 22.09.17 по делу 33-38028/2017.
Работникам, уволенным по собственному желанию, отработавшим полный отчетный год, годовая премия по КПЭ может выплачиваться по решению директора с учетом выполнения прочих условий выплат. Апелляционное определение Смоленского областного суда 33-4155/2016.
Цель премирования — только стимулировать к работе, а не работе в этой организации
Право на получение квартальных и годовой премий имеют штатные работники общества, работники, которые состояли в трудовых отношениях с обществом, отработавшие не меньше половины расчетного периода плюс 1 день или весь оцениваемый период, прошли процедуру оценки результатов работы, но до момента издания приказа о выплате премии прекратили трудовые отношения с обществом и были уволены по указанным в Положении основаниям, предусмотренным ТК РФ. Работникам, которые уволены по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, выплата не производится. Апелляционное определение Хабаровского краевого суда дело 33-4342/2014. Выплата премий производится работникам, отработавшим в обществе не менее 3 месяцев, получившим оценку производственной деятельности и состоящим в трудовых отношениях с обществом на дату подписания указа о премировании. См. дело Московского городского суда 33-31774/19.
Читайте также:
Договор пожертвования денежных средств образовательному учреждению на определенные цели - бланк 2022

Премии директору

Директор тоже работник и тоже получает премии. К его премиям может придраться налоговая или собственник бизнеса.

Налоговый риск

Налоговая может не принять в расходы в целях налогообложения премию директора, если он одновременно является единственным учредителем общества. См. письмо Минфина РФ № 03-11-06/2/7790 от 19.02.15.

Как избежать. Установить критерии премирования в привязке к производственной деятельности, финансовому результату, чтобы выплата соответствовала ст. 255 НК РФ.

Претензии собственников бизнеса

Участник фирмы может потребовать от директора вернуть премию, если премия выплачена:

  • «В условиях конфликта между интересами общества и руководителя».
    Верховный суд взыскал с бывшего директора 4,9 млн рублей. Акционеры могут оспорить премию директора, даже когда она одобрена Советом директоров.
  • Без одобрения собственником.
    Верховный суд признал недействительным решение Совета директоров о премировании директора на 10 млн рублей, поскольку по подп. 11 п. 1 ст. 48 Закона об акционерных обществах распределение прибыли общества является исключительной компетенцией общего собрания акционеров, а акционеры премии не одобряли.

Как избежать. Одобрять премии, как установлено Уставом и законами «Об ООО», «Об акционерных обществах».

Как правильно лишать премии

Именно «лишить» премии нельзя. Нет такого вида наказания в Трудовом кодексе. Можно премию не выплатить по основаниям, указанным в ЛНА. Например, если работник не выполнил критерии премирования или имел дисциплинарные взыскания. Но тут опять все зависит от формулировок ЛНА, иначе работник сможет взыскать в суде неполученную премию. Разберем ошибки работодателей.

Сделал премию обязательной

Формулировка ТД или ЛНА: «работодатель обязан выплачивать премию 50% от оклада» или «работнику гарантируется премия в размере 2 окладов».

В чем ошибка: премия стала гарантированной частью заработной платы.

Как писать: «работодателя вправе выплачивать премии» или «премии могут выплачиваться работодателем».

Запретил для совместителей

Формулировка ТД или ЛНА: «совместитель не имеет права на премию».

В чем ошибка: дискриминация.

Как писать: «выплата премий производится работникам, выполняющим не менее 100 нарядов за месяц» или «перевозящим не менее 10 т груза», иные факторы, которых совместителю не достигнуть из-за нагрузки.

Не платит новичкам

Формулировка ТД или ЛНА: «премия не выплачивается работникам на испытательном сроке».

В чем ошибка: дискриминация.

Как писать: «выплата премий производится работникам, отработавшим в обществе не менее 3 месяцев, получившим оценку производственной деятельности». Привязка к производственным факторам.

Связал с личностью работника

Формулировка ТД или ЛНА: просто не заплатил Иванову, а Петрову заплатил.

В чем ошибка: дискриминация конкретного работника, не получившего премию на фоне всех остальных, премию получивших. Суд взыщет такую премию.

Как писать: Премия не выплачивается в полном размере сотруднику, имеющему дисциплинарные взыскания«. Или «если сотрудник не выполнил условия KPI, результат работы отдела ниже запланированного, финансовый результат компании отрицательный, нецелесообразно выплачивать премию с учетом перспектив развития компании».

Чтобы работник потом не сказал, что не видел планы работ, не знал условия KPI, заранее знакомьте с заданиями и условиями премирования. Это можно сделать за пару кликов, если отправлять электронно в системе кадрового электронного документооборота СБИС.
Подключить электронный документооборот СБИС

Как изменить условия премирования

Порядок изменения стимулирующих выплат зависит от того, каким документом они введены в действие.

Премия установлена локальным нормативным актом

Для изменения условий работодатель:

  • утверждает новую редакцию Положения о премировании;
  • знакомит с ним работников.

Если работник не согласен на изменения и не хочет подписывать Положение, работодатель составляет Акт об отказе от ознакомления. И Положение начинает действовать для этого работника.

Чтобы не тратить время на подписание бумаг, знакомьте работников с кадровыми документами электронно в системе кадрового электронного документооборота СБИС.

Премия установлена в трудовом договоре

Для изменения условий работодатель:

Подписывает у работника дополнительное соглашение к ТД, и только тогда условия премирования изменяются.

Если работник не согласен на изменения , работодатель действует по ст. 74 ТК РФ:

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: