Как бухгалтеру защититься от штрафов за персональные данные

Новые правила обработки и распространения персональных данных с 1 марта 2021 года

С 1 марта 2021 года вступили в силу новые правила обработки и распространения общедоступных персональных данных. Рассказываем, что изменилось в работе с общедоступными личными сведениями граждан, и какие штрафы теперь грозят за нарушение правил сбора и распространения таких персональных данных.

Изменения в законе о персональных данных с 1 марта 2021 года

Федеральный закон № 519-ФЗ от 30.12.2020 дополнил закон о персональных данных новой статьей 10.1, которая регулирует порядок обработки персональных данных, разрешенных гражданами для распространения.

Под персональными данными, разрешенными для распространения, понимается любая открытая информация о человеке, в том числе его контактные данные. При этом под распространением персональных данных понимаются действия, направленные на раскрытие этих данных неопределенному кругу лиц (п. 5 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Таким образом, говоря о персональных данных, разрешенных для распространения, всегда имеются в виду общедоступные сведения о человеке, получить которые может неограниченный круг лиц. То есть практически любой желающий. Именно порядок обработки таких данных и регулирует новый закон. И хотя неограниченный доступ к такой информации осуществляется с согласия самих граждан, до последнего момента такое согласие могло получаться операторами персданных по умолчанию. Например, давая согласие на обработку персональных данных какому-либо сайту, магазину или банку, гражданин зачастую автоматически соглашался на распространение информации о себе среди неограниченного круга всех прочих лиц. При этом о предоставлении неограниченного доступа к своей личной информации он мог и не догадываться.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. С 1 марта 2021 года изменился порядок обработки персональных данных, разрешенных гражданами для распространения.

2. Согласие на распространение персональных данных теперь оформляется отдельно от всех прочих соглашений, связанных с обработкой персональных данных.

3. Получить согласие гражданина на предоставление неограниченного доступа к его личной информации в рамках разрешения на обработку персданных нельзя. Нужно заключить отдельное соглашение, в котором гражданин четко дает понять, к каким конкретно сведениям и в каком объеме он разрешает неограниченный доступ третьих лиц.

4. Конкретные требования к содержанию согласия на обработку данных, разрешенных для распространения, будут установлены отдельным приказом Роскомнадзора.

5. Гражданин вправе установить запрет на передачу (кроме предоставления доступа) своих общедоступных данных неограниченному кругу лиц.

6. По новым правилам физлицо в любое время может обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан в течение трех рабочих дней изъять эти сведения из общего доступа.

7. Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет штраф для ИП и должностных лиц организаций от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.

Существующий правовой пробел позволял любым третьим лицам осуществлять сбор и последующее бесконтрольное использование общедоступных персональных сведений, в том числе и в социальных сетях. Причем собранные таким образом сведения зачастую используются третьими лицами в целях, отличных от цели их первоначального распространения, – для рассылки рекламы, предложения услуг и т.д.

Новые правила исключают для операторов персданных и третьих лиц подобную возможность и устанавливают четкие правила дачи согласия на распространение и обработку общедоступных личных сведений.

Одновременно вступившие в силу поправки регламентируют процедуру отзыва согласия на распространение общедоступных персональных данных, а также определяют последствия несоблюдения операторами порядка получения согласия на их обработку и распространение.

Все это позволит избежать бесконтрольного использования третьими лицами общедоступных сведений о гражданах вопреки целям их первоначального получения и обработки.

Согласие на обработку данных, разрешенных к распространению

Теперь согласие на распространение персональных данных оформляется отдельно от всех прочих соглашений, связанных с обработкой персональных данных. То есть получить согласие гражданина на предоставление неограниченного доступа к его личной информации в рамках разрешения на обработку персданных нельзя.

shutterstock_1017337375.jpg

Для этого необходимо заключить отдельное соглашение, в котором гражданин четко дает понять, к каким конкретно сведениям и в каком объеме он разрешает неограниченный доступ третьих лиц.

Получение такого согласия автоматом и по умолчанию также не допускается. В этих целях закон прямо установил правило, согласно которому молчание или бездействие физлица ни при каких обстоятельствах не может считаться согласием на обработку его персональных данных, разрешенных для распространения (ч. 8 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным. Согласие во всех случаях должно содержать перечень сведений, разрешенных к распространению среди неограниченного круга лиц. Причем компании, получающие такое согласие, должны обеспечить физлицу возможность самостоятельно определить содержание данного перечня персональных данных. Это значит, что теперь любой магазин, кредитная организация, новостной портал и прочие операторы персданных, запрашивающие согласие на их передачу, обязаны уточнять у гражданина, какие именно сведения о нем можно публиковать и распространять для неограниченного доступа.

Конкретные требования к содержанию согласия на обработку данных, разрешенных для распространения, будут установлены отдельным приказом Роскомнадзора (п. 3 ст. 1 Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020).

В согласии гражданин вправе установить запрет на передачу (кроме предоставления доступа) своих общедоступных данных неограниченному кругу лиц. Это значит, что если в согласии будет установлен подобный запрет, то третьи лица будут иметь доступ к личным данным физлица, но не смогут их передавать другим лицам для дальнейшего использования, обработки и распространения.

Право на установление такого запрета является безусловным. Отказ оператора в установлении данного запрета не допускается (п. 3 ст. 1 Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020). Если гражданин установит в согласии запрет на дальнейшую обработку и распространение своих общедоступных сведений, оператор, первоначально получивший согласие, обязан будет публично уведомить о таком запрете всех третьих лиц.

Читайте также:
Положена ли инвалиду детства дополнительная доля при приватизации?

Информацию об условиях обработки и о наличии запретов в отношении общедоступных сведений оператор персональных данных обязан публиковать не позднее 3 рабочих дней с момента получения согласия на обработку и передачу таких данных неограниченным кругом лиц (п. 10 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Персональные данные − это прямо или косвенно относящаяся к физическому лицу информация, с помощью которой он может быть идентифицирован. К персональным данным относятся ФИО, паспортные данные, ИНН, СНИЛС, дата рождения, адрес (регион, город, улица, дом, квартира), образование, место работы, семейное и социальное положение, сведения о здоровье, уровень дохода и т.д., то есть, любые сведения, по которым можно идентифицировать человека. При этом, чтобы считать данные персональными, их необходимо использовать в совокупности, так как только лишь по фамилии или по данным об образовании идентифицировать личность невозможно.

Если в полученном оператором согласии отсутствует прямое волеизъявление физлица на возможность использования его личных данных неограниченным кругом лиц, то персональные данные могут обрабатываться только самим оператором без права их публикации в открытом доступе (п. 4 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

При этом само согласие на обработку и передачу общедоступных персональных данных должно передаваться непосредственно компании, запрашивающей такое согласие. С 1 июля подобное согласие можно будет передавать через специальный электронный сервис Роскомнадзора.

Отзыв согласия на обработку и распространение общедоступных персональных данных

Важнейшее нововведение Федерального закона № 519-ФЗ от 30.12.2020 – это презумпция неправомерности распространения и обработки общедоступных личных сведений третьими лицами. Гражданам, желающим удалить свои персональные данные из общего доступа, больше не придется доказывать неправомерность их обработки третьими лицами.

Теперь обязанность предоставить доказательства законности распространения и обработки общедоступных персональных данных лежит на каждом лице, осуществившем их распространение (п. 2 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

По новым правилам физлица в любое время вправе обратиться к любому оператору персональных данных с требованием прекратить передачу (распространение, предоставление и доступ) своих общедоступных персональных данных. Обосновывать данное требование не нужно. Оператор персданных обязан удалить персональные данные физлица из общего доступа по факту получения соответствующего требования.

shutterstock_1794229696.jpg

При этом требование о прекращении передачи общедоступных данных должно содержать следующие сведения (п. 12 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):

  • ФИО заявителя;
  • контактную информацию заявителя (номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес);
  • перечень персональных данных, обработка которых подлежит прекращению.

Причем все вышеуказанные персональные данные могут обрабатываться только оператором, которому было направлено требование. С момента получения оператором персданных указанного требования действие согласия физлица на обработку его общедоступных сведений считается прекращенным.

Получив от физлица требование о прекращении передачи общедоступных сведений, оператор персданных обязан в течение трех рабочих дней изъять эти сведения из общего доступа (п. 14 ст. 10.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В противном случае он понесет административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение законодательства в области персональных данных).

Новые штрафы за нарушение правил обработки персональных данных

Неправомерная (без соответствующего согласия) обработка и распространение общедоступных персональных данных, равно как и отказ от их удаления из общего доступа по требованию граждан, влечет для организаций и ИП штрафы по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Эта норма предусматривает для ИП и должностных лиц организаций в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для самих организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.

Но уже с 27 марта 2021 года штрафы за совершение вышеуказанных нарушений будут в значительной степени увеличены (Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ). Так, штраф для ИП и должностных лиц организаций составит от 10 000 до 20 000 рублей, а для организаций – от 60 000 до 100 000 рублей.

Повторное нарушение повлечет взыскание штрафа с должностных лиц организаций в размере от 20 000 до 50 000 рублей, с ИП – в размере от 50 000 до 100 000 рублей, а с организаций – в размере от 100 000 до 300 000 рублей (новая ч. 1.1 ст. 13.11 КоАП РФ).

Одновременно будут увеличены штрафы и за саму обработку персональных данных без получения соответствующего согласия в письменной форме (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ). Сейчас обработка персональных данных без согласия гражданина грозит физлицам штрафом в размере от 3 000 до 5 000 рублей, должностным лицам – от 10 000 до 20 000 рублей, а организациям – от 15 000 до 75 000 рублей. Такие же штрафы назначаются и за обработку персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в согласие.

С 27 марта обработка персональных данных без разрешения повлечет наложение на физлиц штрафа в размере от 6 000 до 10 000 рублей. Должностным лицам организаций и ИП совершение этих нарушений обойдется штрафом в размере от 20 000 до 40 000 рублей, а организациям – от 30 000 до 150 000 рублей.

Как работодателю не налететь на штраф из-за защиты персональных данных

Работодатель, принимая на работу нового сотрудника, запрашивает у него согласие на обработку персональных данных.

Сегодня разберем, что такое персональные данные, какой правовой режим устанавливается в отношении персональных данных и какие обязанности возникают у работодателя.

Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) устанавливает особенности защиты, а также хранения, использования и передачи персональных данных работника в Главе 14 «Защита персональных данных работника». Правила работы с персональными данными содержатся в Федеральном законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Под персональными данными понимаетсялюбая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Т.е. персональными данными является огромное количество информации, позволяющей идентифицировать человека, начиная от даты рождения, фамилии, имени, отчества, и заканчивая информацией о расовой, национальной принадлежности человека, его политических взглядах.

Читайте также:
Невключенный ближний свет в 2022 году: штраф по КоАП РФ за езду без света

Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

  • фамилия, имя, отчество;
  • дата рождения;
  • адрес места регистрации/места жительства;
  • сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, трудовой книжке, документе об образовании, свидетельстве о государственном пенсионном страховании;
  • сведения о трудовом (страховом) стаже;
  • сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
  • сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
  • любые иные сведения, позволяющие определить работника.

В терминах Закона № 152-ФЗ организация-работодатель является оператором персональных данных, так как организует и осуществляет обработку персональных данных, а также совершает иные действия с персональными данными.

Следовательно, работодатель при принятии на работу работника, оформляя должным образом все необходимые документы, будет являться оператором, осуществляющим обработку персональных данных.

Источник получения персональных данных

Источником получения персональных данных о работнике может являться не только он сам. Однако, для исключения возможных неточностей все персональные данные работника следует получать у него самого.

Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных.

Например, если работодатель решит получить дополнительную информацию о профессиональной подготовке работника в другой организации, то ему необходимо получить письменное согласие работника на такой запрос. Для получения согласия работодатель может направить работнику уведомление о получении персональных данных работника от третьих лиц с просьбой дать согласие на получение таких данных.

Работа с персональными данными

Однако из данного правила имеются исключения. В частности, допускается обработка персональных данных в случаях, когда такая обработка необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Данное правило распространяется и на стороны трудового договора, то есть работника и работодателя.

Из сказанного следует, если работодатель получает от работника, хранит и передает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, получение согласия работника на такие действия не требуется.

Возникает большое количество вопросов относительно контактных данных работника, ведь отсутствие такой информации не влечет невозможность исполнения трудового договора. Согласно статье 65 ТК РФ предоставление каких-либо документов с контактными данными не требуется. Поэтому, если работодатель желает получить такого рода информацию (а также иную информацию, неполучение которой не влечет невозможность исполнения договора), ему необходимо получить на это согласие работника.

Между тем, даже если у работника не берется согласие на обработку персональных данных, в целях соблюдения положений статьи 86 ТК РФ работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Статьей 88 ТК РФ установлены требования к передаче персональных данных работника.

Так, работодатель не вправе сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и в иных предусмотренных законодательством случаях.

Были даны разъяснения, в каких случаях при передаче персональных данных работника третьим лицам согласия работника не требуется:

  • в Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд РФ;
  • в банковские организации, открывающие и обслуживающие банковские карты для начисления заработной платы в случаях:
  • когда договор на выпуск банковской карты заключался напрямую с работником и в его тексте предусмотрены положения, предусматривающие передачу работодателем персональных данных работника;
  • наличия у работодателя доверенности на представление интересов работника;
  • когда соответствующая форма и система оплаты труда прописана в коллективном договоре

Доступ к персональным данным работника должен быть разрешен только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.

Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается работодателем за счет собственных средств.

Отдельные вопросы порядка работы с персональными данными

Работодатель вправе обрабатывать персональные данные уволенного работника в случаях и в сроки, предусмотренные федеральным законодательством. К таким случаям, в частности, относится обработка персональных данных для целей бухгалтерского и налогового учета. Также в случаях наличия согласия работника работодатель вправе хранить копию трудовой книжки уволенного работника.

Интересна позиция Роструда при оформлении пропусков для доступа к месту работы, которые представляют собой копию паспорта работника. Так, на сайте Роструда был задан вопрос, нарушает ли положение о защите персональных данных предъявление такого рода пропуска сотрудникам охранной организации (то есть третьему лицу). По мнению Роструда, оформление такого рода пропусков и обязание работников предъявлять такие пропуска сторонней организации возможно только с письменного согласия работника.

Необходимо отметить, что в случае хранения в личном деле каких-либо документов, касающихся родственников работников (например, копия свидетельства о рождении ребенка для получения вычета, копии свидетельства о заключении брака, др.), работодатель должен получить согласие на обработку персональных данных либо от совершеннолетних членов семьи, либо от самого работника, как полномочного представителя своих несовершеннолетних детей.

Кроме того, в целях соблюдения положений законодательства о персональных данных, не допускается издание одного приказа, например, о переводе нескольких работников на новые должности, так как такой приказ будет нарушать конфиденциальность персональных данных: в приказ включается информация о заработной плате каждого работника, а такие сведения не подлежат разглашению третьим лицам.

Многих работодателей интересует вопрос о возможности ведения видеонаблюдения на территории организации и необходимости получения согласия работников. Из статьи 22 ТК РФ вытекает право работодателя осуществлять контроль за трудовой деятельностью работников. Формы такого контроля законодательством не установлены. Они закрепляются локальными нормативными актами, действующими в организации. Следовательно, для введения системы видеонаблюдения работодателю необходимо издать соответствующий локальный нормативный акт, с которым ознакомить работников.

При осуществлении контроля работодатель обязан соблюдать конституционные права граждан, а также требования законодательства о защите персональных данных работников.

Читайте также:
Клиентская служба город Советский Ханты-Мансийский автономный округ

Ответственность за нарушения в сфере обработки персональных данных

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрена ответственность за обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ, либо их обработка, не совместимая с целями сбора персональных данных. Организация по этой норме будет оштрафована на сумму от 30 000 до 50 000 рублей.

Частью 2 статьи 13.11 КоАП РФ выделен самостоятельный состав правонарушения, который образует обработка персональных данных без письменного согласия их субъекта (работника) либо обработка персональных данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в письменное согласие. Должностному лицу компании-работодателя грозит штраф в размере от 10 000 до 20 000 рублей, а организации — от 15 000 до 75 000 рублей.

Сделайте рывок в бухгалтерской карьере. Пройдите онлайн профессиональную переподготовку «Бухгалтер на УСН» (по профстандарту «Бухгалтер», уровень квалификации 5, код А).

Как бухгалтеру избежать штрафа за нарушения при работе с персональными данными

Небольшие организации и индивидуальные предприниматели обычно не уделяют должного внимания защите персональных данных, полагая, что проверки проводятся только у крупных работодателей. Однако для контролирующих органов размер компании и количество работников значения не имеют. Причем, в случае выявления нарушений реальные штрафы грозят не только организации или ИП, но и лицу, ответственному за обработку персональных данных. А им зачастую является бухгалтер. Давайте попробуем разобраться, насколько серьезны штрафы и что должны делать бухгалтеры или кадровики, чтобы их избежать.

Штрафы и проверки

На первый взгляд, штрафы за нарушение правил работы с персональными данными не так уж и высоки. Согласно статье 13.11 КоАП РФ штрафы составляют 5-10 тысяч рублей для организации и 500-1000 рублей для ее должностного лица.

Однако надо учитывать, что этот штраф может налагаться за каждое допущенное нарушение. А правил для тех, кто работает с персональными данными, законодатели установили очень много. Так что 10 тысяч рублей штрафа легко могут превратиться в 50 или 100 тысяч рублей даже в рамках одной проверки. А за год эти суммы могут оказаться еще внушительнее.

Ответственность организации

Кроме того, если в компании не утверждено Положение о персональных данных, то возможно наступление административной ответственности за нарушение трудового законодательства по статье 5.27 КоАП РФ. Штраф может составить от 30 до 50 тыс. рублей. Также возможно административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток. Кстати, с 2015 года штраф за повторное нарушение, предусмотренное данной статьей, составит уже от 50 до 70 тыс. рублей.

Соблюдение законодательства о персональных данных контролирует Роскомнадзор. За невыполнение предписания Роскомнадзора об устранении нарушений законодательства о персональных данных возможен административный штраф до 20 000 рублей (статья 19.5 КоАП РФ). Если же просто не ответить на запрос этого органа касательно персональных данных, то штраф может составить до 5 000 рублей (статья 19.7 КоАП РФ).

Ответственность работника

Работник, по вине которого было допущено нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных других работников, может быть привлечен (статья 90 ТК РФ):

  • к административной ответственности
  • к дисциплинарной и материальной ответственности;
  • к гражданско-правовой ответственности;
  • к уголовной ответственности.

Административная ответственность

Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен. Поэтому за разглашение персональных данных ответственный работник может быть оштрафован на сумму от 4 до 5 тыс. рублей (статья 13.14 КоАП РФ «Разглашение информации с ограниченным доступом»).

Должностных лиц также можно привлечь к ответственности и за отсутствие утвержденного Положения о персональных данных. В этом случае штраф за нарушение трудового законодательства составит от 1 до 5 тыс. рублей. За повторное нарушение с 2015 года штраф составит от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет (статья 5.27 КоАП РФ).

Дисциплинарная ответственность

Трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной в связи с исполнением трудовых обязанностей. В том числе и по причине разглашения персональных данных другого работника (подпункт «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Материальная ответственность

В случае незаконного распространения информации о персональных данных работнику организации может быть причинен моральный вред. Работник может потребовать его возмещения от работодателя. Если вред был причинен по вине лица, ответственного за неразглашение данных, то работодатель впоследствии может привлечь виновного к материальной ответственности за нанесенный ущерб.

Гражданско-правовая ответственность

Если в результате нарушения норм, регулирующих хранение, обработку и использование персональных данных работнику причинен имущественный ущерб или моральный вред, то он подлежит возмещению в денежной форме в соответствии гражданским законодательством (статья 151 ГК РФ).

Уголовная ответственность

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных злоупотреблял своими служебными полномочиями, распространял сведения о частной жизни других работников без их согласия, то он может быть привлечен к уголовной ответственности на основании статьи 137 УК РФ.

Проверки

Как уже говорилось выше, ведомством, которое уполномочено контролировать соблюдение режима персональных данных, является Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (сокращенно — Роскомнадзор). Однако права налагать и взыскивать штрафы у этой организации нет. Все материалы по тем проверкам, где обнаружены нарушения, Роскомнадзор передает в прокуратуру. Прокурор уполномочен принимать решения о возбуждении производства по административному правонарушению (п. 1 ст. 28.4 КоАП РФ). Вопрос же о наложении штрафов решается судьей (п. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).

Официальная информация

В 2013 году в рамках осуществления государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства в области персональных данных проведено 2 418 проверок (еще в 2011 году таких проверок было значительно меньше — 1 743 проверки). Из них 1 801 плановая и 617 внеплановых проверок.
В 2013 году рост количества плановых проверок был связан, прежде всего, с увеличением количества операторов, отказывавшихся выполнять требования Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» ввиду неосуществления, по их мнению, деятельности по обработке персональных данных.

Источник: сайт Роскомнадзора

Положение о персональных данных

Теперь попробуем выяснить, что же требуется сделать, чтобы успешно пройти проверку Роскомнадзора и избежать штрафов.

Читайте также:
Может ли условно осужденный уведомить инспектора письменно о переезде?

Вопросы обработки персональных данных регулируются Федеральным законом от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ). Соблюдать требования этого закона должны все организации и ИП, у которых есть хотя бы один работник. Связано это с тем, что к персональным данным законодатели среди прочего отнесли и те сведения, которые предприятие получает от физических лиц, принимая их на работу. А это значит, что организация обязана их защищать в полном соответствии с законом.

Главным документом, который должен иметь любой работодатель, является положение о персональных данных. Принять этот локальный акт, регулирующий порядок хранения и использования персональных данных работодателя обязывает статья 87 Трудового кодекса. В положении обычно прописывают все требования к получению, хранению, комбинированию, передаче и любому другому использованию персональных данных, а также гарантии по их защите.
На практике такой документ обычно состоит из разделов, описывающих каким именно образом в организации должен происходить сбор и обработка персональных данных; кто и в каком порядке имеет доступ к этим данным; какие меры предпринимаются для предотвращения разглашения персональных данных.

Так что начать Положение мы рекомендуем с раздела «Сбор и обработка персональных данных». В нем обязательно нужно зафиксировать, что персональные данные в организации можно получить и обрабатывать исключительно на основании письменного согласия работника (см. образец «Согласие на обработку персональных данных»). А значит, не лишним будет сразу разработать и утвердить форму такого заявления. На подпись такое заявление работнику надо давать сразу при приеме на работу. А по действующим сотрудникам такую работу придется провести сразу же после утверждения Положения.

Далее может следовать раздел «Доступ к персональным данным». В нем последовательно описывается порядок доступа к таким данным работников организации и третьих лиц (отдельно родственников, государственных органов, представителей других организаций). При необходимости тут можно ввести уровни доступа в зависимости от должности сотрудника. Например, директор и аппарат дирекции имеют доступ ко всем персональным данным; сотрудники бухгалтерии — только к тем сведениям, которые необходимым для расчета заработной платы и налогов; представители кадровой службы — к сведениям, необходимым для оформления кадровой документации и т п.

Продолжит Положение раздел «Порядок обработки и передачи данных». Здесь надо зафиксировать правила для передачи данных о сотрудниках определенным органам или лицам. В случаях, когда передача данных регулируется законодательно (налоговые органы, органы статистики, Пенсионный фонд и т п.) достаточно сделать ссылки на порядок передачи сведений, установленный законодательством. Но при этом следует обязательно зафиксировать, кто и в каком порядке вправе готовить данные сведения для передачи в госорганы.

А вот родственникам, членам семьи, страховым компаниям, банкам, благотворительным организациям, негосударственным пенсионным фондам и т п. персональные данные предоставляются только при наличии письменного согласия работника на каждый конкретный факт передачи данных.

Закончить Положение лучше разделом «Ответственность». Тут изобретать велосипед не нужно — достаточно будет сделать ссылки (или привести целиком) на нормы Трудового кодекса (увольнение за разглашение персональных данных по статье 81 ТК РФ), Кодекса об административных правонарушениях (уже знакомая нам статья 13.11 КоАП РФ) и, если есть такая необходимость Уголовного кодекса (ст. 137 УК РФ).
Положение о персональных данных можно разработать, взяв за основу разработанный нашим юристом образец «Положение о работе с персональными данными».

Однако кроме положения контролирующие органы в ходе проверок интересуются и другими документами. Назовем некоторые из них.

Приказ руководителя о назначении ответственного

Руководитель должен издать приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечении их защиты. Таким ответственным может быть как конкретное лицо (см. образец «О назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечение их защиты (ответственное лицо)»), так и подразделение (см. образец «Приказ о назначении ответственного за работу с персональными данными и обеспечение их защиты (ответственное подразделение)»). В последнем случае личную ответственность несет руководитель такого подразделения.

Перечень персональных данных

Также потребуется утвердить документ, содержащий перечень персональных данных (см. образец «Приказ об утверждении перечня персональных данных»), которые реально используются в деятельности организации. Составляя такой документ, не забудьте включить в него все сведения, которые работник письменно сообщает о себе при поступлении на работу, а также используемые в дальнейшем при оформлении кадровой документации.

В этом перечне должны быть:

  • заявление о приеме на работу;
  • анкета сотрудника;
  • личная карточка;
  • личное дело;
  • трудовой договор;
  • приказы;
  • трудовая книжка;
  • материалы аттестационных комиссий.

Это один раздел перечня. Если же в организации имеется внутренний документооборот, содержащий сведения о сотрудниках (например, отчеты и материалы, которые составляются для акционеров, учредителей, головной организации и т п.), то эти отчеты тоже нужно включить в перечень.

Помимо этого, в перечне должны быть указаны документы, содержащие те сведения о сотрудниках, которые организация представляет в различные государственные органы (налоговую и трудовую инспекции, органы статистики).

Журнал учета персональных данных

Работодатели обязаны соблюдать режим конфиденциальности персональных данных (статья 7 Закона № 152-ФЗ). В подтверждение того, что названное требование соблюдается, контролирующие органы могут потребовать представить журнал учета персональных данных, где указано, кто и когда имел доступ к конфиденциальной информации. Заметим, что форма такого журнала не установлена, поэтому разработать ее требуется самостоятельно.

Внешняя и внутренняя защита персональных данных

Угрозы для хранящихся персональных данных, условно, можно разделить на внешние и внутренние.

Если говорить о защите от внешних угроз, то в локальных актах имеет смысл прописать особый режим доступа в помещения, где хранится информация, содержащая персональные данные. В частности, можно предусмотреть пропускной режим и контроль за посетителями офиса.

Что же касается внутренней защиты, то целесообразно регламентировать состав работников, обязанности которых требуют доступа к персональным данным. Конкретный перечень работников и случаи получения информации следует утвердить приказом или распоряжением (в котором оговорить, что, например, юристы компании могут получать персональные данные для оформления доверенностей).

Читайте также:
Стоимость межевания земельного участка. Из чего она складывается?

Возможное решение

Очевидно, что решение вопросов, касающихся персональных данных, может отнимать у бухгалтера очень много времени: требуется изучить весьма объемный закон и понять, какие действия надо совершить, какие документы составить, найти примерные образцы этих документов, скорректировать и заполнить их.

Если учесть, что общее количество документов и действий по обработке данных исчисляется десятками, можно представить, сколько времени и сил потребуется бухгалтеру, чтобы организовать работу с персональными данными в соответствии с требованиями закона.

Сэкономить время и сосредоточиться на своей основной работе можно с помощью веб-сервиса «Персональные данные». Он автоматически формирует все необходимые приказы, акты, уведомления и положения, необходимые для работы с персональными данными. Вопросы, возникающие в ходе совершения действий, бухгалтер прямо со страницы сервиса может задать эксперту и получить оперативный ответ. Когда все действия завершены, остается только распечатать подготовленные сервисом документы и подписать их. Впоследствии сервис будет напоминать, что пора провести определённое мероприятие, закреплённое в комплекте документов, а также следить за изменениями законодательства и информировать о том, что надо сделать после вступления поправок в силу.

Год работы в сервисе с данными одной организации или ИП стоит 6 тысяч рублей. Однако часть необходимых документов бухгалтер может подготовить в «Персональных данных» бесплатно. Для этого достаточно пройти по ссылке, которую вы видите чуть ниже.

Статья

Памятка бухгалтеру: какие персональные данные сотрудника штрафоопасны

С 1 июля ужесточают штрафы по персональным данным. Бухгалтерия работает с документами, где есть персональная информация. Самый высокий штраф, который грозит за нарушение, – 75 000 руб. Чтобы избежать санкций, смотрите в памятке, за какие действия с персональными данными могут наказать бухгалтера.

  • разгласил зарплату, премию, вознаграждение по договору;
  • передал данные должников в юридическую фирму, чтобы составить исковые заявления;
  • разместил копию заявления человека в качестве образца на стенде с образцами других заявлений
  • без письменного согласия от человека;
  • по письменному согласию, которое оформлено с нарушениями.

На бухгалтера – от 10 000 до 20 000 руб.

  • возмещение морального вреда человеку (ст. 1099 Гражданского кодекса РФ);
  • возмещение ущерба работодателю, если он по вине бухгалтера заплатил компенсацию пострадавшему или штраф (ст. 238 ТК РФ).

2. Обеспечьте защиту персональных данных. Например, пропишите правила сбора, передачи и хранения персональных данных в специальном положении.

3. Возьмите у сотрудника заявление о согласии, если правилами организации предусмотрена выдача расчетных листков в электронной форме. Расчетные листки направляйте только на адрес почты, указанный в заявлении

На бухгалтера – от 1000 до 5000 руб.

Материальная ответственность – возмещение человеку морального вреда (ст. 1099 ГК РФ)

2. Соблюдайте сроки:
– для расчетных листков – дата выплаты зарплаты;
– для копий СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М и раздела 3 расчета по взносам – пять календарных дней с даты обращения сотрудника;
– для иных сведений, по которым законом не предусмотрен срок, – три рабочих дня с даты, когда обратился сотрудник

  • паспортные данные человека;
  • банковские реквизиты;
  • другую изменяющую информацию

На бухгалтера – от 4000 до 10 000 руб.

  • возмещение морального вреда человеку (ст. 1099 ГК РФ);
  • возмещение ущерба работодателю, если он по вине бухгалтера заплатил компенсацию пострадавшему или штраф (ст. 238 ТК РФ)
  • оставил на столе без присмотра или вынес с рабочего места справки, расчетные листки, другие документы с персональными данными;
  • потерял эти документы

Несоблюдение условий для хранения персональных данных на материальных носителях На организацию – от 25 000 до 50 000 руб.

На бухгалтера – от 4000 до 10 000 руб.

  • возмещение морального вреда человеку (ст. 1099 ГК РФ);
  • возмещение ущерба работодателю, если он по вине бухгалтера заплатил компенсацию пострадавшему или штраф (ст. 238 ТК РФ).

2. Утвердите регламент допуска сотрудников к обработке персональных данных. Ознакомьте сотрудников с правилами работы с персональными данными под подпись.

3. Храните документы с персональными данными в сейфе или специальном месте, к которому есть доступ только у уполномоченных сотрудников

  • организациям, действующим в рекламных целях;
  • коллекторским агентствам;
  • другим третьим лицам
  • не предусмотрено законами;
  • не соответствуют целям сбора персональных данных

На бухгалтера – от 5000 до 10 000 руб.

  • возмещение морального вреда человеку (ст. 1099 ГК РФ);
  • возмещение ущерба работодателю, если он по вине бухгалтера заплатил компенсацию пострадавшему или штраф (ст. 238 ТК РФ).

1 Срок давности для административной ответственности – три месяца со дня нарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Протокол об административном нарушении составляют сотрудники Роскомнадзора (п. 58 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Трудовая инспекция также вправе наказать за нарушения правил работы с персональными данными, которые установлены в трудовом законодательстве (например, если бухгалтер использует сведения сотрудника в незаконных целях или их утерял). Наказание – штраф от 1000 до 5000 руб., за повторное нарушение – штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация от одного года до трех лет (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Срок давности для ответственности за персональные данные по трудовому законодательству – один год со дня нарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).

2 Не нужно письменное согласие человека на обработку данных в соответствии с требованием законодательства. Например, чтобы начислить зарплату, пособие, составить справку 2-НДФЛ, передать данные в госорганы.

Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон

Елена Мехоношина

У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.

Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.

Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.

Читайте также:
Закон о гарантийном ремонте автомобиля в Российской Федерации

Основная информация о персональных данных:

Глава 14 Трудового кодекса РФ

Закон № 152-ФЗ О персональных данных

Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации

Каких работодателей касаются правила о персональных данных

Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.

Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.

Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.

Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.

Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.

Что такое персональные данные работника

Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.

Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.

Вот список для ориентира:

Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.

Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.

Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Фото работника — например, на пропуск.

Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.

Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Что будет за нарушение закона о персональных данных

За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.

Административная ответственность: штрафы

Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.

Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.

Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.

Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.

Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику

Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.

Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.

Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.

Уголовная ответственность

В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.

В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.

Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.

Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.

Правила работы с персональными данными работника

Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:

🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.

🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.

🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.

О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.

🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.

🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.

🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.

🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.

🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.

30 дней Эльбы в подарок

Оцените все возможности онлайн-бухгалтерии бесплатно

Как настроить работу с персональными данными: инструкция

Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Читайте также:
Программа Молодая семья в Санкт-Петербурге в 2022 году – правила оформления ипотеки

1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.

Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.

2. Назначьте ответственного за персональные данные.

Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.

Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.

ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.

3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.

Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.

Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.

4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.

Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.

Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.

Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.

5. Уничтожайте персональные данные полностью.

Отслужившие документы нельзя просто взять и выбросить в мусорное ведро или отправить на черновики. Нельзя даже хранить на всякий случай — это нарушение.

Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.

Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.

6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.

По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.

Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.

Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.

А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.

Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.

7. Исполняйте требования закона не только формально.

Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.

Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.

Статья актуальна на 27.01.2022

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Персональные данные – «подводные камни» для бухгалтера.

В наш век тотальной компьютеризации вопросы информационной безопасности на предприятии в той или иной мере касаются практически всех сотрудников и подразделений. Особенно это касается ключевых подразделений, от которых напрямую зависит деятельность предприятия, и бухгалтерия является именно таким.

Многие бухгалтеры обслуживают одновременно несколько организаций. Это говорит о том, что сегодня работа бухгалтера стала гораздо проще и легче, чем несколько лет назад. Это связано с двумя моментами.

Дышать стало легче

С одной стороны, законодательство в бухгалтерской сфере существенно упростилось. Стало гораздо меньше форм отчетности и налоговых сборов, установленных государством. Появился Единый социальный налог, тогда как в 90-х взносы платились отдельно в каждый внебюджетный фонд: ФСС, ФОМС и т.д. Уменьшился объем отчетов по налогам с заработной платы. Раньше эти отчеты заполнялись от руки и сдавались в бумажном виде, ведь электронных способов взаимодействия с налоговыми органами еще не было. Банковские платежки приходилось набирать на пишущей машинке, везти в банк и стоять в очереди. Деньги контрагентам могли идти неделю.

Большим подспорьем в облегчении сегодняшней работы бухгалтера является компьютеризация. Современные технологии дают огромные возможности. То, что раньше казалось невозможным, сейчас воспринимается как данность.

Если раньше бухгалтеры совсем не пользовались глобальной информационной сетью Интернет, то сегодня Всемирная паутина позволяет специалистам общаться и обмениваться информацией в режиме онлайн, помогая быстро «набирать» компетенцию. Десятки тысяч бухгалтеров ежедневно посещают различные сайты бухгалтерской направленности и пользуются специализированными интернет-форумами.

Всего несколько лет назад оформление каждого документа и ручное ведение учета требовало достаточно много времени, и вести бухгалтерский учет с использованием компьютеров могли лишь немногие «продвинутые» специалисты. Сегодня вряд ли можно встретить бухгалтера, который не использует со-временные технологии. Многие специалисты не представляют свою работу не только без компьютера, но и без интернета, который является незаменимым инструментом в работе. Платежи, бухгалтерскую и налоговую отчетность теперь можно отправлять, не выходя из дома. Всего несколько лет назад это казалось чем-то фантастическим.

Обратная сторона медали

Однако, у этой приятной тенденции есть и отрицательный момент. Такая интеграция технологий с бухгалтерской сферой несет в себе не только новые возможности, но и новые угрозы, связанные с появлением возможностей утечки информации по каналам связи.

Данные, с которыми работает бухгалтер, можно условно разделить на две большие категории: информация, связанная с текущей деятельностью организации (базы данных контрагентов, подрядчиков, клиентов, данные о финансовых потоках и т.д.) и информация о сотрудниках организации.

Все прекрасно понимают, что информацию первой категории нужно хранить «как зеницу ока» потому, что их потеря, несанкционированное изменение или распространение приведет к репутационным и финансовым издержкам, что может стать непоправимым ударом для бизнеса. В случае подобного инцидента первым «под удар» попадает именно бухгалтер как лицо, работающее с этими данными.

Читайте также:
Как действовать при угрозах от мошенников в социальной сети?

Однако, одного только желания сохранить эту информацию «подальше от лишних глаз» недостаточно. Бывают случаи, когда руководитель, чтобы защитить активы своей фирмы, дает задание установить в бухгалтерии антивирусные средства, находясь в полной уверенности, что теперь его данные защищены. Это, мягко говоря, не так. В некоторых компаниях информационной безопасностью занимаются по остаточному принципу, либо вообще не осознают ее важности. Одним словом, данная сфера полностью отдана на откуп владельцев бизнеса.

Что это за «зверь»?

Совсем по-другому дело обстоит со второй категорией информации. Мало того, что информация о сотрудниках (в правовом поле такая информация называется «персональные данные») нередко воспринимается как «второстепенная», которая «никому не нужна», некоторые работодатели не считают нужным позаботиться, чтобы эти данные не были распространены.

Под персональными данными в широком смысле можно понимать любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Данное понятие введено Федеральным законом от 27.07.2006г. №152-ФЗ. Примерами такой информации может быть фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т. д. Персональные данные сотрудников – это любая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п.1 ст.3 152-ФЗ).

Что и кому нужно делать?

Контроль за обеспечением защиты персональных данных государство взяло на себя. В соответствии со 152-ФЗ, на все организации, которые обраба-тывают персональные данные (в частности, своих сотрудников), возложена обязанность их защищать. Т.о., под действие данного закона подпадают все организации, в которых работает более одного сотрудника!

Регулятором в данной сфере был назначен Роскомнадзор. Ежегодно со-ставляется план проверок организаций на предмет соблюдения законодатель-ства (проверки проходят в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 14.11.2011г. №312). Отсут-ствие компании в плане – не повод расслабляться, так как проверки могут быть и внеплановыми. Клиент, сотрудник или просто «доброжелатель», чьи персо-нальные данные обрабатываются в организации, может обратиться в Роском-надзор за защитой своих прав, если, по его мнению, обработка происходит с нарушением. В этом случае назначается проверка, и представители регулято-ра, появившись на предприятии, особенно любят «заглядывать» в такие под-разделения, как бухгалтерия и кадры.

При этом, регулятор проверяет как документационное оформление (в компании должен быть подготовлен внушительный перечень документов и ут-серждающих приказов – Политика обработки персональных данных, Перечень лиц, допущенных к персональным данным, назначен ответственный и т.д.), так и сами процессы обработки персональных данных – с использованием инфор-мационных систем (например, информационная система 1С и ее «зарплатные» конфигурации) и без их участия (хранение документов на бумажных носите-лях).

На сегодняшний день уже не представляется возможным закрыть глаза на обеспечение защиты персональных данных потому, что установлены конкрет-ные виды ответственности за неисполнение законодательства в сфере защиты персональных данных.

За нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персо-нальных данных сотрудников предусмотрена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ч.1 ст.24 152-ФЗ).

К дисциплинарной ответственности можно привлечь работников, которые обязаны соблюдать правила работы с персональными данными, но нарушили их (ст.192 ТК РФ) – например, сотрудника бухгалтерии, которому поручена соответствующая работа, и который совершил дисциплинарный проступок при обработке и хранении персональных данных. Наказание применяет работодатель, применив к нему одно из следующих взысканий (ч.1 ст.192 ТК РФ):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.

Материальная ответственность работника может наступить, если в связи с нарушением правил работы с персональными данными организации причинен ущерб (ст.238 ТК РФ). Предположим, работник отдела кадров допустил грубое нарушение – распространил персональные данные сотрудников в сети Интернет. Последние, узнав об этом, подали на работодателя в суд, который постановил: «выплатить пострадавшим работникам денежную компенсацию – 50 000 рублей каждому». В такой ситуации работодатель имеет возможность возложить на виновного сотрудника ограниченную материальную ответственность в пределах его среднего месячного заработка (ст.241 ТК РФ), либо полную материальную ответственность, когда сотрудник должен будет полностью возместить организации всю сумму ущерба, возникшего в связи с нарушением (ст. 242 и 243 ТК РФ). Но, как правило, на работников полную материальную ответственность не возлагают.

Дисциплинарную и материальную ответственность работодатель применяет исключительно по своему усмотрению. Регулятор в этом процессе участия не принимает.

За нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных работодателя и должностных лиц контролирующие органы могут привлечь к административной ответственности в виде штрафов:

  • для должностных лиц (генерального директора, главного бухгалтера, кадровика или индивидуального предпринимателя): 500-1000 рублей;
  • для организации: 5000-10 000 рублей.

Отдельный штраф для должностных лиц за разглашение персональных данных в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей составляет 4000-5000 рублей (ст.13.11 и 13.14 КОАП).

Уголовная ответственность для директора, главного бухгалтера или начальника отдела кадров компании или другого лица, ответственного за работу с персональными данными, может наступить за незаконные действия:

  • по сбору или распространению сведений о частной жизни сотрудника, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия;
  • по распространению сведений о работнике в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или СМИ.

За такие нарушения допускаются следующие меры уголовной ответственности:

  • штраф до 200 000 рублей (или в размере доходов осужденного за период до 18 месяцев);
  • обязательные работы до 360 часов;
  • исправительные работы до 1 года;
  • принудительные работы до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет или без такового;
  • арест до 4 месяцев;
  • лишение свободы до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью до 3 лет.

Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются жестче:

  • штрафом 100 000-300 000 рублей (или в размере доходов осужденного за период от 1 до 2 лет);
  • лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет;
  • принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового;
  • арестом на срок от 4 до 6 месяцев;
  • лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет (ст.137 УК РФ).
Читайте также:
Жалоба в трудовую инспекцию анонимно: принципы и особенности подачи

Ответом на эти угрозы вызовы должно стать создание в компании адекватной системы защиты персональных данных – в первую очередь обрабатываемых в бухгалтерии и в кадрах. Это ряд организационных, физических и технических мероприятий, которые призваны свести к минимуму все риски.

Таким образом, чтобы работать спокойно, нужно выполнить как формальные условия защиты персональных данных (для регулятора), так и обеспечить реальную ее защиту в целях развития бизнеса и исключения инцидентов.

Скупой платит дважды

У компании есть три варианта действий:

1. Ничего не делать. Организация продолжает обрабатывать персональные данные, как и раньше, надеясь на «авось». Но, в случае проверки, если в фирме отсутствует даже видимость работ по защите персональных данных, можно ожидать самых строгих санкций. Отрицательный результат проверки подорвет репутацию компании, вызовет недоверие со стороны клиентов, партнеров и сотрудников, что приведет к оттоку клиентов, финансовым потерям и внесет нервозность в работу коллектива. Самым печальным может оказаться принудительная приостановка обработки персональных данных, что может привести к параличу работы.

2. Минимум затрат на защиту персональных данных. Формальный подход – «по-быстрому» разработать пакет нужных документов, но никаких реальных мероприятий не предпринимать. Такая видимость работ на некоторое время позволит избежать санкций со стороны регулятора, незначительно повысит шанс прохождения проверки, но не сделает его высоким. Так или иначе, информация останется незащищенной и уязвимой для злоумышленников.

3. Выполнение требований. В этом случае компания четко представляет, что выполнение требований закона решает вопросы прохождения проверок, реально повышает защищенность информационных активов, снижает риски поступления жалоб со стороны граждан и претензий со стороны регулятора.

Любитель или профессионал?

Представим, что решение о необходимости создания системы защиты персональных данных в компании принято. Во весь рост встает вопрос, кому доверить это важное дело. Хорошо, если в штате компании есть грамотные и опытные сотрудники, знающие толк в данной сфере. Но это большая редкость. Поэтому данный процесс лучше доверить профессионалам, и вот почему.

1. Тематика по защите персональных данных очень широка и разнообразна. Даже изучив необходимый массив документов, качественно спроектировать, построить, подобрать необходимые решения, внедрить их и осуществить настройку системы, не имея достаточно опыта за спиной, нереально.

2. В ходе проекта на каждом этапе необходимо строго выполнять требования, отраженные в законодательстве. 152-ФЗ является лишь верхушкой айсберга и отражет только общие положения по защите персональных данных. Чтобы разобраться во всех требованиях, необходимо изучить большой массив подзаконных актов (постановления, приказы, методические документы, стандарты и проч.). Решений этого вопроса может быть несколько:

– обучение собственных сотрудников (очень долго и достаточно затратно),
– найм специалистов с нужными знаниями (достаточно долго, очень затратно, невыгодно их держать после окончания проекта);
– приглашение сторонней организации для выполнения работ (предпочтительно с точки зрения времени и затрат).

3. Внедрение системы защиты персональных данных в среду компании повлияет на сложившийся порядок документооборота, информационных потоков и бизнес-процессов. В таких условиях встраивание новых решений не всегда встречает одобрение со стороны руководства и сотрудников компании. Для сохранения деловых отношений лучше, чтобы этой работой занимались специалисты сторонней компании.

Инжиниринговый центр «Региональные системы» обладает необходимым опытом, который позволяет при построении систем защиты персональных данных находить правильный баланс, когда стоимость системы минимизируется при сохранении требуемого уровня защищенности информационных активов предприятия. Мы занимается проектированием, внедрением и сопровождением систем защиты информации и знаем, как удовлетворить требования заказчика.

Наш профессионализм и опыт по проведению аудита информационной безопасности и защищенности персональных данных, проектирования и внедрения соответствующих систем позволит вашей компании уверенно смотреть в завтрашний день! Просто продолжайте заниматься любимым делом! А мы со-храним то, что для вас ценно!

Руденко Дмитрий ,
Руководитель отдела комплексных систем защиты информации,
Департамента системной интеграции.

P.S. И да, к чему все это! Сегодня 21 апреля, по народному календарю сегодня день Главного бухгалтера! Ураа! От себя лично и от нашей компании в целом, хотелось бы поздравить всех бухгалтеров с этим праздником. Для каждого предприятия ваша работа первостепенна, особенно в период отчетности и дня выдачи ЗП

Ответственность за нарушение закона о персональных данных

Лицам, нарушившим требования закона о персональных данных, в зависимости от конкретных обстоятельств и серьезности деяния может грозить не только административная и уголовная ответственность, но также гражданско-правовая и даже дисциплинарная (таблица 1). При этом административная ответственность с 1 июля 2017 года ужесточилась – вместо одного состава правонарушения ст. 13.11 КоАП РФ теперь предусматривает семь, а максимальный штраф составляет 75 тыс. руб.

Таблица 1. “Виды ответственности за нарушение закона о персональных данных”

Вид ответственности

Нарушение

Санкция

Норма

Неправомерный отказ в предоставлении гражданину и (или) организации информации, предоставление которой предусмотрено законом, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации

Административный штраф на должностных лиц в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб.

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законом, либо обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных

Предупреждение или административный штраф:

  • на граждан – от 1 тыс. до 3 тыс. руб.;
  • на должностных лиц – от 5 тыс. до 10 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

Обработка персональных данных без письменного согласия субъекта, когда это необходимо, либо обработка данных с нарушением требований к составу сведений, включаемых в такое согласие

  • на граждан – от 3 тыс. до 5 тыс. руб.;
  • на должностных лиц – от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 15 тыс. до 75 тыс. руб.

Невыполнение оператором обязанности по опубликованию или обеспечению иным образом неограниченного доступа к политике обработки персональных данных

Читайте также:
Безвизовые страны для России: перечень и нюансы въезда в трану

Предупреждение или административный штраф:

  • на граждан – от 700 до 1 тыс. руб.;
  • на должностных лиц – от 3 тыс. до 6 тыс. руб.;
  • на индивидуальных предпринимателей – от 5 тыс. до 10 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 15 тыс. до 30 тыс. руб.

Невыполнение оператором обязанности по предоставлению субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его персональных данных

Предупреждение или административный штраф:

  • на граждан – от 1 тыс. до 2 тыс. руб.;
  • на должностных лиц – от 4 тыс. до 6 тыс. руб.;
  • на индивидуальных предпринимателей – от 10 тыс. до 15 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 20 тыс. до 40 тыс. руб.

Невыполнение оператором в установленные сроки требования субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора об уточнении персональных данных, их блокировании или уничтожении (если данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки)

Предупреждение или административный штраф:

  • на граждан – от 1 тыс. до 2 тыс. руб.;
  • на должностных лиц – от 4 тыс. до 10 тыс. руб.;
  • на индивидуальных предпринимателей – от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 25 тыс. до 45 тыс. руб.

Невыполнение оператором при обработке персональных данных без использования средств автоматизации обязанности по соблюдению условий, обеспечивающих их сохранность и исключающих несанкционированный к ним доступ, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к данным, их уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение либо иные неправомерные действия в отношении них

  • на граждан – от 700 до 2 тыс. руб.;
  • на должностных лиц – от 4 тыс. до 10 тыс. руб.;
  • на индивидуальных предпринимателей – от 10 тыс. до 20 тыс. руб.;
  • на юридических лиц – от 25 тыс. до 50 тыс. руб.

Невыполнение оператором, являющимся государственным или муниципальным органом, обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных для этого требований или методов

Предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 3 тыс. до 6 тыс. руб.

Непредставление или несвоевременное представление в государственный или иной уполномоченный орган сведений, представление которых предусмотрено законом либо предоставление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде

  • на граждан – от 100 до 300 руб.;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 руб.;
  • на юридических лиц – от 3 тыс. до 5 тыс. руб.

Незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или СМИ

Ш траф до 200 тыс. руб., либо обязательные работы на срок до 360 ч асов , либо исправительны е работы на срок до одного года, либо принудительные работы на срок до двух лет ( с лишением права занимать определенные должности на срок до трех лет или без такового ) , либо арест на срок до четырех месяцев, либо лишение свободы на срок до двух лет ( с лишением права занимать определенные должности на срок до трех лет )

То же деяние, совершенное с использованием служебного положения

Ш траф от 100 тыс. до 300 тыс. руб. , либо лишение права занимать определенные должности на срок от двух до пяти лет, либо принудительные работы на срок до четырех лет ( с лишением права занимать определенные должности на срок до пяти лет или без такового ) , либо арест на срок до шести месяцев, либо лишение свободы на срок до четырех лет ( с лишением права занимать определенные должности на срок до пяти лет )

Незаконное публичное распространение информации, указывающей на личность лица, не достигшего 16 лет, по уголовному делу, либо информации, содержащей описание полученных им в связи с преступлением физических или нравственных страданий

Ш траф от 100 тыс. до 300 тыс. руб., либо лишение права занимать определенные должности на срок от трех до пяти лет, либо принудительны е работ ы на срок до пяти лет ( с лишением права занимать определенные должности на срок до шести лет или без такового ), либо арест на срок до шести месяцев, либо лишение свободы на срок до пяти лет ( с лишением права занимать определенные должности на срок до шести лет )

Неправомерный отказ должностного лица в предоставлении документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление ему неполной или заведомо ложной информации, если это причинило вред правам и законным интересам граждан

Ш траф до 200 тыс. руб., либо лишение права занимать определенные должности на срок от двух до пяти лет

Неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, если это повлекло ее уничтожение, блокирование, модификацию либо копирование

Ш траф до 200 тыс. руб. , либо исправительные работы на срок до одного года, либо ограничение свободы на срок до двух лет, либо принудительны е работ ы на срок до двух лет, либо лишение свободы на тот же срок

Причинение лицу убытков в результате нарушения правил обработки его персональных данных.

Под убытками при этом понимаются:

  • расходы, которые лицо произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права;
  • утрата или повреждение его имущества;
  • неполученные доходы, которые лицо получило бы, не будь его право нарушено.

Причинение гражданину морального вреда (нравственных страданий) вследствие нарушения правил обработки персональных данных

Компенсация морального вреда (независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом убытков)

Разглашение одним работником персональных данных другого, если они стали известны ему в связи с исполнением трудовых обязанностей

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: