Информационное письмо о деятельности компании. Образец 2022 года

(о каких-либо изменениях в компании, изменении о смене должностного лица, об изменении банковских реквизитов, о дальнейшем сотрудничестве, об аспектах деятельности компании, продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж и т.п.).

Информационные письма также инициируются различными органами, подведомственными организациями. В таких письмах излагаются какие-нибудь законодательные положения и другие нормы, предложения и рекомендации.

Очень часто к информационным письмам прилагаются приложения с дополнительной информацией.

Разновидности информационных писем:

О смене реквизитов компании необходимо оповещать партнеров, поставщиков, клиентов, заказчиков и других контрагентов поскольку это отражено в письменных договорных отношениях между сторонами.

При этом налоговую службу извещать не нужно, потому что банковская организация сама передаст ей необходимые сведения.

Письма-сообщения/уведомления

Пример письма уведомления о невозможности прибытия на месторождение

Уважаемый Имя Отчество,

Настоящим уведомляем Вас, что сотрудники ООО «АнтикорСервис» не прибудут на самолёт, который вылетает 20.08.2021 года и, соответственно, не прибудут на месторождение.

**Пример письма уведомления о направлении коммерческого предложения**

Уважаемые руководители предприятий и организаций,

ООО «Прогресс» сообщает Вам о закупке товаров.

По этому поводу ждем Ваши коммерческие предложения в течение 10-ти дней со дня получения данного уведомления.

Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество.

**Пример письма о повышении цен на товары**

Уважаемый Имя Отчество,

В связи с рыночными изменениями цен ИП «М» информирует Вас о повышении цен на наши товары.

Надеемся на взаимопонимание и дальнейшее сотрудничество.

**Пример письма о прекращении дальнейшего сотрудничества**

В связи с окончанием срока Договора сотрудничества №Р12-2 от 12.09.2018 года информируем Вас о расторжении настоящего Договора и прекращении дальнейшего сотрудничества.

********* Образец письма о смене реквизитов компании ************

Настоящим письмом уведомляем Вас о смене банковских реквизитов ТОО «Пуск».

Просим Вас внести соответствующие изменения во все необходимые документы (акты, договоры и другие) и с 01.01.2018 года производить расчеты по новым банковским реквизитам компании:

БИН 98ХХХХХХХ6, ИИК KZ74ХХХХХ в АО «Плюс Банк»

******* Образец письма уведомления банку о смене директора ****

Настоящим информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «Пуск» согласно Протоколу заседания учредителей №3 от 18.01.2018 года (копия Протокола прилагается).

С 19.01.2018 года должность Генерального Директора ТОО «Пуск» исполняет Носов Павел Николаевич (копии подтверждающих документов прилагаются).

******* Образец письма сообщения о проведении конкурса ****

Согласно письму №457/12-11-02 от 12.12.2018 года Республиканский научно-образовательный центр «Интеллект» при Министерстве образования и науки РК сообщает о проведении следующих международных интеллектуалтных конкурсов (далее «Конкурс»):

  • Международный интеллектуальный конкурс «Математика для всех» среди учащихся 3-10 классов пройдет 5 апреля 2019 года. Заявки принимаются до 23 марта 2019 года.
  • Международный интеллектуальный конкурс «Человек и природа» среди учащихся 3-12 классов пройдет 12 апреля 2019 года. Заявки принимаются до 4 апреля 2019 года.

Все конкурсы проводятся для всех желающих, без предварительного отбора. Участие в конкурсе является добровольным, привлечение учащихся к участию в конкурсе против их желания запрещается! Решение об участии в конкурсе принимают учащиеся и их родители (законные представители).

За дополнительной информацией обращаться к методистам отдела по работе с одаренными детьми: Зачевой И.Ф. тел. 8ХХХХХХХХ; Сулейменовой З.К. тел 8ХХХХХХХ. Формы заявок смотреть в Приложении 1.

******* Образец письма уведомления о расторжении договора ****

г-же Джакуповой А.А.

09.07.2014 исх. № 01032/14-И1

О расторжении договора аренды

Уважаемая Асель Алиевна,

ТОО «Кар-Т» уведомляет Вас о досрочном расторжении договора аренды №05378/14 от 18 мая 2014 года, согласно п.7.3 «Настоящий договор может расторгнут сторонами в любой момент, при этом стороны посылают письменное уведомление за 15 (пятнадцать) календарных дней до расторжения.».

По п.7.4 арендуемая квартира будет возвращена по акту приема передачи в чистом виде.

Читайте также:
Пенсионный фонд в Беломорске: особенности деятельности, режим работы, адрес

На основании выше изложенного, просим Вас согласовать проект дополнительного соглашения к договору аренды №05378/14 от 18 мая 2014 года о расторжении договора с 05 августа 2014 года.

с уважением,

Директор ТОО «Кар-Т»

Мусабалин Н.В.

Письма-подтверждения

Письмо подтверждение

Письма-напоминания

Образец письма напоминания

Уважаемый Петр Сергеевич,

Настоящим напоминаем Вам, что в связи с увеличением производственной мощности компании «Электрон» имеется возможность дополнительно изготовить и поставить кирпичи на сумму до 1,000,000 (одного миллиона) рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции.

Просим Вас подтвердить согласие на поставку кирпичей в срок до 09.09. 2018 года.

Рекламно-информационные письма

Вниманию родителей и классных руководителей младших классов!

Школьная телестудия приглашает Вас на экскурсию!

Ваши дети смогут не только увидеть, как и где делаются школьные новости, но даже попробуют себя в роли сотрудников телевидения.

Новости школы выходят в эфир уже десять лет. Но в октябре 2019 г. при школе была открыта студия школьного телевидения, действующая в новом, более профессиональном формате. где ученики школы создают свои новости вместе с действующими ТВ специалистами!

И мы рады сообщить Вам, что с 10 марта мы открываем группу юных корреспондентов для младших классов!

Приглашаем всех желающих попробовать себя в роли участников и ведущих детских видеосюжетов. Здесь ребята научатся:

  • уверенно держаться перед камерой;
  • основам ораторского мастерства;
  • придумывать идеи и писать сценарии для детских юмористических и даже вполне серьезных интернет роликов, репортажей;
  • и познакомятся с основами обращения с видеокамерой.

В ходе прохождения курсов ваши детки:

  1. Будут снимать интересные ролики для YouTube и собирать множество просмотров.
  2. Узнают, как писать актуальную информацию и уметь вкусно ее преподносить.
  3. Перестанут бояться публичных выступлений и будут чувствовать себя уверенно в любой ситуации.
  4. Познакомятся с азами актерского мастерства.
  5. Узнают секреты создания популярных телепрограмм.
  6. Примут участие в производстве школьных новостей, начиная с участия в массовке, и до работы в качестве юных корреспондентов, а также героев отдельных роликов.
  7. Мы поможем раскрыть в детях креативность и талант.

Все полученные знания отрабатываются на практике под чутким присмотром профессиональных преподавателей.

По окончании базового курса каждый участник получит диплом юного корреспондента от Телестудии.

Телефоны для справок:

Уважаемый Петр Сергеевич,

Издательский Дом «БМ» выражает вам искреннее уважение и представляет Вашему вниманию уникальное предложение о размещении Вашей рекламы в нашем журнале.

Исходя из нашего телефонного разговора, мы узнали, что Ваше предприятие единственный производитель продукции Х с такими высокоэкономичными показателями. И в настоящий момент позиционирование Ваших конкурентных преимуществ на рынке материалов действительно важная для Вас задача.

По Вашей просьбе высылаю к этому письму необходимую информацию о размещении рекламы Вашей продукции Х в нашем журнале. В этом издании как раз поднимается тема: «Экономически эффективные устройства … обеспечение прочностных характеристик». Считаем, что реклама именно в этом издании журнала позволит Вам привлечь потенциальных клиентов и заинтересованных покупателей.

Предлагаем Вам встретиться для обсуждения деталей Вашего участия и других вариантов взаимовыгодного сотрудничества. Для нашей встречи Вы можете связаться с нами по телефону +7ХХХХХХХХХ в любое удобное для Вас время.

Письма-заявления

Заявление о принятии обеспечительных мер

Истец обратился с иском к Ответчику о взыскании долга в размере 3 200 000 (три миллиона двести тысяч) тенге. В случае удовлетворения иска Ответчик должен будет понести существенные денежные расходы.

Непринятие мер по обеспечению иска может затруднить или сделать невозможным исполнение решения суда, так как Ответчик может распорядиться, принадлежащим ему имуществом и в дальнейшем ссылаться на свою неплатежеспособность.

Учитывая вышеизложенное, прошу суд в соответствии главой 15 ГПК РК наложить арест на имущество Рыс Б. С. (ИИН 8ХХХХХХХХХ), а также, принадлежащие ему денежные средства, находящиеся в банках второго уровня.

Читайте также:
Перечень технологического оборудования, необлагаемого НДС при ввозе, дополнен

Заявление об академическом отпуске

Прошу Вас разрешить мне взять академический отпуск по причине временного переезда в другую страну.

Письмо банку о деятельности организации (образец)

Нередко компаниям приходится сталкиваться с различными ситуациями – блокировкой банком расчетного счета, расторжением в одностороннем порядке по инициативе банка заключенного договора об обслуживании без, казалось бы, очевидных на то причин, и т.п.

Поскольку такие ситуации имеют место, в этой статье мы расскажем о том, что может послужить причиной таких действий банка, и как их избежать, используя такой инструмент, как информационное письмо в банк. В конце статьи мы рассмотрим образец письма в банк о деятельности предприятия, форма которого может быть использована в деловой переписке с кредитным учреждением.

Мотивы и полномочия банка

С недавнего времени банки наделены правом изучать и анализировать операции своих клиентов, с целью выявления в его финансовой деятельности признаков, свидетельствующих об отсутствии реального бизнеса, а также о наличии различных схем оптимизации налогообложения и «отмывании» доходов. Перечень признаков, свидетельствующих о подобных нарушениях финансовой и налоговой политики, сформулированы в положениях, изложенных в Методических рекомендациях Банка России № 18-МР от 21.07.2017 г.

Таким образом, в пределах собственной деятельности, банки не только имеют право, но и обязаны контролировать финансовые операции по счетам своих клиентов, на предмет их полного соответствия нормам российского законодательства. Также банки наделены полномочиями истребовать у клиента, в отношении деятельности которого возникли сомнения, письменные пояснения относительно экономической составляющей той или иной операции. Ответом банковскому учреждению на такой запрос является информационное письмо банку о деятельности организации.

Письмо банку о деятельности организации: образец документа и его структура

К праву и попыткам банка удостовериться в реальности бизнеса и деятельности организации следует относиться конструктивно. Чтобы кредитное учреждение не имело оснований для применения наказательных мер, нужно своевременно и по сути его запроса предоставлять письмо в банк о деятельности организации, образец которого должен соответствовать требованиям деловой переписки и содержать затребованную банком информацию.

Информационные письма для банка относятся к категории деловых писем. Форма и образец письма банку должны:

отвечать общим правилам бизнес-этикета, и соответствовать нормам деловой переписки;

содержать сведения (о возможных предложениях, предполагаемых изменениях и проч.), задача которых подтвердить, опровергнуть либо уточнить информацию, затребованную кредитным учреждением.

Типовой образец письма банку о деятельности предприятия (организации, компании) никакими регламентирующими актами не утвержден, поэтому в деловой переписке с кредитным учреждением используется та форма и структура, которая предусмотрена в конкретном банке, с которым у агента заключен договор об обслуживании.

Как правило, кредитные учреждения в деловой переписке используют стандартные формы письменных сообщений, поэтому можно говорить о том, что по своей структуре образец письма банку должен иметь:

указываются в левом углу письма. Сведения (наименование организации, ее адрес и контактные телефоны, исходящий и дата регистрации корреспонденции) могут быть напечатаны либо указаны путем проставления углового штампа организации. При использовании фирменного бланка указываются только исходящий № и дата регистрации письма;

сведения об адресате

указывается должностное лицо, наименование банка;

заголовок должен конкретизировать суть содержания, к примеру, письмо о смене реквизитов банка – образец верного наименования будет следующим: «О смене реквизитов»;

изложение данной части должно носить уведомительную форму и содержать только конкретную информацию, отвечающую на запрос банка (если письмо в кредитную организацию является ответом на таковой), либо информацию об аспектах деятельности, требующих соответствующего уведомления банка о них;

Читайте также:
Хищение денежных средств с банковской карты – как вернуть своё имущество

сведения о приложениях (если таковые имеются)

указывается перечень документов, затребованных кредитным учреждением (например, для подтверждения реальности бизнеса);

указывается должность и фамилия должностного лица, подписавшего письмо в банк.

Подробнее о содержательной части письма о деятельности организации

Приведем несколько примеров формулировки обращений, с которых следует начинать информационное письмо в банк, образец которого соответствует требованиям деловой переписки:

«В соответствии с запросом Банка «ХХХ» от 01.02.2019 года, исх. № 124/231, сообщаем следующее: …»

формулировка используется при написании ответа на запрос кредитного учреждения;

«Настоящим доводим до Вашего сведения …» либо «Уведомляем (извещаем) Вас о …»

данные формулировки используются в случаях, когда банку направляются сведения уведомительного характера, к примеру – о смене реквизитов, отказа от продления договора об обслуживании, о необходимости изменения лимитов операций и проч.

Образец письма о деятельности:

Приведем еще несколько примеров, как должно быть составлено в содержательной части информационное письмо компании.

Пример 1 «Смена банка» (письмо, образец которого должен учитывать некоторые положения договора об обслуживании)

«Настоящим доводим до Вашего сведения, что срок Договора об обслуживании № 111 от 01.03.2018 года между вашим банком и ООО «Прогресс» истекает 28.02.2019 года. В соответствии с пунктом «Х.ХХ» вышеуказанного договора ООО «Прогресс» уведомляет вас о том, что не имеет намерений продлять действие договора в связи с переходом на обслуживание в банк КБ «Надежный»».

Пример 2 «О смене руководителя предприятия»:

«Настоящим доводим до Вашего сведения, что с 10.02.2019 года в ООО «Прогресс» произошла смена руководителя предприятия. Исполнявший обязанности директора Иванов Иван Иванович уволен с 09.02.2019 г. С 10.02.2019 г. к обязанностям директора приступил Петров Петр Петрович. В связи с вышеизложенным, просим все платежи по расчетному счету предприятия с 10.02.2019 года производить за подписью Петрова П.П.»

Пример 3 «О смене реквизитов»:

«Уведомляем Вас о том, что у ООО «Прогресс» с 11.02.2019 г. изменились реквизиты в обслуживающем банке КБ «Надежный». В связи свышеуказанным предоставляем Вам новые реквизиты и просим с момента получения данного письма все платежи осуществлять по следующим реквизитам:

к/с 30101810400000000146

р/с 40176543210000007534 в КБ «Надежный» г. Москва

БИК 047539146»

Подобным письмом уведомляют контрагентов о смене банковских реквизитов.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Информационное письмо о деятельности компании — Образец, бланк 2022 года

Информационное сообщение о деятельности фирмы относится к некоммерческому деловому посланию, целью которого является реклама, информирование, предложение о взаимосотрудничестве, сообщение о сроке действия договора, о достижениях фирмы, о продукции, производимой предприятием и т.д.

Оформление информационных сообщений является немаловажной частью деятельности представителей бизнеса и госучреждений.

Зачем писать письмо?

Информационное послание в корпоративной сфере составляется для донесения важной информации конкретному субъекту.

Основной задачей является:

  • Уведомление сотрудника или партнера об проведенных изменениях в деятельности компании.
  • Напоминание о встрече, о мероприятии или о том, что требуется выполнить сотруднику.
  • Сообщение об утверждении решения.
  • Высказывание своего мнения по актуальному вопросу.
  • Обсуждение ассортимента или ценовой политики.

Иногда, информационные рассылки могут предназначаться для призыва к совершению целевого действия.

Кто составляет информационное письмо?

Кто составляет информационное письмо?

Разработкой информационных писем, обычно, занимаются начальники структурных отделов или менеджеры, обеспечивающие решение актуальных вопросов. Сюда можно отнести:

  1. Начальника отдела маркетинга (При наличии актуальных маркетинговых предложений контрагентам).
  2. Заместителя руководителя фирмы (при информировании руководством фирмы о чём–либо своего персонала) и т.д.

В любом варианте — оформлением информационных писем обязано заниматься должностное лицо, функции которого имеют отношение к подобным темам или ему поручено данное направление распоряжением руководителя компании.

Читайте также:
Можно ли оформить дарственную на квартиру, если взыскивают долг

Текст информационного послания непременно обязан быть согласован с начальником отдела или директором предприятия.

Общие правила для всех писем

Общие правила для всех писем

Составляя информационное послание необходимо соблюдать общие правила по ведению деловой переписки. При составлении любого письма требуется соблюдать правописание и правила русского языка в сфере грамматики, лексики, пунктуации и т.д. Нужно понимать, что получатели подобных писем, в первую очередь, обращают внимание грамотность описания предоставленной для них информации.

Неграмотное письмо может снизить ценность представленных данных и подорвать доверие к партнеру.

Сообщение обязано быть написано кратко, по сути, помня, что «краткость — сестра таланта». Согласно исследованиям, напряженный темп сегодняшней жизни не позволяет получателям информационных писем затрачивать время на рассмотрение письма более одной минуты.

Адресат, получив краткую и конкретную информацию наверняка отметит, что отправитель с уважением относится к его времени и, если он заинтересуется изложенной в послании информацией, то непременно найдет время связаться с отправителем сообщения.

Как составить на примере?

Как составить на примере?

Информационное сообщение, не зависимо от того, кто его составляет, должно отображать лишь деятельность фирмы или обстоятельства, имеющие отношения к ней.

Надо отметить, что к оформлению такого документа, а также к его тексту особых требований не предъявляется. Информацию можно разослать, как на простом листе А4, так и на фирменном бланке предприятия. Рекомендуется второй вариант, так как информация, заполненная на бланке, придает больший «вес», подчеркивает его статус официальной, и в данном варианте, не требуется прописывать реквизиты компании.

Документ можно заполнить вручную или набрать на компьютере, с последующей распечаткой на принтере. Преимущество заполнения на ПК – это возможность распечатки множества копий посланий. Достоинство ручного заполнения письма, особенно, если оно написано каллиграфическим почерком – подчеркивает особое уважительное отношение к партеру, что весьма будет оценено ним.

При оформлении такого послания необходимо учитывать некоторые требования по соблюдению структуры письма и его содержанию:

В составляемом письме непременно должны быть отображены:

  • Данные об отправителе и адресате.
  • Название документа.
  • Место и дата его заполнения.
  • Отметка о регистрации послания в журнале исходящей корреспонденции.

Примечание. Для придания письму солидности – его можно заполнить на фирменном бланке предприятия, где уже указаны реквизиты отправителя послания.

1) Перед заполнением основного текста информационного документа рекомендуется отобразить корректное обращение к адресату (например, «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Екатерина Васильевна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Если отправитель не имеет данных об адресате, то достаточно будет отобразить приветствие «Добрый день!».

2) После приветствия, нужно изложить информационную часть сообщения, с описанием:

  • Повода и цели отправки послания.
  • Сути информационного послания с изложением (новости, предложения, просьбы, разъяснения и т.д.).
  • Далее понадобится изложить заключение для подведения итогов по вышесказанной информации.

Примечание. При наличии сопровождающих материалов, их надо будет перечислить в отдельном пункте «Приложение», обозначив название каждого документа и количество листов в нем.

Информационное сообщение для сотрудников компании может выглядеть следующим образом:

После заполнения основного текста, документ обязан быть непременно подписан руководителем компании.

Перед отправкой письма, документ необходимо зарегистрировать в журнале учета исходящей корреспонденции.

Образцы

Образцы

Информационные письма, практически, оформляются по одинаковой схеме. Вначале заполняется:

  1. «Шапка» с обозначением адресата и отправителя.
  2. Обращение к адресату.
  3. Основной текст, с изложенной информацией.
  4. Подпись руководителя.

Ниже предлагается несколько примерных образцов информационных сообщений.

Письмо с описанием деятельности организации

Целью такого сообщения может быть информирование сотрудников предприятия о достижениях на предприятии за прошедший период (год, квартал, месяц), а также о мерах, предпринятых руководством в связи с достигнутыми результатами деятельности коллектива.

Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету

Любая компания старается выбрать банк для обслуживания, чтобы не было с ним проблемных отношений. Надо отметить, что банки, сегодня, более внимательно обеспечивают наблюдение за операциями своих клиентов. При подозрении в противоправной деятельности, уклонении от налогов или отмывании средств банки вправе отказать в проведении операции, или назначить большего размера комиссию, или заблокировать счет предприятия.

Читайте также:
Постановление о наложении штрафа: может ли быть обжаловано из-за ошибок?

Банкам предоставлены следующие полномочия при обнаружении сомнительной операции. Они вправе:

  1. Заблокировать проведение операции, руководствуясь характеристиками операции и письмом № 17 БК РФ от 2010 года.
  2. Приостановить операцию на 2 дня, согласно закону № 167-ФЗ, при возникновении подозрения в законности операции.
  3. Разорвать договор на обслуживание банком. Это может быть осуществлено, если отсутствует движение по счетам более 2-х лет (ст. 859 ГК РФ), с предварительным уведомлением об этом клиента.
  4. Заблокировать все счета, на основании постановления Межведомственного координационного органа, заподозривавшего законность сделки.

Согласно новым правилам, с 23.04.2022 года организации и ИП, оказывающие аудиторские услуги, обязаны информировать Росфинмониторинг о подозрительных операциях. Данные правила установлены Правительственным постановлением РФ № 569 от 09.04.2022 года.

Непредставление информации о сомнительных операциях может стать основанием для привлечения контролирующих ведомств к административному наказанию по ч. 2 ст. 15.27 КоАП РФ в виде штрафа до 400 000 рублей.

Таким образом, банк обязан уведомить Росфинмониторинг по операции, подлежащей контролю, либо по сомнительной сделке не позже срока, установленного пунктом 7.1.1 закона РФ № 115-ФЗ от 07.08.2001 года, либо не позже 3-х рабочих дней, после выявления.

О том, кто обязан предоставлять сведения о сомнительных банковских операциях, и последствиях за не предоставлении таких данных предлагается «шпаргалка».

Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету

Ниже предлагается скачать классификатор признаков, указывающих на необычный характер сделки, вызывающий сомнение в законности.

Предоставление сведений при заключении договора банковского обслуживания

Отношения Сторон при банковском обслуживании регламентируется законом РФ № 161-ФЗ от 27.06.2011 года «О национальной платежной системе» и нормативами Банка РФ № 5071-У от 12.02.2019 года, в том числе, договорными условиями.

Перед оформлением договора между предприятием и банком на комплексное обслуживание, предприятие обязано предоставить банку данные о своей деятельности.

Ниже предлагается образец такого уведомления.

Письмо в банк о деятельности организации: образец

Письмо в банк о деятельности организации: образец

Как отправить письмо?

Отправку информационного сообщения можно организовать различными способами:

  1. Наиболее распространенным на сегодняшний день является электронная рассылка, обеспечивающая возможность отправления информации в неограниченном объеме в краткое время.
  2. Следующий способ, который ограничен в объеме и предполагается для партнеров, с которыми сотрудничает отправитель — это пересылка информации Почтой России заказным отправлением с оповещением о получении письма адресатом.
  3. Существует еще один способ пересылки письменной информации – это отправка письма через факс.

Как доставить письмо?

Кроме перечисленных способов рассылки информационных писем, существует еще одни способ доставки такого письма – это доставка курьером. Этот вариант используется для особо важных партнеров. При доставке такого письма, курьер обязан иметь второй экземпляр документа, в котором должен расписаться адресат о его получении, с указанием даты и номера входящей почты, зарегистрированной в соответствующем журнале.

Информационное письмо: что это, для чего применяют, образец заполнения

Создайте рассылку в конструкторе за 15 минут. Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.

Информационное письмо — это вид делового послания, в котором адресату сообщают о каких-то фактах либо событиях. В digital-пространстве информационными письмами часто называют email-сообщения, которые содержат полезный для подписчиков контент.

Какие задачи решает информационное письмо

Основная задача информационного письма — рассказать получателю, что что-то произошло. Например:

  • оповестить партнёров об изменениях внутри компании;
  • напомнить контрагентам об исполнении обязательств по договору;
  • рассказать клиенту о внедрении новых услуг или расширении ассортимента.
Читайте также:
Что такое товарищество собственников недвижимости в 2022 году - законодательство, плюсы и минусы - Все пособия

Информационное письмо просто констатирует факт и не предполагает мотивации к действию.

Объём инфо-письма варьируется от одного предложения до нескольких страниц. Как правило, информационное письмо подписывает руководитель организации или ответственное лицо. В случае массовой рассылки наличие ручной подписи необязательно.

Нередко информационные письма носят типовой характер — их оформляют по утверждённому шаблону. В содержании могут присутствовать рекомендации или цитаты из официальной документации. Также информационные письма могут содержать различные приложения — фотографии, документы, таблицы, pdf-файлы.

Разновидности информационных писем

Классификация информационных писем весьма условна, поскольку одно послание может выполнять сразу несколько функций. Но в целом существует несколько основных видов.

Письмо-уведомление

Сообщает о каком-либо факте, событии или процессе. Например: о смене руководства организации или ее реквизитов, об изменении политики компании или цен на товары.

Уважаемый Имя Отчество,

ООО «Н» информирует вас о повышении цен на наш ассортимент на 10% в связи с подорожанием сырьевой продукции.

Подробно ознакомиться с изменениями вы можете в приложенном прайсе. Если есть вопросы — звоните по телефону +7 xxx xxx xx или пишите нам на email xxxxxx@gmail.com.

С уважением, …

Письмо-напоминание

Сообщает адресату про то, что ему нужно сделать. К примеру, выполнить договорные обязательства, дать ответ на предложение, явиться на встречу в указанное время.

Уважаемый Имя Отчество,

Напоминаю, что 30.08.2020 г. пройдёт семинар по теме «…».

Чтобы подтвердить участие, не забудьте зарегистрироваться по ссылке.

С уважением, …

Письмо-подтверждение

Зачастую выступает гарантией ранее оговоренных условий и обещаний. Пример: « товар получили », « оплату провели », « ваше предложение утвердили ».

Уважаемый Имя Отчество,

Получили ваше коммерческое предложение.

О принятом решении сообщим до 01.09.2020 г.

С уважением, …

Письмо-заявление

Уведомляет адресата о планах автора, разъясняет причины сложившейся ситуации, формулирует позиции автора по определённому вопросу. Например: « мы решили пересмотреть условия сотрудничества », « по данному вопросу я считаю …», « сообщаю, что намерен предпринять следующие действия …».

Уважаемый Имя Отчество,

Я изучил ваше предложение об изменении условий сотрудничества. Сообщаю, что…

С уважением, …

Рекламно-информационное письмо

Эти письма зачастую самые объёмные и похожи на коммерческие предложения. Они содержат информацию о товарах и услугах, о расширении ассортимента, об изменениях ценовой политики. От обычных коммерческих писем их отличает то, что в них отсутствует призыв к действию. Это просто констатация факта. Тем не менее, послания должны быть интересными, чтобы их прочитали.

Уважаемый Имя Отчество,

Мы расширили ассортимент. Теперь вы можете купить. Подробнее читайте в приложении.

Приложение: «Каталог товаров»

С уважением, …

Как написать информационное письмо

Информационные письма в корпоративной переписке — обычные деловые сообщения, написанные в свободной форме. Однако оформлять послания лучше по правилам деловой переписки.

Например, для информационных писем часто используют такую структуру:

  1. В левом верхнем углу листа либо по центру укажите реквизиты компании — наименование, юридический адрес, контактные данные. Укажите дату составления документа и его исходящий номер, если регистрируете корреспонденцию. Если отвечаете на чьё-то письмо, то обозначьте дату и номер входящего документа.
  2. В правом верхнем углу пропишите сведения об адресате — Ф.И.О., должность, название и адрес компании.
  3. По центру письма при необходимости напишите тему, отражающую содержание. Ниже темы добавьте обращение в уважительной форме или начните с вежливого приветствия — «Добрый день, …», «Уважаемая . (имя-отчество)».
  4. Ниже обращения напишите вступление — кратко изложите суть послания. «Прошу Вас. », «Наша компания предлагает…»
  5. В основной части после вступления изложите содержание сообщения. Пишите кратко и последовательно — только факты и самая необходимая информация. Деловое письмо должно чётко отвечать на вопросы: «Кому», «Зачем» и «Почему». Убедитесь, что стиль изложения и содержание будут понятны адресату. Если ваша цель состоит в сотрудничестве — постарайтесь описать выгоду для адресата.
  6. В заключение письма подведите итог написанного и при необходимости кратко сформулируйте своё предложение или просьбу.
  7. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, перечислите их. Для каждого приложения напишите краткое пояснение — что это, о чём и для чего нужно адресату.
  8. Завершите письмо стандартной фразой «С уважением…» (или что-то аналогичное). Укажите должность и имя отправителя. Если послание персональное — поставьте подпись. Ниже можно прописать контактные данные дополнительного контактного лица.
Читайте также:
Виза онлайн: как подать аккету, какие документы нужны для оформления?

Образец информационного письма:

Образец информационного письма

В корпоративной среде для деловой переписки обычно применяют бланки с водяными знаками и логотипом компании. При отсутствии утверждённого бланка можно использовать обычную бумагу формата A4.

В деловой переписке также важно правильно форматировать текст. Проверьте, чтобы сообщение соответствовало рекомендациям ГОСТа :

  • Предусмотрите наличие полей. 10 мм — по правому краю. 20 мм — по левому краю. сверху и снизу.
  • Выровняйте содержание письма по ширине страницы.
  • Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
  • Наименования разделов (при наличии) печатате с отступом абзаца либо центрируйте по ширине.
  • Печатайте текст с 1-1,5 межстрочным интервалом.
  • Проставьте нумерацию страниц со второго листа, если письмо включает несколько страниц. Номер проставляют посередине верхнего поля документа, отступая минимум 10 мм от верха листа.
  • Приоритетные шрифты — Times New Roman № 13/14 либо Arial №12/13.
  • В таблицах допустим мелкий шрифт — 9/10.

Готовое информационное письмо проверьте на орфографические и пунктуационные ошибки. Также ещё раз проверьте читабельность и логическую последовательность текста — всё ли понятно, не возникает ли разночтений.

Как правильно отправить информационное письмо

Для отправки инфо-письма в бумажном виде — почтой или курьером — используют фирменный конверт с логотипом и реквизитами компании. На нём указывают данные адресата — имя, должность. При использовании обычного конверта, лучше выбрать продолговатый конверт того же цвета, что и само письмо.

Но всё чаще деловую переписку ведут в электронном формате. Отправляя электронное информационное письмо:

  • Укажите тему письма. Постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Например, тема «Супер выгодное предложение для вас» ни о чём не говорит адресату — от кого предложение, чем выгодно. А вот тема «Компания N снижает цены на 15% на весь ассортимент» понятно поясняет содержание.
  • Желательно использовать email, который содержит название компании или вашу фамилию.
  • При отправке ответа цитируйте исходное письмо.
  • Не прикрепляйте много приложений к сообщению без запроса.
  • Не забывайте про подпись.

Для электронной деловой переписки применяют практически все те же нормы, что и для бумажной корреспонденции. Но учитывайте, что чрезмерно длинные послания могут просто проигнорировать, особенно если это первое письмо и адресат его не ждёт. Старайтесь сделать электронное информационное письмо максимально лаконичным — 1-2 страницы.

Информационные письма в email-маркетинге

Чёткое определение информационного письма в email-маркетинге отсутствует. Кто-то называет так исключительно транзакционные сообщения — уведомления об оплате или статусе заказа, подтверждение регистрации. Но в большинстве случаев информационными письмами считают контентные рассылки, которые несут полезную информацию для пользователя.

Контентные письма в email-маркетинге помогают:

  • удерживать внимание подписчиков;
  • поддерживать регулярный контакт;
  • подтверждать статус эксперта;
  • периодически напоминать о продукте или компании;
  • привлекать трафик на сайт.

Некоторые компании полностью строят стратегию email-маркетинга на инфо-письмах. Но чаще информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно — подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Читайте также:
Регрессный иск в 2022 году - что это такое, образец, заявление о взыскании денежных средств

Хотя информационные письма могут не содержать call to action (призыва к действию), направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Пример информационного письма в email

Пример информационного письма в email-маркетинге. Дайджест интересных статей за неделю от Elle

О чём писать в инфо-письмах

Информационные письма в email-рассылках используют для информирования аудитории и привлечения потенциальных клиентов.

Инфо-письма могут содержать:

  • истории о вашем бизнесе;
  • истории и отзывы клиентов;
  • «закулисье» деятельности;
  • полезные для клиентов статьи;
  • ссылки на интересные материалы;
  • новости вашего бизнеса;
  • анонсы новых товаров и услуг;
  • напоминания об акциях.

Как быстро создавать информационные письма для email-рассылки

Допустим, вы уже решили, какой именно информационный контент вы хотите представить подписчикам. Вам нужно лишь «упаковать» материалы. Для этой цели можно использовать готовые шаблоны писем.

В сервисе UniSender предусмотрены шаблоны для самых разных типов писем — для e-commerce, по отраслям, универсальные. Для создания инфо-писем можно выбрать шаблоны категории «Блоги и новости» или «Универсальные».

Шаблоны UniSender

Страница выбора готовых шаблонов в UniSender

Чтобы создать информационное письмо, вам нужно просто заменить шаблонный текст на свой. При необходимости можно доработать шаблон — добавить или удалить отдельные блоки, вставить видео или изображение и прочее.

Шаблон UniSender

Редактирование информационного письма в UniSender

Регулярная рассылка полезных и интересных информационных писем укрепит отношения с подписчиками, удержит потенциальных клиентов и повысит лояльность со стороны читающей аудитории.

Информационное письмо образец составления

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Образец информационного письма

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Читайте также:
Деньги под залог авто в 2022 году - остается у вас, Москва, в банке, грузового, СПб, кто дает, договор, как оформляется, где взять

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Извещение образец

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Информационное письмо

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Пример информационного письма

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Письмо с разъяснениями

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Напоминание

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Что такое информационное письмо — скачать образцы и примеры оформления

Информационные письма позволяют сообщить или заявить о каких-либо событиях, напомнить о мероприятиях, запросить информацию, предупредить о чем-либо, а также выполнить ряд иных действий.

При оформлении следует придерживать правил деловой переписки, учитывая смысл содержания и цель оформления. В статье предлагаем скачать образцы основных видов информационных писем, которые наиболее часто оформляются на предприятиях.

Что такое информационное письмо

В деловых отношениях часто практикуются так называемые информационные письма. Многообразие задач, решаемых с помощью данной корреспонденции, делает этот инструмент коммуникации весьма популярным.

Информационное письмо представляет собой особую разновидность делового документа, цель которого – оповестить адресата о каких-либо событиях, обстоятельствах или фактах, имеющих отношение к отправителю письма.

Такой документ вовсе не является обязательным. Он скорее считается проявлением деловой вежливости, лояльного отношения, хорошего тона. Подобные письма часто используются как средства маркетинговых коммуникаций, эффективно способствующие продвижению компании-отправителя на целевых рынках.

В официальной переписке информационные письма могут преследовать такие цели:

  1. Рассказать деловым партнерам о важных изменениях, произошедших у отправителя.
  2. Напомнить контрагентам – поставщикам, подрядчикам или покупателям – о необходимости выполнения обязательств, определенных условиями подписанного соглашения.
  3. Сообщить клиенту о появлении новых позиций (услуг) в ассортименте.
  4. Прочие цели, подразумевающие уведомление адресата (получателя) о произошедшем.

Информационное письмо не призывает адресата к каким-либо действиям. Оно только констатирует определенный факт, не требуя от получателя обязательной или желательной реакции.

Важно, чтобы содержание было полезным для его адресата, то есть не носило характер вредной, нежелательной информации (спама).

Адресатами могут быть отдельный сотрудник компании-отправителя, группа таких сотрудников (как вариант, все сотрудники), а также клиенты, контрагенты, партнеры компании-отправителя, представители различных контактных аудиторий.

Читайте также:
Пенсионный фонд в Намцах: особенности деятельности, режим работы, адрес

Какие бывают — виды

Классифицируя информационные письма, нужно понимать, что их разделение по категориям является достаточно условным. Это объясняется тем, что любое такое письмо может применяться (задумываться) для выполнения нескольких задач одновременно.

Информационные письма, наиболее часто используемые в деловой практике, могут иметь следующие типичные разновидности:

  1. Cообщение (как вариант, уведомление). Его задача – оповестить получателя о новостях, касающихся отправителя. Например, адресату можно сообщить об изменении реквизитов компании, росте или снижении цен, а также других событиях, имеющих значение.
  2. Заявление. Его задача – уведомить получателя о дальнейших действиях отправителя. Примеры – адресата заранее предупреждают о предстоящих сокращениях штата, о продлении договора, прочих мерах.
  3. Напоминание. Его получателю напоминают о необходимости выполнения тех или иных обязательств (например, погасить долг).
  4. Подтверждение. Оно подтверждает факт получения информации, посылки, другого письма.
  5. Рекламно-информационное. Сообщает о проведении рекламных акций, может содержать предложение товаров/услуг, но не призывает получателя к совершению покупки. . Это конкретная просьба, адресованная получателю. Отправитель просит адресата дать ответ на поставленный вопрос. Пример – просьба разъяснить порядок формирования цен.
  6. Иные разновидности информационных писем (отказ, предупреждение, приглашение, прочие варианты).

Правила оформления и реквизиты

Объем текста в информационном письме строго не ограничивается. Текстовая часть этого документа может включать как одно предложение, так и несколько страниц. Может отправляться от имени руководителя предприятия или иного уполномоченного представителя данного предприятия.

Подписывается тем лицом, от имени которого оно отправляется (руководителем компании или иным ответственным субъектом). При массовой рассылке вовсе не обязательно подписывать этот документ вручную.

Строгие правила составления для информационных писем отсутствуют. Обычно оформляются по свободным (произвольным) шаблонам. При этом всё же рекомендуется соблюдать общепринятые нормы ведения деловой корреспонденции, которые подразумевают отражение следующих сведений (реквизитов):

  1. Название компании-отправителя, её адрес, контактные сведения, прочие важные реквизиты. Здесь же прописываются дата написания документа, а также его исходящий регистрационный номер (если корреспонденция подлежит регистрации). Всё это следует указать в верхней левой части листа.
  2. Информация об адресате – получателе письма (его ФИО, занимаемая должность, структурное подразделение, а также наименование и адрес его организации). Все это указывается в верхней правой части листа.
  3. В самом центре листа отражается тема письма, четко характеризующая его суть.
  4. Основная содержательная часть. Начинается с вежливого обращения или уважительного приветствия. Излагается суть послания, приводится содержание самого сообщения – факты, существенные обстоятельства, преимущества, аргументы, доводы. Приветствуются краткость, четкость и последовательность изложения информации. Главное, чтобы адресат (получатель) однозначно понял смысл данного послания.
  5. Заключительная часть. Содержит резюме, краткий итог, формулировку просьбы (предложения).
  6. Перечень документальных приложений (если есть). К каждому такому приложению рекомендуется дать краткие пояснения для адресата (что это такое, какую информацию содержит, для чего представляется).
  7. Письмо завершается типичной формулировкой, свидетельствующей об уважительном отношении отправителя к адресату («С уважением…»). Указываются ФИО и должность лица, от имени которого отправляется это письмо. Подпись отправителя проставляют, если послание является персональным.

Если информационное письмо является стандартным (то есть типовым), оно составляется по утвержденному или общепринятому образцу.

В тексте допускается цитировать выдержки (положения) из официальной, нормативно-правовой документации.

К информационному письму могут прикрепляться необходимые документальные приложения (таблицы, схемы, фотографии и прочее). Если оформляется на бумаге, оно пересылается курьером или почтой. Электронное письмо отправляется онлайн (как правило, через e-mail).

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: